Transcrieri

Program de depunere/înregistrare:
Ghiseul nr. 10 – Transcriere certificate de nastere
Ghiseul nr. 9 – Transcriere certificate de casatorie
Ghiseul nr. 13 – Transcriere certificate de deces

Ghișeul 12 – extrase și certificate ale persoanelor care au dobândit/redobândit cetățnia română cu păstrarea domiciliului în străinătate

Conform programărilor efectuate în prealabil

Cluj-Napoca, Str. Motilor, nr. 5, Camera nr. 7

1. Legea nr. 119/ 1996 cu privire la actele de stare civilă, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
2. Hotărârea Guvernului nr. 64/ 2011 pentru aprobarea Metodologiei cu privire la aplicarea unitară a dispoziţiilor în materie de stare civilă;
3. Codul civil, Legea nr. 287/ 2009, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
4. Ordonanţa Guvernului nr. 41/ 2003 privind dobândirea şi schimbarea pe cale administrativă a numelor persoanelor fizice.
5. Legea nr. 14/ 2018 privind aprobarea OUG nr. 33/ 2016 pentru modificarea şi completarea unor acte normative privind actele de stare civilă şi actele de identitate ale cetăţenilor români,
6. Regulamentul 2016/679/UE privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE

În municipiul Cluj-Napoca, cererile pentru transcrierea certificatelor şi extraselor de stare civilă se depun la sediul Direcţiei de Evidenţă a persoanelor – Serviciul stare civilă – str. Moţilor nr. 5, cam 7 la:

-Ghişeul 9 – extrase şi certificate de căsătorie;

-Ghişeul 10 – extrase şi certificate de naştere;

-Ghişeul 13 – extrase şi certificate de deces.

Documente necesare:

1. Cerere tip – făcută în nume propriu; în cazul minorilor în vârstă de peste 14 ani aceştia solicită transcrierea certificatelor de naştere în nume propriu, asistaţi de unul dintre părinţi sau, după caz, de către tutore;
2. Certificatul privind redobândirea cetăţeniei române eliberat de misiunile diplomatice sau oficiile consulare ale României acreditate în străinătate, în original;
3. Certificatul de stare civilă eliberat de autorităţile străine, în original şi 2 exemplare; Traducerea certificatului, autentificată la notar, după caz, în original;
4. Paşaportul titularului şi cartea de identitate în original, după caz;
5. Declaraţii notariale, din partea ambilor soţi, dacă sunt cetăţeni români sau numai a soţului cetăţean român, cu privire la numele de familie purtat după căsătorie, în situaţia în care certificatul/extrasul de căsătorie străin nu conţine, distinct, această rubrică ;
6. Declaraţie pe proprie răspundere a titularului actului sau a reprezentantului legal, dată în faţa ofiţerului de stare civilă, în cazul cererilor depuse prin mandatar cu procură specială, din care să rezulte dacă mai există alt act transcris/înscris sau reconstituit în registrele de stare civilă române ;

În cazul in care titularul actului de naștere este căsătorit și divorțat sau văduv, ori a intervenit o schimbare de nume, mențiunile privind căsătoria și divorțul sau decesul soțului/soției, ori schimbarea de nume se vor înscrie (cu avizul DEPABD) după transcrierea certificatului de naștere.

Notă : pentru operativitate vă rugăm să prezentaţi actele în ordinea desfăşurată în prezentul formular

Atenţie!

În situaţia în care copilul minor (sub 18 ani) nu figurează înscris în dovada de cetăţenie a părintelui, este necesar ca acesta din urmă să solicite Certificatul privind redobândirea cetăţeniei române de la Autoritatea Națională pentru Cetățenie.

Cererea de transcriere a certificatului de naştere al copilului minor va trebui să cuprindă  Actele de identitate ale ambilor părinţi, certificatul de căsătorie, precum şi certificatele de naştere ale părinţilor.

Cererea de transcriere a unui certificat de naştere privind pe o persoană căsătorită va trebui să fie insotită de certificatul de căsătorie.

Cererea de transcriere a unui certificat de căsătorie va trebui să cuprindă Certificatele de naştere ale soţilor, precum şi  actelor de identitate ale acestora (paşaport şi buletin, în cazul cetăţenilor din Republica Moldova).

În situaţia în care, la depunerea cererii de transcriere, se constată că au intervenit modificări la numele şi/sau prenumele titularului actului, faţă de documentele ce însoţesc cererea de transcriere, se solicită documente necesare clarificării neconcordanţelor.

