Compartimentul Control managerial şi managementul calităţii

Locaţia în care îşi desfăşoară activitatea: Primăria municipiului Cluj-Napoca, str. Moţilor nr. 3.

Este subordonat Primarului municipiului Cluj-Napoca.

• asigură implementare şi dezvoltarea sistemului de control intern/managerial la nivelul instituţiei, în conformitate cu prevederile Ordinului Secretarului General al Guvernului (O.S.G.G.) nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entității publice, actualizat cu completările și modificările ulterioare, precum şi coordonarea dezvoltării sistemului de management al calităţii.

Control intern/managerial:

• dezvoltarea standardelor de control intern aprobate prin Ordinul Secretarului General al Guvernului (O.S.G.G.) nr. 400/2015, în funcţie de particularităţile organizatorice şi funcţionale ale instituţiei;
• elaborarea programului anual de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial (SCIM) şi supunerea spre dezbatere/aprobare comisiei de monitorizare şi primarului municipiului;
• urmărirea modului de realizare a activităţilor cuprinse în programul de dezvoltare a sistemului de control intern (managerial);
• centralizarea informărilor referitoare la progresele înregistrate cu privire la dezvoltarea subsistemelor de control intern/managerial ale compartimentelor de muncă;
• întocmirea de informări/rapoarte cu privire la progresele înregistrate în dezvoltarea sistemului de control intern/managerial, ori de câte ori este necesar;
• clasarea, păstrarea şi arhivarea documentaţiei aferente procesului de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial;
• consilierea compartimentelor de muncă cu privire la materialele necesare a fi elaborate în procesul dezvoltării SCIM;
• propunerea unor direcţii de acţiune pentru dezvoltarea SCIM în funcţie de stadiul implementării standardelor de control intern/managerial;
• asigurarea, din punct de vedere tehnic şi metodologic, a monitorizării, organizării şi îndrumării dezvoltării sistemului de control intern/managerial;
• elaborarea şi evidenţa documentaţiei necesare desfăşurării şedinţelor comisiei de monitorizare;
• asigurarea unei comunicări eficiente între comisia de monitorizare şi compartimentele instituţiei;
• participarea la şedinţele grupurilor de lucru constituite în cadrul comisiei de monitorizare;
• asigurarea ducerii la îndeplinire a dispoziţiilor preşedintelui comisiei de monitorizare şi primarului municipiului;
• informarea comisiei de monitorizare cu privire la rezultatele verificărilor şi a altor acţiuni derulate în cadrul compartimentelor de muncă sau la nivelul instituţiei;
• elaborarea unor proiecte de proceduri de sistem aplicabile la nivel de instituţie;
• evaluarea procedurilor operaţionale sau de sistem elaborate în cadrul instituţiei;
• sprijinirea compartimentelor de muncă ale instituţiei în identificarea/actualizarea obiectivelor specifice şi a activităţilor desfăşurate pentru realizarea acestora;
• sprijinirea compartimentelor de muncă la identificarea, evaluarea şi prioritizarea riscurilor care pot afecta atingerea obiectivelor specifice;
• întocmirea/actualizarea registrului riscurilor la nivel de instituţie, prin agregarea datelor/informaţiilor cuprinse în registrele riscurilor de la nivelul compartimentelor de muncă;
• gestionarea sistemului de monitorizare şi raportare a performanţelor, pe baza indicatorilor de rezultat/performanţă asociaţi obiectivelor specifice;
• centralizarea informărilor şi raportărilor întocmite la nivelul compartimentelor instituţiei şi entităţilor publice de subordonare locală în conformitate cu prevederile Ordinului Secretarului General al Guvernului (O.S.G.G.) nr. 400/2015, în vederea întocmirii raportărilor periodice;
• elaborarea proiectelor situaţiilor centralizatoare şi raportărilor periodice privind stadiul implementării sistemului de control intern/managerial.

Managementul calităţii:

• identificarea nevoilor de îmbunătăţire a sistemului de management al calităţii;
• identificarea şi implementarea instrumentelor de management al calităţii necesare instituţiei;
• propunerea unor măsuri şi obiective pentru dezvoltarea managementului calităţii;
• identificarea fluxurilor referitoare la informaţiile în domeniul calităţii;
• asigurarea trasabilităţii serviciilor;
• participarea la educarea şi instruirea personalului;
• elaborarea unor programe de acţiuni corective şi preventive;
• monitorizarea colectării, prelucrării şi utilizării datelor referitoare la calitate;
• coordonarea elaborării formularelor şi procedurilor sistemului calităţii;
• coordonarea identificării şi menţinerii sub control a proceselor incluse în sistemul calităţii;
• coordonarea şi monitorizarea rezolvării neconformităţilor identificate;
• evaluarea eficienţei şi eficacităţii instrumentelor calităţii;
• evaluarea eficienţei şi progreselor măsurilor adoptate pentru dezvoltarea managementului calităţii;
• evaluarea gradului de satisfacere a cerinţelor cetăţenilor prin monitorizare periodică;
• coordonarea şi monitorizarea inspecţiilor de procese şi servici.
  Planificarea auditurilor interne de calitate;
• asigurarea efectuării auditurilor interne şi de certificare;
• raportarea rezultatelor auditurilor efectuate;
• monitorizarea rezultatelor implementării politicii în domeniul calităţii;

• asigură, din punct de vedere tehnic şi metodologic, organizarea şi funcţionarea Comisiei de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a dezvoltării sistemului de control intern (managerial);
• coordonează aplicarea, în cadrul instituţiei, a prevederilor Ordinului Secretarului General al Guvernului (O.S.G.G.) nr. 400/2015 şi Standardului SR EN ISO 9001/2015;
• asigură realizarea programului anual de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial şi a raportărilor periodice privind stadiul implementării standardelor de control.

• urmăreşte modul de implementare a sistemului de control intern/managerial în conformitate cu Ordinul Secretarului General al Guvernului (O.S.G.G.) nr. 400/2015 actualizat şi a sistemului de management al calităţii, în conformitate cu standardul SR EN ISO 9001/2015.

• colaborare cu toate compartimentele aparatului de specialitate al primarului, cu entităţi aflate în subordinea, coordonarea ori sub autoritatea Consiliului Local, cu Unitatea Centrală de Armonizare a Sistemelor de Management Financiar şi Control.