Serviciul Relaţii cu Consiliul şi administraţie locală

Sediul în care îşi desfăşoară activitatea: Clădirea centrală a Primăriei municipiului Cluj-Napoca, din str. Moţilor nr. 3, etj. II, cam. 95, 96 şi 97.

Subordonare: Şeful serviciului este subordonat Secretarului şi Primarului municipiului Cluj-Napoca, iar angajaţii din serviciu, şefului serviciului.

1. Misiune:

Serviciul Relaţii cu consiliul şi administraţie locală îşi desfăşoară activitatea pe patru coordonate principale şi total diferite ca fizionomie a abordării:

1. relaţia cu Consiliul local al municipiului Cluj-Napoca;
2. relaţia cu asociaţiile de locatari/ proprietari;
3. înregistrarea şi evidenţa dispoziţiilor primarului municipiului Cluj-Napoca;
4. administrarea locuinţelor sociale (Cluj-Napoca, str. Iuliu Coroianu nr. 5).

1.1 Pregăteşte şedinţele Consiliului local, asigură materialele necesare desfăşurării acestora, asigură, în condiţiile legii, convocarea şedinţelor consiliului şi a comisiilor de specialitate, aduce la cunoştinţă publică hotărârile adoptate de Consiliul local, prin intermediul Biroului Mass-media, înregistrează dispoziţiile primarului, ţine o evidenţă clară a dispoziţiilor emise de primar, precum şi a hotărârilor şi actelor care rezultă în urma şedinţelor consiliului local, în vederea punerii în aplicare a hotărârilor consiliului sau în vederea soluţionării diverselor probleme; urmăreşte şi informează primarul şi consiliul local despre modul de îndeplinire a hotărârilor adoptate de către Consiliul local al municipiului Cluj-Napoca.
1.2. Asigură îndrumarea metodologică a asociaţiilor de locatari/proprietari din municipiul Cluj-Napoca privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea acestora, în scopul realizării sarcinilor şi obligaţiilor care le revin, potrivit Legii nr. 230/2007 şi a normelor sale de aplicare.
1.3. Asigură înregistrarea, evidenţa, crearea bazei de date şi arhivarea dispoziţiilor Primarului municipiului Cluj-Napoca, în condiţiile legii.
1.4. Asigură administrarea, în conformitate cu prevederile legale în vigoare, a locuinţelor sociale din str. Iuliu Coroianu nr. 5.

2. Scop:

2.1. Deservirea transparentă, operativă şi calitativă a comunităţii clujene.
2.2. Funcţionarea în bune condiţiuni a Consiliului local al municipiului Cluj-Napoca.
2.3. Desfăşurarea în condiţii optime a şedinţelor comisiilor de specialitate.
2.4. Desfăşurarea în bune condiţiuni a şedinţelor consiliului local.
2.5. Crearea condiţiilor optime pentru dezbaterea, amendarea şi aprobarea proiectelor de hotărâre.
2.6. Asigurarea relaţiei dintre Executivul primăriei şi consiliul local.
2.7. Asigurarea transparenţei şi comunicarea către autorităţile publice şi către persoanele interesate, în conformitate cu prevederile legale în vigoare, a actelor Consiliului local al municipiului Cluj-Napoca.
2.8. Organizarea, funcţionarea în bune condiţiuni şi în conformitate cu prevederile legale a asociaţiilor de locatari/proprietari.
2.9. Eficientizarea activităţii serviciului, îndrumarea, sprijinirea şi consilierea metodologică şi consilierea conducerii asociaţiilor de locatari/proprietari.
2.10. Îndrumarea, coordonarea şi verificarea asociaţiilor de locatari/proprietari.
2.11. Desfăşurarea în condiţii de legalitate a activităţii asociaţilor de locatari/proprietari.
2.12. Îndeplinirea atribuţiilor de publicitate prevăzute de legislaţia civilă şi penală.
2.13. Respectarea disciplinei financiar-contabile la nivelul asociaţiilor de locatari/proprietari.
2.14. Deservirea transparentă şi eficientă, operativă şi calitativă a beneficiarilor locuinţelor sociale, str. Iuliu Coroianu nr. 5.
2.15. Desfăşurarea în condiţii de legalitate a activităţii de administrare a locuinţelor sociale.
2.16. Eficientizarea activităţii serviciului, prin preocuparea asiduă de îmbunătăţire a activităţii de administrare a locuinţelor sociale, str. Iuliu Coroianu nr. 5.
2.17. Asigurarea transparenţei şi comunicarea către autoritatea publică a tuturor actelor şi faptelor ce compun activitatea de administrare a locuinţelor sociale.
2.18. Eficientizarea activităţii aparatului de specialitate al primarului.
2.19. Gestionarea eficientă a corespondenţei la nivelul compartimentului.
2.20. Verificarea îndeplinirii condiţiilor prevăzute de lege de către administratorii de imobile, pentru desfăşurarea în condiţiile legii şi de calitate a activităţii de administrare a imobilelor.
2.21. Respectarea disciplinei financiar-contabile la nivelul locuinţelor sociale.
2.22. Rezolvarea problemelor de competenţa serviciului, conform legislaţiei în vigoare.
2.23. Eficientizarea relaţiei instituţiei cu asociaţiile de locatari/proprietari.

1. Misiune:

Serviciul Relaţii cu consiliul şi administraţie locală îşi desfăşoară activitatea pe patru coordonate principale şi total diferite ca fizionomie a abordării:

1. relaţia cu Consiliul local al municipiului Cluj-Napoca;
2. relaţia cu asociaţiile de locatari/ proprietari;
3. înregistrarea şi evidenţa dispoziţiilor primarului municipiului Cluj-Napoca;
4. administrarea locuinţelor sociale (Cluj-Napoca, str. Iuliu Coroianu nr. 5).

1.1 Pregăteşte şedinţele Consiliului local, asigură materialele necesare desfăşurării acestora, asigură, în condiţiile legii, convocarea şedinţelor consiliului şi a comisiilor de specialitate, aduce la cunoştinţă publică hotărârile adoptate de Consiliul local, prin intermediul Biroului Mass-media, înregistrează dispoziţiile primarului, ţine o evidenţă clară a dispoziţiilor emise de primar, precum şi a hotărârilor şi actelor care rezultă în urma şedinţelor consiliului local, în vederea punerii în aplicare a hotărârilor consiliului sau în vederea soluţionării diverselor probleme; urmăreşte şi informează primarul şi consiliul local despre modul de îndeplinire a hotărârilor adoptate de către Consiliul local al municipiului Cluj-Napoca.
1.2. Asigură îndrumarea metodologică a asociaţiilor de locatari/proprietari din municipiul Cluj-Napoca privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea acestora, în scopul realizării sarcinilor şi obligaţiilor care le revin, potrivit Legii nr. 230/2007 şi a normelor sale de aplicare.
1.3. Asigură înregistrarea, evidenţa, crearea bazei de date şi arhivarea dispoziţiilor Primarului municipiului Cluj-Napoca, în condiţiile legii.
1.4. Asigură administrarea, în conformitate cu prevederile legale în vigoare, a locuinţelor sociale din str. Iuliu Coroianu nr. 5.

2. Scop:

2.1. Deservirea transparentă, operativă şi calitativă a comunităţii clujene.
2.2. Funcţionarea în bune condiţiuni a Consiliului local al municipiului Cluj-Napoca.
2.3. Desfăşurarea în condiţii optime a şedinţelor comisiilor de specialitate.
2.4. Desfăşurarea în bune condiţiuni a şedinţelor consiliului local.
2.5. Crearea condiţiilor optime pentru dezbaterea, amendarea şi aprobarea proiectelor de hotărâre.
2.6. Asigurarea relaţiei dintre Executivul primăriei şi consiliul local.
2.7. Asigurarea transparenţei şi comunicarea către autorităţile publice şi către persoanele interesate, în conformitate cu prevederile legale în vigoare, a actelor Consiliului local al municipiului Cluj-Napoca.
2.8. Organizarea, funcţionarea în bune condiţiuni şi în conformitate cu prevederile legale a asociaţiilor de locatari/proprietari.
2.9. Eficientizarea activităţii serviciului, îndrumarea, sprijinirea şi consilierea metodologică şi consilierea conducerii asociaţiilor de locatari/proprietari.
2.10. Îndrumarea, coordonarea şi verificarea asociaţiilor de locatari/proprietari.
2.11. Desfăşurarea în condiţii de legalitate a activităţii asociaţilor de locatari/proprietari.
2.12. Îndeplinirea atribuţiilor de publicitate prevăzute de legislaţia civilă şi penală.
2.13. Respectarea disciplinei financiar-contabile la nivelul asociaţiilor de locatari/proprietari.
2.14. Deservirea transparentă şi eficientă, operativă şi calitativă a beneficiarilor locuinţelor sociale, str. Iuliu Coroianu nr. 5.
2.15. Desfăşurarea în condiţii de legalitate a activităţii de administrare a locuinţelor sociale.
2.16. Eficientizarea activităţii serviciului, prin preocuparea asiduă de îmbunătăţire a activităţii de administrare a locuinţelor sociale, str. Iuliu Coroianu nr. 5.
2.17. Asigurarea transparenţei şi comunicarea către autoritatea publică a tuturor actelor şi faptelor ce compun activitatea de administrare a locuinţelor sociale.
2.18. Eficientizarea activităţii aparatului de specialitate al primarului.
2.19. Gestionarea eficientă a corespondenţei la nivelul compartimentului.
2.20. Verificarea îndeplinirii condiţiilor prevăzute de lege de către administratorii de imobile, pentru desfăşurarea în condiţiile legii şi de calitate a activităţii de administrare a imobilelor.
2.21. Respectarea disciplinei financiar-contabile la nivelul locuinţelor sociale.
2.22. Rezolvarea problemelor de competenţa serviciului, conform legislaţiei în vigoare.
2.23. Eficientizarea relaţiei instituţiei cu asociaţiile de locatari/proprietari.