În situaţia în care se stabileşte că în certificatul eliberat de autorităţile străine au fost înscrise date care nu corespund cu cele înscrise în registrele de stare civilă române, transcrierea se va face după îndreptarea erorilor de către autorităţile străine emitente.

Certificatul de nastere și/sau de căsătorie se poate ridica de titularul cererii de transcriere, personal sau prin procura notariala ori imputernicire avocațială.

Competenţa teritorială: cererea de transcriere, conform modelului prevăzut la Anexa 33 din Hotărârea Guvernului României nr.64/2011, modificată şi completată, se depune la primăria localităţii în raza căreia au ori au avut ultimul domiciliu, iar dacă nu au avut niciodată domiciliul în România, la Primăria Sectorului 1 al Municipiului Bucureşti, unde se va efectua transcrierea certificatului.

Documente necesare:

• actul de identitate în original(buletin, carte de identitate, carte de identitate provizorie) pentru cetăţenii români cu domiciliul în ţară şi paşaportul pentru cetăţenii români cu domiciliul în străinătate; pentru părintele cetăţean străin se va prezenta act de identitate şi/sau paşaport, după caz.
• adeverinţă din care să rezulte ultimul domiciliu, eliberată de formaţiunea de evidenţă informatizată a persoanei a ultimului loc de domiciliu, necesară în vederea stabilirii cu exactitate a primăriei competente să primească cererea. (pentru cetăţenii români cu domiciliul în străinătate care solicită TRANSCRIEREA la Primăria ultimului domiciliul din ţară – Circulara I.N.E.P. nr. 17/17.08.2004).

• extras multilingv Formular A, în original , conform Convenţiei nr. 16 de la Viena din 1976. De reţinut că aceste extrase nu trebuiesc apostilate, traduse ori legalizate (Austria, Belgia, Bosnia&Herţegovina, Croaţia, Elveţia, Franţa, Germania, Grecia, Italia, Luxemburg, Lituania, Macedonia, Muntenegru, Moldova, Olanda, Polonia, Portugalia, Spania, Slovenia, Serbia şi Turcia.)
• certificatul ori extrasul de naştere în original eliberat de autorităţile străine, care să conţină APOSTILA conform Convenţiei de la Haga din 1961, dacă ţara emitentă este semnatară a convenţiei; în cazul în care ţara emitentă nu este semnatară a Convenţiei de la Haga sau a unei convenţii bilaterale cu România, certificatul ori extrasul trebuie să fie SUPRALEGALIZAT, procedura constând în:

1. Vizarea documentului de autoritatea competentă a statului de provenienţă a actului de stare civilă.
2. Supralegalizarea de misiunea diplomatică a României din acel stat sau de către misiunea diplomatică a statului de origine, din România.
3. Supralegalizarea finală a documentului de către Ministerul Afacerilor Externe al României.

• traducere autentificată şi legalizată în limba română a certificatului sau extrasului de naştere, având ataşată Certificatul sau extrasului de naştere tradus. (dacă traducerea şi legalizarea se realizează pe teritoriul statului emitent al certificatului străin, atunci şi traducerea la rândul ei trebuie să conţină Apostila Convenţiei de la Haga sau supralegalizare, după caz.)

• PROCURĂ SPECIALĂ, notarială ori consulară (cu specificarea: PENTRU TRANSCRIEREA ACTULUI DE NAŞTERE ŞI ELIBERAREA CERTIFICATULUI ROMÂNESC), în original şi traducerea în limba română, autentificată de un notar public din România, de oficiul consular român sau de un notar public din ţara de reşedinţă, situaţie în care procura trebuie să conţină de asemenea Apostila conform Convenţiei de la Haga, sau supralegalizare, după caz. Procura consulară nu mai necesită apostilare, legalizare si traducere.
• În procură să fie precizat domiciliul legal conform actului de identitate românesc.
• Declaraţia părinţilor pe propria răspundere (autentificată de oficiul consular român sau de un notar public din ţara de reşedinţă, situaţie în care declaraţia trebuie să conţină Apostila conform Convenţiei de la Haga din 1961, sau supralegalizare, după caz.), că nu s-a mai solicitat înscrierea sau transcrierea certificatului de naştere în registrele de stare civilă române ori reconstituirea lui.

• Declaraţie notarială sau consulară (autentificată de oficiul consular român sau de un notar public din ţara de reşedinţă, situaţie în care declaraţia trebuie să conţină Apostila conform Convenţiei de la Haga din 1961 sau supralegalizare, după caz.),  din partea solicitantului, din care să rezulte că după transcrierea certificatului de naştere al copilului, acesta va fi trecut la domiciliul tatălui sau al mamei din România.
• Părintele care solicită transcrierea direct (nu prin împuternicit) la Primăria de domiciliu, poate da declaraţiile în faţa ofiţerului de stare civilă.

