Serviciul Centrul de informare pentru cetăţeni

Locaţia în care îşi desfăşoară activitatea:

• Primăria municipiului Cluj-Napoca, str. Moţilor nr. 5 – 7 – Centrul de Informare pentru cetăţeni – sediul central, Piața Unirii, nr. 1-2 (ghișeu de registratură) şi primăriile de cartier:
• Primaria Mănăştur – Str. Ion Meşter nr. 10;
• Primăria Mărăşti – Str. Porumbeilor nr. 41;
• Primăria Iris – Piata Liebcknecht nr. 7-8;
• Primăria Someşeni – Str. Traian Vuia nr. 41;
• Primăria Grigorescu – Str. Alexandru Vlahuţă nr. 46-48 (în incinta Şcolii ,,Alexandru Vlahuţă”);
• Primăria Zorilor – Str. Pasteur nr. 60;
• Primăria Gheorgheni – Aleea Băişoara nr. 4A .

Este subordonat directorului şi directorului adjunct ai Direcţiei Evenimente publice şi informare cetăţeni şi directorului general al Direcţiei Generale Comunicare, dezvoltare locală şi management proiecte.

• primirea şi înregistrarea tuturor solicitărilor, sesizărilor, petiţiilor sub orice formă din partea cetăţeniilor şi instituţiilor;
• preluarea corespondenţei aduse prin curier de la instanţele de judecată şi efectuarea procedurilor;
• distribuirea corespondenţei la toate direcţiile/serviciile/birourile din instituţie;
• expedierea corespondenţei prin ghișeul expediere;
• scanarea documentelor înregistrate şi distribuite;
• prin intermediul Primăriilor de cartier participă la scurtarea timpului şi a efortului afectat de cetăţean rezolvării unei probleme personale sau comune unui grup;
• evitarea stress-ului cetăţeanului, generat de cele mai multe ori de dificultatea lui de a depista modalităţile de a obţine unele drepturi legale sau informaţii utile şi instituţia, serviciul sau persoana care îi poate rezolva problema;
• asigurarea accesului gratuit şi permanent la informaţie, în cadrul activității serviciului realizat în conformitate cu programul de lucru, din domeniul administraţiei locale.

1. Ghişeul eliberări documente:

Eliberare documentaţii şi arhivare/clasare:

• avize siguranţa circulaţiei;
• autorizaţii de spargere;
• organizări de şantier;
• certificate de înregistrare mopede şi utilaje;
• certificate de radiere mopede şi utilaje;
• autorizaţii de liberă trecere;
• dosare retur eliberarea acordurilor de funcționare, care urmează a fi completate și redepuse;
• anexe la acordurile de funcţionare pentru alimentaţia publică;
• autorizaţii de construire (prelungire de autorizaţii de construire);
• autorizaţii de desfiinţare ( prelungiri de autorizaţii de desfiinţare);
• certificate de urbanism ( prelungiri certificate de urbanism);
• certificate de confirmare a desfiinţării construcţiei;
• certificate de atestare a edificării construcţiilor;
• avize de comisie tehnică de urbanism (avize oportunitate, PUZ, PUD).

Întocmire şi calcul dispoziţii de încasare pentru:

• organizări de şantier;
• întocmire şi calcul dispoziţii de încasare taxe de urbanism (conform HCL nr. 412/2015).