C. Atribuţiile Serviciului Relaţii cu consiliul şi administraţie locală

1. Organizarea şi funcţionarea Consiliului local al municipiului Cluj-Napoca

1.1. Atribuţii

1.1.2. Pregătirea, organizarea şi desfăşurarea şedinţei de constituire a Consiliului local al municipiului Cluj-Napoca:

1. În baza ordinului Prefectului Județului Cluj privind convocarea Consiliului local al municipiului Cluj-Napoca în ședința de constituire, sunt redactate proiectele de hotărâre în vederea constituirii Consiliului local al municipiului Cluj-Napoca (proiect de hotărâre privind constituirea Comisiei de validare a mandatelor consilierilor locali, aleși în Consiliul local al municipiului Cluj-Napoca, proiect de hotărâre privind validarea mandatelor consilierilor locali aleși în Consiliul local al municipiului Cluj-Napoca, proiect de hotărâre privind constituirea Consiliului local al municipiului Cluj-Napoca, proiect de hotărâre privind alegerea președintelui de ședință, proiect de hotărâre privind alegerea viceprimarilor municipiului Cluj-Napoca și proiect de hotărâre privind organizarea comisiilor de specialitate ale Consiliului local al municipiului Cluj-Napoca).
2. Anunțarea Serviciului Evidență mijloace fixe și achiziții materiale despre data, locul și ora desfășurării ședinței de constituire, în vederea pregătirii sălii în care se va desfășura ședința (inclusiv prin montarea cabinelor de vot și a urnei pentru alegerea viceprimarilor) și a aparatelor de înregistrare audio.
3. Redactarea și imprimarea pe hârtie specială a jurămintelor pentru consilierii locali, viceprimari și primar.
4. Redactarea buletinelor de vot pentru alegerea viceprimarilor.
5. Asigurarea, în vederea depunerii jurământului, a Bibliei și a Constituției României.
6. Culegerea datelor de contact ale consilierilor locali ale căror mandate urmează să fie validate.
7. Punerea la dispoziția consilierilor locali, în cadrul ședinței de constituire, a unui dosar conținând un tabel nominal cu datele de contact ale noilor consilieri locali, un tabel nominal cu datele de contact ale persoanelor cu funcții de conducere din cadrul Primăriei municipiului Cluj-Napoca, lista datelor de contact ale Serviciului Relații cu consiliul și administrație locală, un formular de preluare a datelor biografice ale noilor consilieri locali, un formular al declarației pe proprie răspundere privind colaborarea/necolaborarea cu Securitatea, un formular al declarației de avere, un formular al declarației de interese, precum și Regulamentul de organizare și funcționare a Consiliului local al municipiului Cluj-Napoca.
8. Punerea la dispoziția președintelui de vârstă a unui dosar cuprinzând Programul desfășurării ședinței de constituire a Consiliului local al municipiului Cluj-Napoca, în urma alegerilor locale, precum și proiectele de hotărâre, până când conducerea ședinței va fi preluată de către președintele de ședință ales.
9. Punerea la dispoziția președintelui de ședință a unui dosar cuprinzând Programul desfășurării ședinței de constituire a Consiliului local al municipiului Cluj-Napoca, în urma alegerilor locale, precum și a proiectelor de hotărâre, din momentul în care acesta preia conducerea ședinței.
10. Participarea la ședința de constituire.
11. Redactarea hotărârilor rezultate în urma ședinței de constituire, multiplicarea lor (în câte cinci exemplare originale) și punerea la dispoziție a acestora, pentru semnare, președintelui de vârstă, celor doi cei mai tineri consilieri locali și președintelui de ședință, precum și, pentru contrasemnare, secretarului municipiului.
12. Ștampilarea hotărârilor semnate cu sigiliul consiliului local.
13. Întocmirea adreselor de transmitere a hotărârilor către primar și Instituția Prefectului Județului Cluj, adrese care urmează să fie semnate de către secretarul municipiului, iar după aceea ștampilate cu sigiliul consiliului local.
14. Întocmirea notei interne de transmitere a hotărârilor către direcțiile, serviciile și birourile din cadrul aparatului de specialitate al primarului, care urmează să fie semnată de către șeful serviciului și de către secretarul municipiului.
15. Scanarea hotărârilor, postarea acestora pe INFOCET – precum și operarea tuturor modificărilor survenite asupra vechilor hotărâri de consiliu local – însoțite de nota internă de transmitere a hotărârilor către direcțiile, serviciile și birourile din cadrul aparatului de specialitate al primarului, precum și transmiterea lor Biroului Mass-media, în vederea postării pe siteul instituției.
16. Includerea hotărârilor scanate în arhiva electronică a serviciului.
17. Transmiterea hotărârilor adoptate primarului și Instituției Prefectului Județului Cluj, în termenul prevăzut de lege.
18. Îndosarierea hotărârilor adoptate.
19. Întocmirea registrului de ședință, care include proiectele de hotărâre și hotărârile adoptate.
20. Audierea casetelor cu desfășurarea ședinței, transcrierea acestora și redactarea procesului-verbal al ședinței de constituire.
21. Corectarea procesului-verbal, înlăturând unele inadvertențe gramaticale și de formulare tehnică, rearanjarea corectă a rezumatelor intervențiilor.
22. Semnarea procesului-verbal de către președintele de ședință și de către secretarul municipiului.
23. Scanarea procesului-verbal al ședinței și includerea acestuia în arhiva electronică a serviciului.
24. Afișarea procesului-verbal și a hotărârilor adoptate la avizierul din holul etajului II, de lângă încăperile serviciului, încheindu-se cu această ocazie câte un proces-verbal de afișare.
25. Transmiterea procesului-verbal al ședinței de constituire către Biroul Mass-media, pentru afișarea lui pe site-ul instituției.
26. Întocmirea dosarului de ședință, care cuprinde toate documentele care stau la baza pregătirii, organizării și desfășurării ședinței de constituire.
27. Îndosarierea, numerotarea și inventarierea materialelor de ședință; trimiterea lor, instituției, pentru copertare și legare.
28. Arhivarea și predarea materialelor consiliului local, la arhiva instituției.
29. Întocmirea, la cerere, din partea consiliului local, a Regulamentului de organizare şi funcţionare a Consiliului local al municipiului Cluj-Napoca.
30. Redactarea proiectelor de hotărâre privind încetarea şi validarea mandatului de consilier local.
31. Redactarea proiectelor de hotărâre privind orice modificare survenită în componenţa comisiilor de specialitate ale Consiliului local al municipiului Cluj-Napoca.
32. Înştiinţarea Biroului Mass-media despre toate modificările survenite în componenţa Consiliului local al municipiului Cluj-Napoca şi în comisiile de specialitate ale acestuia, pentru site-ul instituţiei.
33. Redactarea referatelor de specialitate ale proiectelor de hotărâre.
34. Pregătirea, pentru fiecare comisie de specialitate, a câte unui registru, precum și a câte unei condici de prezență.
35. Întocmirea modelului de aviz pentru fiecare comisie de specialitate în parte.
36. Întocmirea unui tabel nominal cu membrii Consiliului local al municipiului Cluj-Napoca, membri ai mai multor comisii de specialitate și alegerea de către aceștia a comisiei de bază, conform art. 17 alin. 3 din O.G. nr. 35/2002.

 1.1.2. Pregătirea, organizarea şi desfăşurarea şedinţelor Consiliului local al municipiului Cluj-Napoca:

1. Primirea şi înregistrarea proiectelor de hotărâre înaintate de compartimentele din cadrul aparatului de specialitate al primarului, precum şi cele ale serviciilor publice organizate în subordinea Consiliului local al municipiului Cluj-Napoca.
2. Pregătirea în timpul stabilit de lege a şedinţelor de consiliu.
3. Anunţarea consilierilor despre data, ora, locul şi ordinea de zi a şedinţelor.
4. Anunţarea Serviciului Evidenţă mijloace fixe şi achiziţii materiale despre data, ora şi locul desfăşurării şedinţei de consiliu, în vederea pregătirii sălii în care se va desfăşura şedinţa şi a aparatelor de înregistrare audio.
5. Participarea la şedinţa de consiliu prin reprezentanţi numiţi de şeful serviciului.
6. Corectarea hotărârilor adoptate în şedinţă, introducerea amendamentelor aprobate şi înaintarea acestora compartimentelor de specialitate pentru refacere.
7. Multiplicarea hotărârilor adoptate în câte cinci exemplare originale, înaintarea lor pentru semnare preşedintelui de vârstă, celor mai tineri doi dintre consilierii locali, preşedintelui de şedinţă şi pentru contrasemnare, secretarului municipiului; ştampilarea hotărârilor de consiliu adoptate.
8. Audierea casetelor cu desfăşurarea şedinţei şi transcrierea acestora.
9. Redactarea procesului-verbal al şedinţei de consiliu.
10. Corectarea procesului-verbal, înlăturând unele inadvertenţe gramaticale şi de formulare tehnică, rearanjarea corectă a rezumatelor intervenţiilor etc.
11. Semnarea procesului-verbal de către preşedintele de şedinţă şi de către secretarul municipiului.
12. Afişarea procesului-verbal de şedinţă şi a hotărârilor normative la avizierul din holul etajului II, de lângă încăperele serviciului, încheindu-se cu această ocazie un proces-verbal de afişare.
13. Transmiterea proceselor-verbale către Biroul Mass-media, pentru afişarea lor pe site-ul instituţiei.
14. Transmiterea hotărârilor adoptate Instituţiei Prefectului judeţului Cluj în termenul prevăzut de lege.
15. Transmiterea hotărârilor adoptate primarului municipiului Cluj-Napoca.
16. Transmiterea hotărârilor adoptate compartimentelor de specialitate încredinţate cu ducerea la îndeplinire a acestora.
17. Întocmirea Registrului de şedinţă cu proiectele şi hotărârile adoptate.