• certificatul de căsătorie al părinţilor în original (în cazul în care căsătoria nu este transcrisă, se ataşează traducerea legalizată a certificatului străin).

*în situaţia în care copilul provine dintr-o căsătorie încheiată în altă ţară, se transcrie mai întai certificatul de căsătorie şi ulterior certificatul copilului.

• Certificatele de naştere părinţi, în original.

Pentru situaţiile în care, la depunerea cererii de transcriere a certificatului/ extrasului procurat din străinătate, se stabileşte că au intervenit modificări la numele şi/sau prenumele titularului actului, faţă de documentele ce însoţesc cererea de transcriere, se solicită documentele necesare clarificării neconcordanţelor privind numele şi/sau prenumele.

În situaţia în care se stabileşte că în certificatul sau extrasul eliberat de autorităţile străine au fost înscrise date care sunt în neconcordanţă cu cele înscrise în registrele de stare civilă române şi R.N.E.P., transcrierea se va face după îndreptarea erorilor de către autorităţile străine emitente.

Cererea pentru transcriere se depune şi se soluţionează după clarificarea neconcordanţelor.

Competenţa teritorială – cererile de transcriere se depun la primăria de la domiciliul comun al soţilor, iar dacă soţii au domicilii diferite în ţară, la oricare dintre cele două primării pe raza cărora aceştia îşi au domiciliul; Cetăţenii români cu domiciliul în străinătate se adresează primarului de la ultimul domiciliu avut în ţară, ori dacă nu au avut niciodată domiciliu în România, Primarului Sectorului 1 al municipiului Bucureşti.

1. Cererea de transcriere se face în nume propriu, prin împuternicit cu procură specială autentificată (dacă este dată la un notar public din străinătate, aceasta trebuie să conţină apostila Convenţiei de la Haga, sau supralegalizare, după caz.);
2. Certificatul sau extrasul de căsătorie eliberat de autorităţile din străinătate, în original şi copie.

– Dacă actul provine dintr-un stat cu care ROMÂNIA a încheiat TRATATE/CONVENŢII/ACORDURI de asistenţă judiciară este scutit de apostilare, supralegalizare sau orice altă formalitate;

– Dacă actul provine dintr-un stat semnatar al Convenţiei de la Haga va trebui obligatoriu apostilat;

– Actele care nu se regăsesc într-una din situaţiile prevăzute mai sus se supralegalizează, (autoritățile competente ale statului emitent, misiunea diplomatică a României din țara respectivă și în ultimul rând Ministerul Afacerilor Externe București);

3. Traducerea legalizată a certificatului sau extrasului de căsătorie în original, dacă este făcută în străinătate, aceasta trebuie să conţină apostila Convenţiei de la Haga, sau supralegalizare, după caz.);

4. Actul de identitate sau paşaportul pentru cetăţenii români cu domiciliul în străinătate, în original şi copie;
5. Certificate de naştere în original şi copii;
6. Declaraţii notariale, din partea ambilor soţi, dacă sunt cetăţeni români, sau numai a soţului cetăţean român, cu privire la numele purtat după căsătorie, în situaţia în care în certificatul/extrasul de căsătorie procurat din străinătate nu se face referire la numele soţilor după căsătorie;
7. Declaraţie din partea soţului care solicită transcrierea că nu mai există un alt act transcris/înscris sau reconstituit.

8. Procura specială în original, în cuprinsul căruia să se specifice: “pentru transcriererea certificatului/extrasului de căsătorie şi eliberarea certificatului românesc”. Dacă este dată la un notar din străinătate, aceasta trebuie să conţină apostila Convenţiei de la Haga, sau supralegalizare, după caz.);

În situația în care se prezintă extras multilingv de căsătorie, corespunzător formularului prevăzut de Convenția nr. 16 de la Viena din 8 septembrie 1976, acesta este acceptat fără traducere, legalizare sau fără o formalitate echivalentă.

Traducerea, procura, declaraţia cu privire la numele de familie după căsătorie, declaraţia că nu s-a mai solicitat transcrierea/înscrierea certificatului autentificate de un notar public din străinătate vor fi apostilate sau supralegalizate în conformitate cu cele descrise la pct. 2.