2. Ghişeul unic:

• înregistrarea documentelor de toate tipurile (contestatii PVCC, completări dosare Legea nr. 10/2001, Legea nr. 247/2005, Legea nr. 18/1991, certificat de producător, plan de încadrare în tarla, plan parcelare, prelungire contract locuinţă/teren, curte/teren, garaj/gradină, cumparare locuinţă/teren curte, cereri arhivă, atribuire teren pentru construire locuinţă, formular voluntariat, manifestare publică, stagiu practică, atribuire/transcrire concesiune loc de veci etc);
• oferirea de informaţii tuturor solicitanţilor (persoane fizice sau juridice) şi îndrumarea lor către serviciile de specialitate, dacă este cazul;
• preluarea dosarelor de locuinţă fond de stat şi locuinţe ANL;
• ducerea la îndeplinire a noului cod de procedură a actelor intrate în instituție;
• preluare plicuri licitaţii şi a contestaţiilor/clarificărilor şi predarea lor spre compartimentele de specialitate;
• preluarea curierilor şi a poştei rapide;
• preluarea şi înregistrarea cererilor de parcări;
• furnizarea de informaţii generale la solicitările cetăţenilor şi dirijarea lor către departamentele sau instituţiile abilitate pentru soluţionarea acestora;
• înscrieri în audienţă în baza Informării nr. 225038/46/10.11.2009;
• preluarea şi verificarea documentaţiilor pentru avizele de principiu de la Direcţia Tehnică (aviz Serviciul Siguranţa circulaţiei, Serviciul reţele edilitare şi transport, aviz Serviciul Administrare căi publice), aviz Direcția Ecologie urbană și spaţii verzi, aviz colectare deşeuri;
• preluarea şi verificarea documentaţilor pentru autorizaţii de spargere;
• preluarea şi verificarea documentaţiilor pentru autorizaţii de liberă trecere;
• preluarea şi verificarea documentaţiilor pentru certificate de înregistrare mopede şi utilaje;
• preluarea şi verificarea documentaţiilor pentru certificate de radiere mopede şi utilaje;
• preluarea şi verificarea documentaţiilor pentru obtinerea acordului de funcţionare;
• preluarea şi verificarea documentaţiilor pentru înscrierea asociaţiilor de proprietari în programul de reabilitare termică;
• preluarea şi verificarea documentaţiilor pentru desfaşurarea activităţii de taxi;
• preluarea şi verificarea documentaţiilor pentru activităţi de comerţ stradal (permanent sau sezonier);
• înregistrarea cererii pentru parola on-line şi eliberarea pe loc a acesteia;
• înregistrarea în sistem a mailurilor intrate prin intermediul adreselor registratura@primariaclujnapoca.ro și consultarepublica@primariaclujnapoca.ro, comunicarea numărului lor la solicitant şi distribuirea către serviciul de specialitate în vederea soluţionării;
• preluarea, înregistrarea în sistem (Infocet) a cererilor de parcare venite online de la cetăţeni, distribuirea pe compartimentul de specialitate şi comunicarea online a numărului de înregistrare solicitantului;
• preluarea, verificarea, înregistrarea documentaţiilor de urbanism:
  • autorizaţii de construire (prelungiri de autorizaţii de construire);
  • certificate de urbanism (prelungiri certificate de urbanism);
  • certificate de atestare a edificării construcţiilor;
  • adeverinţe de încadrare în intra/extravilan terenuri;
  • adeverinţe de nomenclatură stradală şi de încadrare în zona de impozitare fiscală;
  • planuri de situaţie;
  • autorizaţii de desfiinţare (prelungiri autorizaţii de desfiinţare);
  • certificat de confirmare a desfiintării construcţiei;
  • avize de comisie tehnică de urbanism (avize oportunitate, PUZ, PUD);
  • aprobare în Consiliul local a documentaţiilor de urbanism (PUZ, PUD).
• înregistrare documente de alte tipuri;
• întocmire şi calcul dispoziţii de încasare pentru:
  • autorizaţii de liberă trecere;
  • taxe privind autorizaţiile de taxi;
  • întocmire şi calcul dispoziţii de încasare taxe de urbanism (conform HCL nr. 412/2015).
  • înregistrarea în sistem a clienților ClujBike și efectuarea procedurilor aferente emiterii cardurilor pentru ClujBike;
  • întocmire dispoziţii încasare penalităţi carduri ClujBike şi ulterior deblocarea cardurilor.

3. Ghișeu expediere (back-office):

• asigurarea expedierii zilnice a corespondenței adresate altor instituții, persoane fizice sau juridice;
• coordonarea expedierii corespondenţei din instituţie asigurand relaţia permanentă cu firma de expediere;
• transmite corespondența retur către compartimentele/serviciile de specialitate, pe baza de borderou și semnatură;
• primește și confruntă lunar cu firma de expediere situația expedierilor efectuate pe luna în curs, aceasta urmând să întocmească factura cu contravaloarea plicurilor expediate;
• efectuează procedura punerii în plata a facturi aferente expedierii corespondenței lunare (înregistrare factură, ,,bun de plată”, ordonantare de plată) și transmiterea către departamentul de contabilitate pentru efectuarea plații;
• ridicarea tuturor ducumentelor înregistrate şi distribuirea pe compartimente, trecerea în registrele de evidenţă şi predarea pe bază de semnatură la compartimentelor instituţiei;
• asigură relaţia permanentă cu primăriile de cartier în vederea bunei desfăşurări a relaţiilor cu publicul;
• scanarea documentelor înregistrate şi distribuite in baza Referatului nr. 7480/425/08.01.2013 și a Notei interne nr. 273315/452/21.06.2016;
• scanarea autorizaţiilor de construire, emise zilnic în vederea afişării pe site-ul instituţiei;
• întocmirea necesarului lunar de aprovizionare a materialelor şi rechizitelor de birou;
• întocmirea referatelor de specialitate specifice activităţii compartimentului.

• respectă legalitatea în îndeplinirea sarcinilor de serviciu;
• îndeplinirea sarcinilor şi atribuţiilor specifice compartimentului;
• răspunde de ducerea la îndeplinire a dispoziţiilor date de primar, viceprimari, director general, director, director adjunct, şef serviciu;
• asigură accesul cetăţenilor la informaţii legate de activitatea şi atribuţiile instituţiei;
• comunică modalitatea de rezolvare a unor probleme care ţin de atribuţiile instituţiei;
• sprijină cetăţenii în vederea întocmiri unor cererei şi completarea unor dosare.

• cunoaşterea legislaţiei privind înregistratea petiţiilor, sesizărilor şi cererilor;
• răspunde de ducerea la îndeplinire a dispoziţiilor date de primar, viceprimari, director general, director, director adjunct, şef serviciu;
• asigură accesul cetăţenilor la informaţii legate de activitatea şi atribuţiile instituţiei;
• comunică modalitatea de rezolvare a unor probleme care ţin de atribuţiile instituţiei;
• centralizarea informaţiilor şi realizarea unor materiale informative;
• respectă legalitatea în îndeplinirea sarcinilor de serviciu.

Relaţii funcţionale:

• relaţii cu toate compartimentele de muncă din cadrul primăriei, cu autorităţi şi instituţii publice, precum şi cu cetăţenii.