1.1.4. Declaraţii de avere şi de interese

1. Șeful Serviciului Relații cu consiliul și administrație locală asigură implementarea prevederilor legale privind declarațiile de avere și declarațiile de interese.
2. Anunțarea consilierilor locali despre prevederile legale privind întocmirea, completarea și termenul-limită de predare a declarațiilor de avere și interese.
3. Punerea la dispoziție, la cerere, consilierilor locali, viceprimarilor sau primarului, a formularelor declarațiilor de avere și interese.
4. Persoana responsabilă care asigură implementarea prevederilor legale privind declarațiile de avere și declarațiile de interese oferă consultanță pentru completarea corectă a rubricilor din declarații.
5. Primirea, înregistrarea şi arhivarea declaraţiilor de avere și de interese ale consilierilor locali, ale viceprimarilor şi ale primarului municipiului Cluj-Napoca.
6. Evidențierea declarațiilor de avere și declarațiilor de interese în registre speciale cu caracter public, denumite Registrul declarațiilor de avere și Registrul declarațiilor de interese, ale căror modele se stabilesc prin hotărâre a guvernului, la propunerea Agenției Naționale de Integritate.
7. Eliberarea, la depunerea declarației de avere și de interese, a unei dovezi, semnată de persoana responsabilă care asigură implementarea prevederilor legale privind declarațiile de avere și declarațiile de interese.
8. Transmiterea cópiilor declarațiilor de avere și de interese, pe bază de semnătură de primire, Biroului Mass-media, pentru postarea acestora pe site-ul instituţiei.
9. Întocmirea adresei de comunicare către Agenția Națională de Integritate a cópiilor certificate ale declarațiilor de avere, ale declarațiilor de interese depuse, precum și ale registrelor speciale de avere și de interese, în termen de cel mult zece zile de la primirea acestora, adresă semnată de către persoana responsabilă care asigură implementarea prevederilor legale privind declarațiile de avere și declarațiile de interese, precum și de către secretarul municipiului.
10. Ștampilarea, conform cu originalul, a fiecărei file a declarațiilor de avere și de interese, precum și a registrelor speciale de avere și de interese, și înaintarea acestora, la semnat, persoanei responsabile care asigură implementarea prevederilor legale privind declarațiile de avere și declarațiile de interese.
11. Transmiterea către Agenția Națională de Integritate a adresei, însoțită de cópiile certificate ale declarațiilor de avere, ale declarațiilor de interese depuse, precum și ale registrelor speciale de avere și interese, prin poșta specială.
12. Întocmirea, după expirarea termenului de depunere, a unei liste cu persoanele care nu au depus declarațiile de avere și declarațiile de interese în acest termen și informarea de îndată a acestor persoane, solicitându-li-se un punct de vedere în termen de zece zile lucrătoare.
13. Persoana responsabilă care asigură implementarea prevederilor legale privind declarațiile de avere și declarațiile de interese acordă consultanță referitor la conținutul și aplicarea prevederilor legale privind declararea și evaluarea averii, a conflictelor de interese și a incompatibilităților și întocmește note de opinie în acest sens, la solicitarea persoanelor care au obligația depunerii declarațiilor de avere și a declarațiilor de interese.
14. Lista definitivă cu persoanele care nu au depus în termen sau au depus cu întârziere declarațiile de avere și declarațiile de interese, însoțită de punctele de vedere primite, este transmisă Agenției Naționale de Integritate până la data de 1 august a aceluiași an.

1.1.5. Evidenţa şi arhivarea documentelor

1. Îndosarierea, numerotarea paginilor şi inventarierea materialelor de şedinţă; trimiterea lor pentru copertare şi legare.
2. Arhivarea şi predarea materialelor consiliului local, la arhiva instituţiei.

2. Convocarea, organizarea şi desfăşurarea şedinţelor ordinare ale Consiliului local al municipiului Cluj-Napoca

2.1. Atribuţii

2.1.1. Convocarea şedinţei ordinare a consiliului de către primarul municipiului Cluj-Napoca şi înştiinţarea serviciului despre aceasta de către secretarul municipiului Cluj-Napoca.

1. Primirea proiectelor de hotărâre, a referatelor de specialitate, a altor materiale ataşate, de la compartimentele de muncă din cadrul aparatului de specialitate al primarului şi serviciile publice din subordinea consiliului local, în vederea întocmirii ordinii de zi.
2. Redactarea proiectelor de hotărâre ce ţin de activitatea Serviciului Relaţii cu consiliul şi administraţie locală.
3. Redactarea referatelor de specialitate ale proiectelor de hotărâre ce ţin de Serviciul Relaţii cu consiliul şi administraţie locală.
4. Verificarea proiectelor de hotărâre și a informărilor sau rapoartelor, astfel încât acestea să aibă toate semnăturile necesare și toate anexele, dacă este cazul.
5. Sortarea proiectelor de hotărâre și a informărilor sau rapoartelor pentru ordinea de zi.
6. Materialele care conțin pagini față/verso sunt xeroxate astfel încât să conțină numai pagini față, iar planșele tip A3 sunt micșorate în pagini A4.
7. Înregistrarea proiectelor de hotărâre și a informărilor sau rapoartelor incluse pe ordinea de zi a şedinţei, prin menționarea, pe prima pagină, în partea de sus, a numărului de ordine și a datei ședinței de consiliu, numerotarea tuturor paginilor care compun fiecare proiect de hotărâre, informare sau raport cuprinse în ordinea de zi, numărul total al paginilor fiind trecut pe prima pagină, sub numărul de ordine și data ședinței, în partea stângă.
8. Redactarea ordinii de zi și transmiterea acesteia secretarului municipiului, pentru verificare.
9. Redactarea dispoziţiei primarului de convocare a şedinţei ordinare de consiliu, în câte trei exemplare originale, cuprinzând data, ora, locul şi ordinea de zi a şedinţei.
10. Redactarea invitaţiei pentru şedinţa ordinară de consiliu, în câte trei exemplare originale, cuprinzând data, ora, locul și ordinea de zi a ședinței.
11. Redactarea comunicatului de presă pentru şedinţa ordinară de consiliu, în câte trei exemplare originale, cuprinzând data, ora, locul și ordinea de zi a ședinței.
12. Transmiterea dispoziţiei, spre avizare, secretarului municipiului Cluj-Napoca.
13. Transmiterea dispoziţiei, invitaţiei şi a comunicatului, pentru semnare, primarului municipiului Cluj-Napoca.
14. Ștampilarea dispoziției, invitației și a comunicatului cu sigiliul primarului.
15. Anunțarea consilierilor locali, prin S.M.S., despre data, ora și locul ședinței ordinare, precum și despre locul și perioada de unde/când își pot ridica mapele de ședință, în termenul stabilit de lege.
16. Transmiterea comunicatului de presă Biroului Mass-media, în vederea afișării acestuia pe siteul instituţiei, cât şi a transmiterii lui mediei locale.
17. Scanarea materialelor de ședință, inclusiv a invitației, în format P.D.F.
18. Realizarea mapelor de ședință ale consilierilor locali, prin inscripționarea C.D.-urilor/stickurilor cu materialele de ședință scanate, inclusiv a invitației.
19. Transmiterea materialelor scanate Biroului Mass-media, în vederea postării acestora pe site-ul instituției.
20. Includerea mapei de ședință, cuprinzând toate materialele scanate, inclusiv invitația, în arhiva electronică a serviciului.
21. Realizarea plicurilor în care sunt puse C.D.-urile/stick-urile care conțin mapele de ședință ale consilierilor locali, plicuri în care este inclusă și câte o copie xerox a invitației.
22. Predarea, pe bază de semnătură de primire, a mapelor de ședință consilierilor locali.
23. Multiplicarea a 14 mape de ședință, pentru comisiile de specialitate, pentru președintele de ședință, pentru dosarul de ședință, pentru mapa șefului Serviciului Relații cu consiliul și administrație locală, pentru secretarul municipiului, pentru viceprimari și pentru primar.
24. Întocmirea, în două exemplare, a listei de prezență, cuprinzând toți consilierii locali, data și ora anunțului pentru ședință, data și ora ridicării mapei de ședință, semnătura pentru ridicarea mapei de ședință, prezența la ședința de consiliu, precum și vot nominal (dacă este cazul).
25. Anunțarea Serviciului Evidență mijloace fixe și achiziții materiale despre data, locul și ora desfășurării ședinței de consiliu, în vederea pregătirii sălii în care se va desfășura ședința și a aparatelor de înregistrare audio.
26. Consultarea președinților sau a secretarilor comisiilor de specialitate cu privire la data convocării ședințelor comisiilor de specialitate și la ora desfășurării acestora.
27. Anunțarea consilierilor locali, prin S.M.S., despre data și ora desfășurării ședințelor comisiilor de specialitate din care fac parte.
28. Redactarea adreselor de repartizare a proiectelor de hotărâre comisiilor de specialitate, pentru care acestea trebuie să elibereze un aviz (pozitiv sau negativ, precum şi motivele/amendamentele stabilite).
29. Punerea la dispoziția președinților sau secretarilor comisiilor de specialitate a registrelor de ședință și a condicii de prezență, înaintea fiecărei ședințe de comisie.
30. Primirea punctelor propuse pentru suplimentarea ordinii de zi.
31. Verificarea punctelor propuse pentru suplimentarea ordinii de zi, astfel încât acestea să aibă toate semnăturile necesare și toate anexele, dacă este cazul.
32. Materialele care conțin pagini față/verso sunt xeroxate astfel încât să conțină numai pagini față, iar planșele tip A3 sunt micșorate în pagini A4.
33. Înregistrarea punctelor propuse pentru suplimentarea ordinii de zi a şedinţei, prin menționarea, pe prima pagină, în partea de sus, a numărului de ordine și a datei ședinței de consiliu, numerotarea tuturor paginilor care compun fiecare punct, numărul total al paginilor fiind trecut pe prima pagină, sub numărul de ordine și data ședinței, în partea stângă.
34. Redactarea listei cu punctele propuse pentru suplimentarea ordinii de zi, listă care primește număr de înregistrare și este semnată de șeful serviciului, fiind inclusă, ulterior, în dosarul de ședință.
35. Lista cu punctele propuse pentru suplimentarea ordinii de zi este transmisă Biroului Massmedia, în vederea postării pe site-ul instituției, fiind pusă la dispoziția primarului, președintelui de ședință, secretarului municipiului și tuturor consilierilor locali, înainte de începerea ședinței de consiliu.
36. Multiplicarea punctelor propuse pentru suplimentarea ordinii de zi și punerea lor la dispoziția șefului serviciului, primarului, președintelui de ședință, secretarului municipiului, viceprimarilor, comisiilor de specialitate și tuturor consilierilor locali.
37. Includerea punctelor propuse pentru suplimentarea ordinii de zi în dosarul de ședință.
38. Scanarea punctelor propuse pentru suplimentarea ordinii de zi, în format P.D.F.
39. Transmiterea materialelor scanate Biroului Mass-media, în vederea postării acestora pe site-ul instituției.
40. Includerea punctelor propuse pentru suplimentarea ordinii de zi, scanate, în arhiva electronică a serviciului.
41. Realizarea buletinelor de vot pentru proiectele de hotărâre în cazul cărora este necesară procedura votului secret.
42. Pregătirea Mapei președintelui de ședință.
43. Participarea reprezentanților serviciului la ședința de consiliu.
44. Corectarea proiectelor de hotărâre aprobate, prin eliminarea inadvertențelor gramaticale și tehnice și introducerea amendamentelor aprobate; înaintarea acestora compartimentelor de specialitate pentru refacere.
45. Primirea hotărârilor corectate, reverificarea lor și multiplicarea în câte cinci exemplare originale.
46. Compartimentele de specialitate care au nevoie de hotărâri originale suplimentare le prezintă Serviciului Relații cu consiliul și administrație locală în numărul de exemplare pe care îl doresc.
47. Semnarea hotărârilor de către președintele de ședință și contrasemnarea lor de către secretarul municipiului, precum și ștampilarea hotărârilor și a anexelor acestora cu sigiliul consiliului local, de către salariații serviciului.
48. Întocmirea adreselor de transmitere a hotărârilor către primar și Instituția Prefectului Județului Cluj, adrese care urmează să fie semnate de către secretarul municipiului, iar după aceea ștampilate cu sigiliul consiliului local.
49. Întocmirea notei interne de transmitere a hotărârilor către direcțiile, serviciile și birourile din cadrul aparatului de specialitate al primarului, care urmează să fie semnată de către șeful serviciului și de către secretarul municipiului.
50. Scanarea hotărârilor, postarea acestora pe INFOCET – precum și operarea tuturor modificărilor survenite asupra vechilor hotărâri de consiliu local, însoțite de nota internă de transmitere a hotărârilor către direcțiile, serviciile și birourile din cadrul aparatului de specialitate al primarului, precum și transmiterea lor Biroului Mass-media, în vederea postării pe site-ul instituției.
51. Includerea hotărârilor scanate în arhiva electronică a serviciului.
52. Transmiterea hotărârilor adoptate primarului și Instituției Prefectului Județului Cluj, în termenul prevăzut de lege.
53. Îndosarierea hotărârilor adoptate.
54. Întocmirea registrului de ședință, care include toate punctele de pe ordinea de zi, proiectele de hotărâre și hotărârile adoptate.
55. Punerea la dispoziția cetățenilor interesați și altor instituții, la solicitare, a hotărârilor adoptate.
56. Audierea casetelor cu desfășurarea ședinței, transcrierea acestora și redactarea procesuluiverbal al ședinței de consiliu.
57. Corectarea procesului-verbal, înlăturând unele inadvertențe gramaticale și de formulare tehnică, rearanjarea corectă a rezumatelor intervențiilor.
58. Semnarea procesului-verbal de către președintele de ședință și de către secretarul municipiului.
59. Scanarea procesului-verbal al ședinței și includerea acestuia în arhiva electronică a serviciului.
60. Afișarea procesului-verbal și a hotărârilor cu caracter normativ adoptate la avizierul din holul etajului II, de lângă încăperile serviciului, încheindu-se cu această ocazie câte un proces-verbal de afișare.
61. Transmiterea procesului-verbal al ședinței către Biroul Mass-media, pentru afișarea lui pe siteul instituției.
62. Întocmirea dosarului de ședință, care cuprinde toate documentele care stau la baza pregătirii, organizării și desfășurării ședinței de consiliu.
63. Îndosarierea, numerotarea și inventarierea materialelor de ședință; trimiterea lor, instituției, pentru copertare și legare.
64. Arhivarea și predarea materialelor consiliului local, la arhiva instituției.