Pentru situaţiile în care, la depunerea cererii de transcriere a certificatului/ extrasului procurat din străinătate, se stabileşte că au intervenit modificări la numele şi/sau prenumele titularului actului, faţă de documentele ce însoţesc cererea de transcriere, se solicită documentele necesare clarificării neconcordanţelor privind numele şi/sau prenumele.

În situaţia în care se stabileşte că în certificatul sau extrasul eliberat de autorităţile străine au fost înscrise date care sunt în neconcordanţă cu cele înscrise în registrele de stare civilă române şi R.N.E.P., transcrierea se va face după îndreptarea erorilor de către autorităţile străine emitente.

NOTA: Pentru casatoriile incheiate după data de 1 octombrie 2011, dacă în certificatul procurat din străinatate nu se face referire la regimul matrimonial ales, la dosar se va depune și declarație notariala din care sa rezulte legea aplicabila efectelor casatoriei, așa cum a fost stabilită în raport cu autoritățile locale competente la incheierea casatoriei. (art. 2590/Legea nr. 287/2009 privind Codul civil.)

În cazul în care legea aplicabila este legea romana se declara și regimul matrimonial ales conform Codului civil și se prezinte conventia matrimoniala autentificata de notarul public, după caz.

Cererea pentru transcriere se depune şi se soluţionează după clarificarea neconcordanţelor.

Competenţa teritorială: cererile pentru transcrierea certificatelor/extraselor de deces se face la primăria – locului de domiciliu al solicitantului sau primăria unităţii administrativ- teritoriale de la – ultimul domiciliu avut în ţară de către persoana decedată.

1.Cererea de transcriere– se face în nume propriu de către persoana îndreptăţită, sau prin împuternicit cu procură specială autentificată (dacă este dată la un notar public din străinătate, aceasta trebuie să conţină apostila Convenţiei de la Haga, sau supralegalizare, după caz.);

2.Certificatul/extrasul de deces eliberat de autorităţile străine, în original;

Actele eliberate de statele cu care România a încheiat tratate/convenţii/acorduri de asistenţă judiciară sunt scutite de supralegalizare, apostilare sau orice altă formalitate;

Actele eliberate de instituţii ale statelor semnatare ale Convenţiei de la Haga din 5 octombrie 1961 se apostilează;

Actele care nu se regăsesc în una dintre situaţiile prevăzute mai sus se supralegalizează, (autoritățile competente ale statului emitent, misiunea diplomatică a României din țara respectivă și în ultimul rând Ministerul Afacerilor Externe București);

1. Copia certificatului/extrasului de deces eliberat de autorităţile străine;
2. Traducerea legalizată (dacă este făcută în străinătate, aceasta trebuie să conţină apostila Convenţiei de la Haga, sau supralegalizare, după caz.);
3. Copii ale certificatelor de naştere şi de căsătorie ale decedatului;
4. Copii ale actului de identitate sau paşaportului, după caz, al decedatului;
5. Declaraţie din partea solicitantului că nu mai există un alt act transcris/înscris sau reconstituit, în actele de stare civilă române;
6. Act de identitate solicitant.
7. Procura specială în original, în cuprinsul căreia să se specifice: “pentru transcriererea certificatului/extrasului de deces şi eliberarea certificatului românesc”. Dacă este dată la un notar din străinătate, aceasta trebuie să conţină apostila Convenţiei de la Haga, sau supralegalizare, după caz;

În situația în care se prezintă extras multilingv de deces, corespunzător formularului prevăzut de Convenția nr. 16 de la Viena din 8 septembrie 1976, acesta este acceptat fără traducere, legalizare sau fără o formalitate echivalentă.

Traducerea, procura, declaraţia cu privire la numele de familie după căsătorie, declaraţia că nu s-a mai solicitat transcrierea/înscrierea certificatului autentificate de un notar public din străinătate vor fi apostilate sau supralegalizate în conformitate cu cele descrise la pct. 2.

Pentru situaţiile în care, la depunerea cererii de transcriere a certificatului/ extrasului procurat din străinătate, se stabileşte că au intervenit modificări la numele şi/sau prenumele titularului actului, faţă de documentele ce însoţesc cererea de transcriere, se solicită documentele necesare clarificării neconcordanţelor privind numele şi/sau prenumele.

În situaţia în care se stabileşte că în certificatul sau extrasul eliberat de autorităţile străine au fost înscrise date care sunt în neconcordanţă cu cele înscrise în registrele de stare civilă române şi R.N.E.P., transcrierea se va face după îndreptarea erorilor de către autorităţile străine emitente.

Cererea pentru transcriere se depune şi se soluţionează după clarificarea neconcordanţelor.