3. Convocarea, organizarea şi desfăşurarea şedinţelor extraordinare ale Consiliului local al municipiului Cluj-Napoca

3.1. Atribuţii

3.1.1. Convocarea şedinţei extraordinare a consiliului de către primarul municipiului ClujNapoca şi înştiinţarea serviciului despre aceasta de către secretarul municipiului Cluj-Napoca

1. Primirea proiectelor de hotărâre, a referatelor de specialitate, a altor materiale ataşate, de la compartimentele din cadrul aparatului de specialitate al primarului şi serviciile publice din subordinea consiliului local, în vederea întocmirii ordinii de zi.
2. Redactarea proiectelor de hotărâre ce ţin de Serviciul Relaţii cu consiliul şi administraţie locală.
3. Redactarea referatelor de specialitate ale proiectelor de hotărâre ce ţin de activitatea Serviciului Relaţii cu consiliul şi administraţie locală.
4. Verificarea proiectelor de hotărâre și a informărilor sau rapoartelor, astfel încât acestea să aibă toate semnăturile necesare, toate anexele, dacă este cazul, precum și să nu fie prinse mai multe în aceeași agrafă.
5. Sortarea proiectelor de hotărâre și a informărilor sau rapoartelor pentru ordinea de zi.
6. Materialele care conțin pagini față/verso sunt xeroxate astfel încât să conțină numai pagini față, iar planșele tip A3 sunt micșorate în pagini A4.
7. Înregistrarea proiectelor de hotărâre și a informărilor sau rapoartelor incluse pe ordinea de zi a şedinţei, prin menționarea, pe prima pagină, în partea de sus, a numărului de ordine și a datei ședinței de consiliu, numerotarea tuturor paginilor care compun fiecare proiect de hotărâre, informare sau raport cuprinse în ordinea de zi, numărul total al paginilor fiind trecut pe prima pagină, sub numărul de ordine și data ședinței, în partea stângă.
8. Redactarea ordinii de zi și transmiterea acesteia secretarului municipiului, pentru verificare.
9. Redactarea dispoziţiei primarului de convocare a şedinţei extraordinare de consiliu, în câte trei exemplare originale, cuprinzând data, ora, locul şi ordinea de zi a şedinţei.
10. Redactarea invitaţiei pentru şedinţa extraordinară de consiliu, în câte trei exemplare originale, cuprinzând data, ora, locul și ordinea de zi a ședinței.
11. Redactarea comunicatului de presă pentru şedinţa extraordinară de consiliu, în câte trei exemplare originale, cuprinzând data, ora, locul și ordinea de zi a ședinței.
12. Transmiterea dispoziţiei, spre avizare, secretarului municipiului Cluj-Napoca.
13. Transmiterea dispoziţiei, invitaţiei şi a comunicatului, pentru semnare, primarului municipiului Cluj-Napoca.
14. Ștampilarea dispoziției, invitației și a comunicatului cu sigiliul primarului.
15. Anunțarea consilierilor locali, prin S.M.S., despre data, ora și locul ședinței extraordinare, precum și despre locul și perioada de unde/când își pot ridica mapele de ședință, în termenul stabilit de lege.
16. Transmiterea comunicatului de presă Biroului Mass-media, în vederea afișării acestuia pe siteul instituţiei, cât şi a transmiterii lui mediei locale.
17. Scanarea materialelor de ședință, inclusiv a invitației, în format P.D.F.
18. Realizarea mapelor de ședință ale consilierilor locali, prin inscripiționarea C.D.-urilor/stickurilor cu materialele de ședință scanate, inclusiv a invitației.
19. Transmiterea materialelor scanate Biroului Mass-media, în vederea postării acestora pe site-ul instituției.
20. Includerea mapei de ședință, cuprinzând toate materialele scanate, inclusiv invitația, în arhiva electronică a serviciului.
21. Realizarea plicurilor în are sunt puse C.D.-urile/stick-urile care conțin mapele de ședință ale consilierilor locali, plicuri în care este inclusă și câte o copie xerox a invitației.
22. Predarea, pe bază de semnătură de primire, a mapelor de ședință consilierilor locali.
23. Multiplicarea a 14 mape de ședință, pentru comisiile de specialitate, pentru președintele de ședință, pentru dosarul de ședință, pentru mapa șefului Serviciului Relații cu consiliul și administrație locală, pentru secretarul municipiului, pentru viceprimari și pentru primar.
24. Întocmirea, în două exemplare, a listei de prezență, cuprinzând toți consilierii locali, data și ora anunțului pentru ședință, data și ora ridicării mapei de ședință, semnătura pentru ridicarea mapei de ședință, prezența la ședința de consiliu, precum și vot nominal (dacă este cazul).
25. Anunțarea Serviciului Evidență mijloace fixe și achiziții materiale despre data, locul și ora desfășurării ședinței de consiliu, în vederea pregătirii sălii în care se va desfășura ședința și a aparatelor de înregistrare audio.
26. Consultarea președinților sau a secretarilor comisiilor de specialitate cu privire la data convocării ședințelor comisiilor de specialitate și la ora desfășurării acestora (dacă este cazul).
27. Anunțarea consilierilor locali, prin S.M.S., despre data și ora desfășurării ședințelor comisiilor de specialitate din care fac parte (dacă este cazul).
28. Redactarea adreselor de repartizare a proiectelor de hotărâre comisiilor de specialitate, pentru care acestea trebuie să elibereze un aviz (pozitiv sau negativ, precum şi motivele/amendamentele stabilite).
29. Punerea la dispoziția președinților sau secretarilor comisiilor de specialitate a registrelor de ședință și a condicii de prezență, înaintea fiecărei ședințe de comisie.
30. Primirea punctelor propuse pentru suplimentarea ordinii de zi.
31. Verificarea punctelor propuse pentru suplimentarea ordinii de zi, astfel încât acestea să aibă toate semnăturile necesare și toate anexele, dacă este cazul.
32. Materialele care conțin pagini față/verso sunt xeroxate astfel încât să conțină numai pagini față, iar planșele tip A3 sunt micșorate în pagini A4.
33. Înregistrarea punctelor propuse pentru suplimentarea ordinii de zi a şedinţei, prin menționarea, pe prima pagină, în partea de sus, a numărului de ordine și a datei ședinței de consiliu, numerotarea tuturor paginilor care compun fiecare punct, numărul total al paginilor fiind trecut pe prima pagină, sub numărul de ordine și data ședinței, în partea stângă.
34. Redactarea listei cu punctele propuse pentru suplimentarea ordinii de zi, listă care primește număr de înregistrare și este semnată de șeful serviciului, fiind inclusă, ulterior, în dosarul de ședință.
35. Lista cu punctele propuse pentru suplimentarea ordinii de zi este transmisă Biroului Massmedia, în vederea postării pe site-ul instituției, fiind pusă la dispoziția primarului, președintelui de ședință, secretarului municipiului și tuturor consilierilor locali, înainte de începerea ședinței de consiliu.
36. Multiplicarea punctelor propuse pentru suplimentarea ordinii de zi și punerea lor la dispoziția șefului serviciului, primarului, președintelui de ședință, secretarului municipiului, viceprimarilor, comisiilor de specialitate și tuturor consilierilor locali.
37. Includerea punctelor propuse pentru suplimentarea ordinii de zi în dosarul de ședință.
38. Scanarea punctelor propuse pentru suplimentarea ordinii de zi, în format P.D.F.
39. Transmiterea materialelor scanate Biroului Mass-media, în vederea postării acestora pe site-ul instituției.
40. Includerea punctelor propuse pentru suplimentarea ordinii de zi, scanate, în arhiva electronică a serviciului.
41. Realizarea buletinelor de vot pentru proiectele de hotărâre în cazul cărora este necesară procedura votului secret.
42. Pregătirea Mapei președintelui de ședință.
43. Participarea reprezentanților serviciului la ședința de consiliu.
44. Corectarea proiectelor de hotărâre aprobate, prin eliminarea inadvertențelor gramaticale și tehnice și introducerea amendamentelor aprobate; înaintarea acestora compartimentelor de specialitate pentru refacere.
45. Primirea hotărârilor corectate, reverificarea lor și multiplicarea în câte cinci exemplare originale.
46. Compartimentele de specialitate care au nevoie de hotărâri originale suplimentare le prezintă Serviciului Relații cu consiliul și administrație locală în numărul de exemplare pe care îl doresc.
47. Semnarea hotărârilor de către președintele de ședință și contrasemnarea lor de către secretarul municipiului, precum și ștampilarea hotărârilor și a anexelor acestora cu sigiliul consiliului local, de către salariații serviciului.
48. Întocmirea adreselor de transmitere a hotărârilor către primar și Instituția Prefectului Județului Cluj, adrese care urmează să fie semnate de către secretarul municipiului, iar după aceea ștampilate cu sigiliul consiliului local.
49. Întocmirea notei interne de transmitere a hotărârilor către direcțiile, serviciile și birourile din cadrul aparatului de specialitate al primarului, care urmează să fie semnată de către șeful serviciului și de către secretarul municipiului.
50. Scanarea hotărârilor, postarea acestora pe INFOCET – precum și operarea tuturor modificărilor survenite asupra vechilor hotărâri de consiliu local, însoțite de nota internă de transmitere a hotărârilor către direcțiile, serviciile și birourile din cadrul aparatului de specialitate al primarului, precum și transmiterea lor Biroului Mass-media, în vederea postării pe siteul instituției.
51. Includerea hotărârilor scanate în arhiva electronică a serviciului.
52. Transmiterea hotărârilor adoptate primarului și Instituției Prefectului Județului Cluj, în termenul prevăzut de lege.
53. Îndosarierea hotărârilor adoptate.
54. Întocmirea registrului de ședință, care include toate punctele de pe ordinea de zi, proiectele de hotărâre și hotărârile adoptate.
55. Punerea la dispoziția cetățenilor interesați și altor instituții, la solicitare, a hotărârilor adoptate.
56. Audierea casetelor cu desfășurarea ședinței, transcrierea acestora și redactarea procesuluiverbal al ședinței de consiliu.
57. Corectarea procesului-verbal, înlăturând unele inadvertențe gramaticale și de formulare tehnică, rearanjarea corectă a rezumatelor intervențiilor.
58. Semnarea procesului-verbal de către președintele de ședință și de către secretarul municipiului.
59. Scanarea procesului-verbal al ședinței și includerea acestuia în arhiva electronică a serviciului.
60. Afișarea procesului-verbal și a hotărârilor cu caracter normativ adoptate la avizierul din holul etajului II, de lângă încăperile serviciului, încheindu-se cu această ocazie câte un proces-verbal de afișare.
61. Transmiterea procesului-verbal al ședinței către Biroul Mass-media, pentru afișarea lui pe siteul instituției.
62. Întocmirea dosarului de ședință, care cuprinde toate documentele care stau la baza pregătirii, organizării și desfășurării ședinței de consiliu.
63. Îndosarierea, numerotarea și inventarierea materialelor de ședință; trimiterea lor, instituției, pentru copertare și legare.
64. Arhivarea și predarea materialelor consiliului local, la arhiva instituției.

4. Convocarea de îndată a consiliului local

 4.1. Atribuţii

4.1.1. Convocarea de îndată a consiliului de către primarul municipiului Cluj-Napoca şi înştiinţarea serviciului despre aceasta de către secretarul municipiului

1. Primirea proiectelor de hotărâre, a referatelor de specialitate, a altor materiale ataşate de la compartimentele din cadrul aparatului de specialitate al primarului şi serviciile publice din subordinea consiliului local, în vederea întocmirii ordinii de zi.
2. Redactarea proiectelor de hotărâre ce ţin de activitatea Serviciului Relaţii cu consiliul şi administraţie locală.
3. Redactarea referatelor de specialitate ale proiectelor de hotărâre ce ţin de activitatea Serviciului Relaţii cu consiliul şi administraţie locală (dacă este cazul).
4. Verificarea proiectelor de hotărâre și a informărilor sau rapoartelor, astfel încât acestea să aibă toate semnăturile necesare și toate anexele, dacă este cazul.
5. Sortarea proiectelor de hotărâre și a informărilor sau rapoartelor pentru ordinea de zi.
6. Materialele care conțin pagini față/verso sunt xeroxate astfel încât să conțină numai pagini față, iar planșele tip A3 sunt micșorate în pagini A4.
7. Înregistrarea proiectelor de hotărâre și a informărilor sau rapoartelor incluse pe ordinea de zi a şedinţei, prin menționarea, pe prima pagină, în partea de sus, a numărului de ordine și a datei ședinței de consiliu, numerotarea tuturor paginilor care compun fiecare proiect de hotărâre, informare sau raport cuprinse în ordinea de zi, numărul total al paginilor fiind trecut pe prima pagină, sub numărul de ordine și data ședinței, în partea stângă.
8. Redactarea ordinii de zi și transmiterea acesteia secretarului municipiului, pentru verificare.
9. Redactarea dispoziţiei primarului de convocare de îndată a consiliului local, în câte trei exemplare originale, cuprinzând data, ora, locul şi ordinea de zi a convocării.
10. Redactarea invitaţiei pentru convocarea de îndată a consiliului local, în câte trei exemplare originale, cuprinzând data, ora, locul și ordinea de zi a convocării.
11. Redactarea comunicatului de presă pentru convocarea de îndată a consiliului local, în câte trei exemplare originale, cuprinzând data, ora, locul și ordinea de zi a convocării.
12. Transmiterea dispoziţiei, spre avizare, secretarului municipiului Cluj-Napoca.
13. Transmiterea dispoziţiei, invitaţiei şi a comunicatului, pentru semnare, primarului municipiului Cluj-Napoca.
14. Ștampilarea dispoziției, invitației și a comunicatului cu sigiliul primarului.
15. Anunțarea consilierilor locali, prin S.M.S., despre data, ora și locul ședinței ordinare, precum și despre locul și perioada de unde/când își pot ridica mapele de ședință, în termenul stabilit de lege.
16. Transmiterea comunicatului de presă Biroului Mass-media, în vederea afișării acestuia pe siteul instituţiei, cât şi a transmiterii lui mediei locale.
17. Scanarea materialelor de ședință, inclusiv a invitației, în format P.D.F.
18. Realizarea mapelor de ședință ale consilierilor locali, prin inscripiționarea C.D.-urilor/stickurilor cu materialele de ședință scanate, inclusiv a invitației sau prin multiplicarea lor.
19. Transmiterea materialelor scanate Biroului Mass-media, în vederea postării acestora pe site-ul instituției.
20. Includerea mapei de ședință, cuprinzând toate materialele scanate, inclusiv invitația, în arhiva electronică a serviciului.
21. Realizarea plicurilor în care sunt puse C.D.-urile/stick-urile sau materialele multiplicate, care constituie mapele de ședință ale consilierilor locali, plicuri în care este inclusă și câte o copie xerox a invitației.
22. Predarea, pe bază de semnătură de primire, a mapelor de ședință consilierilor locali.
23. Multiplicarea mapei de ședință, pentru președintele de ședință, pentru dosarul de ședință, pentru mapa șefului Serviciului Relații cu consiliul și administrație locală, pentru secretarul municipiului, pentru viceprimari și pentru primar.
24. Întocmirea, în două exemplare, a listei de prezență, cuprinzând toți consilierii locali, data și ora anunțului pentru convocarea de îndată a consiliului local, data și ora ridicării mapei de ședință, semnătura pentru ridicarea mapei de ședință, prezența la ședința de consiliu, precum și vot nominal (dacă este cazul).
25. Anunțarea Serviciului Evidență mijloace fixe și achiziții materiale despre data, locul și ora desfășurării convocării de îndată a consiliului local, în vederea pregătirii sălii în care se va desfășura convocarea de îndată și a aparatelor de înregistrare audio.
26. Realizarea buletinelor de vot pentru proiectele de hotărâre în cazul cărora este necesară procedura votului secret.
27. Pregătirea Mapei președintelui de ședință (dacă este cazul).
28. Participarea reprezentanților serviciului la convocarea de îndată a consiliului local.
29. Corectarea proiectelor de hotărâre aprobate, prin eliminarea inadvertențelor gramaticale și tehnice și introducerea amendamentelor aprobate; înaintarea acestora compartimentelor de specialitate pentru refacere.
30. Primirea hotărârilor corectate, reverificarea lor și multiplicarea în câte cinci exemplare originale.
31. Compartimentele de specialitate care au nevoie de hotărâri originale suplimentare le prezintă Serviciului Relații cu consiliul și administrație locală în numărul de exemplare pe care îl doresc.
32. Semnarea hotărârilor de către președintele de ședință și contrasemnarea lor de către secretarul municipiului, precum și ștampilarea hotărârilor și a anexelor acestora cu sigiliul consiliului local, de către salariații serviciului.
33. Întocmirea adreselor de transmitere a hotărârilor către primar și Instituția Prefectului Județului Cluj, adrese care urmează să fie semnate de către secretarul municipiului, iar după aceea ștampilate cu sigiliul consiliului local.
34. Întocmirea notei interne de transmitere a hotărârilor către direcțiile, serviciile și birourile din cadrul aparatului de specialitate al primarului, care urmează să fie semnată de către șeful serviciului și de către secretarul municipiului.
35. Scanarea hotărârilor, postarea acestora pe INFOCET – precum și operarea tuturor modificărilor survenite asupra vechilor hotărâri de consiliu local, însoțite de nota internă de transmitere a hotărârilor către direcțiile, serviciile și birourile din cadrul aparatului de specialitate al primarului, precum și transmiterea lor Biroului Mass-media, în vederea postării pe site-ul instituției.
36. Includerea hotărârilor scanate în arhiva electronică a serviciului.
37. Transmiterea hotărârilor adoptate primarului și Instituției Prefectului Județului Cluj, în termenul prevăzut de lege.
38. Îndosarierea hotărârilor adoptate.
39. Întocmirea registrului de ședință, care include toate punctele de pe ordinea de zi, proiectele de hotărâre și hotărârile adoptate.
40. Punerea la dispoziția cetățenilor interesați și altor instituții, la solicitare, a hotărârilor adoptate.
41. Audierea casetelor cu desfășurarea ședinței, transcrierea acestora și redactarea procesuluiverbal al ședinței.
42. Corectarea procesului-verbal, înlăturând unele inadvertențe gramaticale și de formulare tehnică, rearanjarea corectă a rezumatelor intervențiilor.
43. Semnarea procesului-verbal de către președintele de ședință și de către secretarul municipiului.
44. Scanarea procesului-verbal al ședinței și includerea acestuia în arhiva electronică a serviciului.
45. Afișarea procesului-verbal și a hotărârilor cu caracter normativ adoptate la avizierul din holul etajului II, de lângă încăperile serviciului, încheindu-se cu această ocazie câte un proces-verbal de afișare.
46. Transmiterea procesului-verbal al ședinței către Biroul Mass-media, pentru afișarea lui pe siteul instituției.
47. Întocmirea dosarului de ședință, care cuprinde toate documentele care stau la baza pregătirii, organizării și desfășurării ședinței.
48. Îndosarierea, numerotarea și inventariere materialelor de ședință; trimiterea lor, instituției, pentru copertare și legare.
49. Arhivarea și predarea materialelor consiliului local, la arhiva instituției.

5. Înregistrarea, comunicarea şi arhivarea dispoziţiilor primarului

5.1. Atribuţii

1. Primirea dispoziţiilor primarului, însoțite de referatele de specialitate și/sau alte materiale atașate, de la compartimentele din cadrul aparatului de specialitate al primarului, precum şi de la serviciile publice organizate în subordinea Consiliului local al municipiului Cluj-Napoca; multiplicarea lor, atunci când este cazul.
2. Verificarea exemplarelor originale ale dispoziţiilor şi a existenţei semnăturii primarului; verificarea existenţei avizării de către secretarul municipiului Cluj-Napoca; verificarea existenţei referatului de specialitate şi a vizei Direcției Juridice, cu ştampilă, dată şi semnătură.
3. Ştampilarea dispoziţiilor cu sigiliul primarului.
4. Înregistrarea dispoziţiilor primarului în registrul special deschis la începutul fiecărui an.
5. Înregistrarea, într-un registru special, a dispoziţiilor primarului cu caracter normativ.
6. Întocmirea Registrului electronic lunar cu dispoziţiile primarului.
7. Afişarea, la avizierul serviciului, a dispoziţiilor de convocare a consiliului local.
8. Întocmirea adresei de transmitere a dispozițiilor primarului către Instituția Prefectului Județului Cluj, adresă care urmează să fie semnată de către secretarul municipiului, iar după aceea ștampilată cu sigiliul consiliului local.
9. Transmiterea dispoziţiilor primarului către Instituţia Prefectului Judeţului Cluj.
10. Redactarea dispoziţiei primarului de convocare a şedinţelor de consiliu (ordinare, extraordinare şi convocare de îndată).
11. Îndosarierea, numerotarea şi inventarierea dispoziţiilor, referatelor de specialitate şi a altor documente aparţinătoare dispoziţiei.
12. Arhivarea şi predarea, Serviciului Autoritate tutelară, arhivă, a dispoziţiilor, referatelor de specialitate şi a altor documente aparţinătoare dispoziţiei.
13. Inventarierea tuturor dispoziţiilor, referatelor de specialitate şi a altor documente aparţinătoare dispoziţiei care au fost arhivate.

6. Desfăşurarea activităţilor curente ale serviciului

6.1. Atribuţii

6.1.1. Activităţi specifice relaţiei cu Consiliul local al municipiului Cluj-Napoca

1. Urmărirea punctualităţii şi a prezenţei la programul de lucru; semnarea condicii de prezenţă de către fiecare salariat al serviciului în faţa şefului de serviciu; predarea concediilor de boală mai întâi şefului de serviciu pentru avizarea lor; înaintarea tuturor biletelor de voie ori a cererilor de învoire sau de recuperare, pentru aprobare, şefului de serviciu.
2. Urmărirea disciplinei muncii şi a îndeplinirii normelor de conduită etică.
3. Punerea în executare a legilor şi actelor normative în vigoare.
4. Funcţionarea în bune condiţiuni a serviciului prin asigurarea mijloacelor tehnice, a materialelor de birotică în vederea eficientizării activităţii acestuia.
5. Asigurarea relaţiei între executivul Primăriei municipiului Cluj-Napoca şi consilierii locali.
6. Asigurarea relaţiei informaţionale dintre consilierii locali și Instituţia Prefectului Judeţului Cluj, Consiliul Judeţean Cluj, regiile autonome de interes local (R.A.T. și R.A.D.P.), întreprinderile comerciale din subordinea consiliului local, unităţile preşcolare şi şcolare de pe raza municipiului Cluj-Napoca, alte instituţii şi O.N.G.-uri interesate de activitatea Consiliului local al municipiului Cluj-Napoca.
7. Ducerea la îndeplinire a hotărârilor consiliului local şi a dispoziţiilor primarului care vizează activitatea Serviciului Relații cu consiliul și administrație locală.
8. Elaborarea proiectelor, politicilor şi strategiilor, a programelor, a studiilor, a analizelor şi statisticilor necesare realizării şi implementării politicilor publice.
9. Comunicarea către autorităţile publice şi către persoanele interesate a actelor administrative ale consiliului local şi ale primarului municipiului Cluj-Napoca.
10. Întocmirea raportului de activitate anual şi înaintarea lui, spre semnare, secretarului municipiului Cluj-Napoca şi primarului.
11. Întocmirea pontajului consilierilor locali.
12. Întocmirea pontajului salariaţilor serviciului.
13. Întocmirea situaţiei cu orele suplimentare.
14. Programarea concediului de odihnă pentru salariaţii serviciului.
15. Transmiterea programării concediilor de odihnă Serviciului Resurse umane.
16. Primirea corespondenţei serviciului.
17. Redactarea şi expedierea răspunsurilor, în urma primirii corespondenţei serviciului.
18. Îndosarierea şi numerotarea, legarea şi sigilarea documentelor serviciului.
19. Arhivarea documentelor serviciului.
20. Inventarierea documentelor arhivate ale serviciului.
21. Predarea către Serviciul Autoritate tutelară, arhivă, a documentelor inventariate.
22. Formarea bazei de date în programul INFOCET, cuprinzând hotărârile adoptate în perioada 1992-prezent.
23. Operarea tuturor modificărilor survenite asupra hotărârilor de consiliu, în programul INFOCET.
24. Activităţi în conformitate cu strategia de informatizare a instituţiei (scanarea mapelor de şedinţă în format electronic şi predarea lor pe suport de tip „C.D./stick”, arhivarea electronică a tuturor mapelor de şedinţă şi a hotărârilor adoptate).
25. Întocmirea registrului de dispoziţii în format electronic.
26. Întocmirea informării semestriale cu modul de îndeplinire a hotărârilor adoptate şi înaintarea ei, spre aprobare, Consiliului local al municipiului Cluj-Napoca.
27. Participarea la activităţile care au legătură cu Serviciul Relații cu consiliul și administrație locală, organizate de către Primăria municipiului Cluj-Napoca.
28. Colaborarea cu toate compartimentele din cadrul aparatului de specialitate al primarului.
29. Inventarierea tuturor documentelor arhivate ale serviciului.
30. Multiplicarea de tipizate pentru compartimentele din cadrul aparatului de specialitate al primarului.
31. Anunțarea consilierilor locali, prin S.M.S., cu privire la corespondența primită, diverse evenimente, manifestări la care sunt invitați sau zile de naștere.
32. Semnarea, de către șeful serviciului, a hotărârilor conform cu originalul.
33. Întocmirea de note interne referitoare la solicitările formulate de consilierii locali în plenul ședințelor de consiliu și comunicarea răspunsurilor primite consilierilor locali care le-au solicitat.
34. Ștampilarea anchetelor sociale, semnate de primar, realizate de către Direcția de Asistență Socială și Medicală.

6.1.2. Activităţi specifice relaţiei cu asociaţiile de locatari/proprietari

1. Urmărirea punctualităţii şi a prezenţei la programul de lucru; semnarea condicii de prezenţă de către fiecare salariat al serviciului în faţa şefului de serviciu; predarea concediilor de boală mai întâi şefului de serviciu pentru avizarea lor; înaintarea către şeful de serviciu a tuturor biletelor de voie ori a cererilor de învoire, pentru aprobare.
2. Urmărirea disciplinei muncii.
3. Punerea în aplicare a legilor şi actelor normative în vigoare.
4. Funcţionarea în bune condiţiuni a serviciului prin asigurarea mijloacelor tehnice, a materialelor de birotică în vederea eficientizării activităţii acestuia.
5. Ducerea la îndeplinire a hotărârilor consiliului local şi a dispoziţiilor primarului.
6. Elaborarea proiectelor politicilor şi strategiilor, a programelor, a studiilor, a analizelor şi statisticilor necesare realizării şi implementării politicilor publice.
7. Informare săptămânală a salariaţilor serviciului despre actele normative care vizează activităţile pe care le desfăşoară aceştia în cadrul serviciului.
8. Comunicarea către autorităţile publice şi către persoanele interesate a actelor Consiliului local şi ale primarului municipiului Cluj-Napoca.
9. Întocmirea raportului de activitate anual şi înaintarea lui, spre semnare, la secretarul şi primarul municipiului Cluj-Napoca.
10. Întocmirea situaţiei cu orele suplimentare.
11. Programarea concediului de odihnă pentru salariaţii serviciului.
12. Transmiterea programării concediilor de odihnă la Serviciul Resurse umane.
13. Primirea corespondenţei serviciului.
14. Redactarea şi expedierea răspunsurilor, în urma primirii corespondenţei serviciului.
15. Îndosarierea şi numerotarea documentelor serviciului.
16. Inventarierea documentelor arhivate ale serviciului.
17. Predarea către Serviciul Autoritate tutelară, arhivă, a documentelor inventariate.
18. Preluarea tuturor apelurilor telefonice, în mod operativ şi efectuarea convorbirilor, cu profesionalism şi eficiență.
19. Colaborarea eficientă cu toate compartimentele de muncă din cadrul instituţiei.
20. Ridicarea corespondenţei repartizate serviciului, prin C.I.C.
21. Repartizarea corespondenţei de către şeful de serviciu, pe inspectori, şi apostilarea ei de către acesta.
22. În paralel cu repartizarea de facto a corespondenţei, este îndeplinită şi procedura de repartizare electronică a acesteia, prin programul INFOCET.
23. Primirea actelor interne şi a celor externe, înregistrate la C.I.C. şi repartizate serviciului, pe inspector.
24. Analizarea corespondenţei primite de către fiecare salariat al serviciului.
25. Redactarea electronică a tuturor materialelor interne şi externe (răspunsuri la petiţii, note interne, proiecte de hotărâre, referate, dispoziţii, informări, lista privind necesarul lunar de materiale consumabile, pontajele lunare, borderoul de expediere a corespondenţei, diferite proceseverbale, diplome de absolvire a cursului de specializare, certificate de atestare, minutele ședințelor de consiliere, verificare financiar-contabilă și mediere, liste cu participanţii la cursurile de specializare şi la examene de absolvire şi de atestare, tipizate, comunicate etc.).
26. Primirea zilnică a publicului pe tot parcursul programului de lucru.
27. Furnizarea informaţiilor de interes public, la solicitarea cetăţenilor, punerea la dispoziţia lor a materialelor solicitate, în cópie xerox, în mod gratuit; preluarea problemelor semnalate de către aceştia şi rezolvarea lor operativă; îndrumarea cetăţenilor către compartimentele/instituţiile de specialitate în vederea rezolvării operative şi eficiente a problemelor lor, atunci când rezolvarea acestora nu intră în competenţele serviciului nostru sau când rezolvarea necesită colaborarea serviciului nostru cu acestea.
28. Transmiterea informațiilor utile proprietarilor/locatarilor prin comunicate postate pe site-ul instituției, prin intermediul publicației Jurnalul municipal al Primăriei municipiului Cluj-Napoca, cât și prin mijloacele mass-media locale.
29. Respectarea cu stricteţe a termenelor impuse de lege pentru întocmirea răspunsurilor la petiţii.
30. Respectarea întocmai a programării şedinţelor de verificare a activităţii financiar-contabile a asociaţiilor de locatari/proprietari şi luarea tuturor măsurilor necesare desfăşurării lor în condiţii optime.
31. Participarea la audienţele organizate de către secretarul, viceprimarii şi primarul municipiului Cluj-Napoca.
32. Îndeplinirea procedurii de expediere a corespondenţei serviciului (pregătirea plicurilor pentru corespondenţă, întocmirea borderoului şi predarea lor la C.I.C., în vederea expedierii).
33. Operarea electronică a circuitului intern al documentelor.
34. Preocuparea permanentă pentru actualizarea la zi a bazei de date privind asociaţiile de locatari/ proprietari din Municipiul Cluj-Napoca: introducerea electronică a datelor culese de către inspectorii serviciului prin intermediul formularelor tipizate; îndosarierea şi arhivarea formularelor tipizate.
35. Verificarea situaţiei soldurilor elementelor de activ şi pasiv din punct de vedere al întocmirii lor, precum şi verificarea respectării termenului de depunere impus de lege.
36. Evidenţerea periodică a situaţiei soldurilor elementelor de activ şi pasiv în registre special concepute pentru această activitate.
37. Îndosarierea şi arhivarea formularelor cu situaţia soldurilor elementelor de activ şi pasiv.
38. Întocmirea listelor cotelor de contribuție lunare pentru imobilul aflat în proprietatea Municipiului Cluj-Napoca.
39. Încasarea sumelor repartizate în listele de plată, conform programului stabilit la data afișării acestora, la biroul administrației din cadrul imobilului.
40. Preluarea, înregistrarea și soluționarea contestațiilor chiriașilor privind repartizarea sumelor în listele cotelor de contribuție lunare.
41. Emiterea somațiilor pentru rău-platnici (chiriașii imobilului aflat în proprietatea Municipiului Cluj-Napoca, situat pe str. Iuliu Coroianu nr. 5).
42. Întocmirea fişei individuale de instructaj P.S.I. şi de protecţia muncii şi efectuarea instructajului periodic.

7. Relaţia cu publicul

7.1. Atribuţii

1. În cadrul secţiunii de relaţii cu asociaţiile de locatari/proprietari din cadrul Serviciului Relaţii cu Consiliul şi administraţie locală, relaţia cu publicul se desfăşoară pe tot parcursul zilei de lucru.
2. Primirea cetăţenilor în vederea furnizării informaţiilor solicitate de către aceştia, îndrumarea lor în conformitate cu prevederile legale, în scopul rezolvării cât mai operative şi eficiente a problemelor acestora.
3. Preluarea tuturor solicitărilor telefonice din partea cetăţenilor şi a reprezentanţilor legali ai asociaţiilor de locatari/prorietari, stabilirea unor întâlniri cu aceştia, la solicitarea lor, pentru rezolvarea problemelor ce-i preocupă ori consilierea lor directă, la telefon, atunci când situaţia o pemite.
4. Invitarea petentului la şedinţa de verificare a asociaţiei de locatari/proprietari, cu reprezentaţii legali ai acesteia, verificare demarată, la solicitarea petentului.
5. Desfăşurarea şedinţelor de verificare a asociaţiilor de locatari/proprietari în prezenţa petenţilor care au solicitat/semnalat necesitatea efectuării verificării.
6. Informarea cetăţenilor prin comunicate postate pe site-ul instituţiei, prin intermediul publicaţiei „Jurnalul municipal” a Primăriei municipiului Cluj-Napoca, cât şi prin mijloacele mass-media locale; afişarea la avizierul serviciului a comunicărilor şi citaţiilor, precum şi alte materiale informative de interes public.
7. Soluţionarea petiţiilor în conformitate cu prevederile legale în vigoare şi la termenele stabilite de lege.
8. Formarea bazei de date şi actualizarea ei permanentă, cu asociaţiile de locatari/proprietari, în vederea facilitării şi eficientizării comunicării cu acestea.
9. Verificarea financiar-contabilă, din oficiu sau la cerere, a asociaţiilor de locatari/proprietari, stabilirea unor recomandări în vederea implementării lor, pentru remedierea situaţiilor de criză.
10. Indrumarea activităţii conducerii asociaţiilor de locatari/proprietari prin punerea la dispoziţie a noutăţilor legislative, cât şi consilierea lor privind înţelegerea corectă a dispoziţiunilor acestora.
11. Organizarea şi desfăşurarea în bune condiţii a întâlnirilor periodice a reprezentanţilor autorităţii publice locale cu cetăţenii şi reprezentanţii legali ai asociaţiilor de locatari/proprietari, pe cartiere.
12. Organizarea de cursuri de specializare, în vederea pregătirii profesionale temeinice, a viitorilor administratori de imobile.
13. Comunicarea telefonică sau în scris a datei, orei şi locului de desfăşurare a festivităţii de înmânare a diplomelor de absolvire a cursului de specializare şi a certificatului de atestare a calităţii de administrator de imobile.
14. Organizarea şi desfăşurarea şedinţelor de mediere în cadrul Comisiei de mediere şi relaţii cu asociaţiile de proprietari, dar şi în alte situaţii (şedinţe de verificare, întâlniri între petenţi şi reprezentanţii legali ai asociaţiilor de locatari/proprietari etc.).
15. Participare la audienţele primarului, viceprimarilor şi secretarului municipiului Cluj-Napoca, atunci când sunt înscrişi cetăţeni ori reprezentaţi legali ai asociaţiilor de locatari/proprietari cu probleme specifice asociaţiilor, care intră în sfera de competenţă a serviciului.
16. Colaborarea cu alte compartimente din cadrul aparatului de specialitate al primarului sau cu alte instituţii clujene, în vederea îndrumării cetăţenilor care ni se adresează, pentru rezolvarea eficientă a solicitărilor cetăţenilor care ne vizitează.
17. Sprijinirea şi îndrumarea proprietarilor în vederea constituirii lor în asociaţii proprietari acolo unde ele nu sunt constituite, în conformitate cu prevederile legale în vigoare.

8. Atestarea administratorilor

8.1. Atribuţii

1. Verificarea în baza de date, la nivelul serviciului, a situaţiei administratorilor în funcţie, din punct de vedere al situaţiei legale în care îşi desfăşoară activitatea.
2. Atenţionarea administratorilor care deţin certificate de atestare cu termenul de valabilitate expirat sau care nu au fost atestaţi niciodată, prin adrese individuale şi prin comunicate generale, cu privire la aceasta, şi la necesitatea reatestării lor, în condiţiile impuse de lege, cu respectarea îndeplinirii criteriilor legale.
3. Furnizarea permanentă a informaţiilor privind condiţiile de atestare și organizare a cursurilor de specializare, precum şi a examenelor de obţinere a certificatelor de absolvire a cursului şi a certificatelor de atestare.
4. Verificarea şi avizarea dosarelor în vederea înregistrării lor la C.I.C.
5. Întocmirea avizului de plată către Casierie în vederea achitării taxei pentru curs, precum şi pentru reexaminarea celor care au fost declaraţi respinşi în prima sesiune de examinare.
6. Îndrumarea persoanei în vederea achitării avizului de plată, precum și înregistrarea dosarului la C.I.C.
7. Primirea dosarelor de înscriere la curs, în vederea atestării solicitanţilor în calitate de administratori de imobile.
8. Comunicarea prin adrese către cei înscrişi a acceptării/respingerii dosarului.
9. Programarea cursului, precum și a examenelor de absolvire a cursului şi de atestare în vederea obţinerii certificatului.
10. Comunicarea telefonică sau scrisă privind data, ora şi locul de desfăşurare a cursului, precum și alte precizări legate de acesta.
11. Pregătirea mapelor de curs cuprinzând suporturile de curs şi extrase din legislaţia în vigoare.
12. Înmânarea mapelor de curs, a declarațiilor de participare la acesta, precum şi semnarea de primire a lor de către fiecare cursant, pe o listă întocmită de organizatori, la începutul fiecărei sesiuni.
13. Întocmirea listei cu participanţii înscrişi pentru curs.
14. Desfăşurarea cursului interactiv, în sesiuni de câte două săptămâni, pe patru module de specializare (Elemente de drept administrativ, Contabilitate, Legislaţie/Procedură operațională şi Fiscalitate), a câte două ore pe zi, între orele 16-18, zilnic, de luni până joi, în Sala mare de şedinţe, din cadrul Primăriei municipiului Cluj-Napoca, rezervată în prealabil prin notă internă către Serviciul Evidență mijloace fixe și achiziții materiale.
15. Efectuarea prezenţei cursanţilor în sală, la începutul fiecărui curs.
16. Înmânarea fiecărui cursant a formularului Declaraţiei privind condiţiile de desfăşurare a cursului şi a examenelor de absolvire a cursului şi de atestare, pe care fiecare cursant o completează, o semnează şi o restituie organizatorilor cursului. Declaraţia cuprinde şi condiţiile reexaminării.
17. Organizarea examenului de absolvire a cursului de specializare, precum şi a examenului în vederea atestării în calitate de administrator de imobile, examene programate în ziua de vineri a celei de-a doua săptămâni a cursului, examene test-grilă.
18. Elaborarea chestionarelor şi a testelor grilă în câte patru variante, aferente fiecărui modul de curs, diferite pentru cele două examene; numerotarea, ștampilarea şi multiplicarea lor.
19. Corectarea lucrărilor se face pe loc, în baza grilei de răspunsuri şi stabilirea punctajului, iar eventualele contestaţii sunt soluţionate pe loc, în prezenţa contestatarului; candidaţii care au obţinut punctajul minim de 70 de puncte sunt declaraţi admişi; ceilalţi sunt declaraţi respinşi, cu posibilitatea reînscrierii lor la următoarea sesiune de examinare.
20. Prelucrarea datelor referitoare la rezultatele examenelor şi întocmirea a două procese-verbale, câte unul pentru fiecare examen; la acestea este anexat câte un tabel nominal cuprinzând numele şi prenumele candidatului, punctajul obţinut şi rezoluţia finală a comisiei.
21. Întocmirea referatelor privind propunerea de validare a rezultatelor la examenul pentru promovarea cursului de specializare şi a examenului de atestare, vizat de Direcția Juridică şi aprobat de primar.
22. Înscrierea în vederea reexaminării se face în baza unei cereri scrise, înregistrate la C.I.C., dosarul anterior înregistrat rămânând valabil, schimbându-se doar acele documente ale căror valabilitate a expirat între timp; în perioada de valabilitate a certificatului de cazier judiciar, care este de şase luni, titularul acestuia va depune o declaraţie pe proprie răspundere din care să reiasă faptul că nu a săvârşit nicio faptă de natură penală în această perioadă.
23. Emiterea dispoziţiilor primarului cu caracter individual privind validarea rezultatului obţinut la examenul de atestare şi acordarea certificatului de atestare a calităţii de administrator; semnarea, ştampilarea şi înregistrarea lor.
24. Elaborarea diplomelor de absolvire a cursului de specializare, precum şi a certificatelor de atestare a calităţii de administrator de imobile, cu număr, serie şi datele de identificare ale titularului.
25. Eliberarea acestora, pe bază de semnătură, în cadru festiv, de către primarul municipiului ClujNapoca sau de către înlocuitorul acestuia sau de către serviciu, celor care au absentat la festivitate; aceste diplome dau posibilitatea titularului lor de a exercita această profesie pe durată nedeterminată şi pe întreg teritoriul ţării.
26. Retragerea atestatelor se face la propunerea motivată a Serviciului Relaţii cu consiliul şi administraţie locală, cu aprobarea primarului municipiului Cluj-Napoca; retragerea poate fi făcută şi la solicitarea expresă a organelor de cercetare şi urmărire penală.
27. Retragerea certificatului de atestare are loc în următoarele condiţii: încălcarea repetată a prevederilor legale, refuzul administratorilor de a se prezenta, la solicitarea autorității publice, în vederea consilierii și verificării financiar-contabile şi nemaiîndeplinirea condiţilor impuse de lege.
28. În vederea retragerii atestatului, serviciul întocmeşte un referat privind propunerea de retragere a certificatului de atestare a calităţii de administrator de imobile, semnat de către inspectorul de caz, de şeful serviciului şi secretarul municipiului Cluj-Napoca, purtând viza de legalitate a Direcției Juridice şi aprobat de către primar sau de înlocuitorul acestuia.
29. Redactarea şi emiterea dispoziţiei privind retragerea certificatului de atestare a calităţii de administrator de imobile, avizată de către secretarul municipiului Cluj-Napoca şi semnată de către primar.
30. Ştampilarea şi înregistrarea dispoziţiei în cinci exemplare originale.
31. Comunicarea persoanei vizate a unui exemplar din dispoziţie, însoţit de către o adresă prin care i se aduc la cunoştinţă motivele retragerii atestatului, precum şi solicitarea de depunere a acestuia la sediul serviciului, în termen de maxim cinci zile.
32. În cazul în care se constată refuzul ridicării plicului cu dispoziția de retragere, aceasta va fi afișată la adresa de domiciliu pe ușa apartamentului titularului, în prezența unui martor și a reprezentanților Direcției Generale Poliția locală, în urma căreia se va întocmi un proces-verbal de afișare și se va fotografia momentul afișării. Fotografia va fi apoi atașată procesului-verbal și, concomitent, o cópie a dispoziției va fi afișată la sediul Primăriei municipiului Cluj-Napoca, la avizierul Serviciului Relații cu consiliul și administrație locală.
33. Redactarea unei note interne căre Direcția Generală Poliția locală, din cadrul instituției noastre, în vederea acordării sprijinului necesar retragerii atestatului.
34. Notificarea telefonică a asociațiilor de proprietari cu privire la faptul că administratorului în cauză i-a fost retras atestatul.
35. Transmiterea unei cópii a dispoziției de retragere a certificatului de atestare a calității de administrator de imobile, președintelui asociației de proprietari.
36. Persoana căreia i-a fost retras atestatul, se poate înscrie, după o perioadă de minimum trei luni de la comunicarea retragerii, pentru o nouă atestare, în condiţiile legii, dacă retragerea atestatului nu s-a produs din motivul săvârşirii unor fapte de natură penală pentru care a primit amendă penală sau a fost condamnat definitiv sau cu suspendare a executării pedepsei.

9. Consilierea, verificarea financiar-contabilă şi medierea asociaţiilor de locatari/proprietari

 9.1. Atribuţii

1. Ridicarea corespondenţei de la C.I.C. pe baza semnăturii inspectorului din cadrul serviciului.
2. Apostilarea adreselor de către șeful serviciului, pe fiecare inspector în parte, operarea acestora în aplicația Infocet.
3. Repartizarea adreselor inspectorilor serviciului, în vederea formulării răspunsurilor şi a verificării sesizărilor/reclamaţiilor lor. Verificarea în baza de date cu asociațiile de proprietari a reprezentanților asociației pentru programarea ședinței.
4. Programarea şedinţei de verificare la un termen cât mai operativ, dar nu mai mult de 30 de zile de la data primirii petiţiei. Evidențierea, în registrul de programări a ședințelor, data și ora la care va avea loc ședința, precum și reprezentanții asociației de proprietari.
5. Înregistrarea adreselor reprezentanților asociației de proprietari în aplicația Infocet.
6. Redactarea şi expedierea răspunsului cu confirmarea de primire a petiţiei, petiţionarului, informându-l, totodată, şi asupra programării şedinţei de verificare, dacă se impune (data, ora, locul), precum şi invitaţia de a participa la şedinţa de consiliere, verificare financiar-contabilă și mediere.
7. Redactarea şi expedierea adreselor-invitaţii cu programarea şedinţei de verificare, reprezentanţilor asociaţiei de locatari/proprietari respective, precizând şi documentele/actele pe care aceştia trebuie să le prezinte pentru corecta desfăşurare a şedinţei de verificare financiarcontabilă.
8. Desfăşurarea şedinţei de verificare la data, ora şi locul stabilite şi comunicate invitaţilor în scris, prin adrese distincte, ori telefonic.
9. Prezentarea la şedinţa de verificare financiar-contabilă şi participarea efectivă la aceasta a reprezentantului/reprezentanţilor asociaţiei verificate este obligatorie.
10. Atât petentul, cât și reprezentanții asociației de proprietari pot solicita, o singură dată, reprogramarea ședinței de consiliere, verificare financiar-contabilă și mediere.
11. În cazul în care petentul sau reprezentanții asociației de proprietari solicită, în scris, reprogramarea ședinței de verificare, având motive bine întemeiate, ceilalți vor fi înștiințați, în scrsi sau telefonic, despre reprogramarea ședinței.
12. Reprezentanții asociației de proprietari pot fi asistaţi şi reprezentaţi de un avocat. Avocatul este obligat să prezinte împuternicirea avocaţională şi, pe timpul desfăşurării şedinţei de verificare, să respecte limitele mandatului său de asistare şi reprezentare a clientului său.
13. În cazul în care petentul sau reprezentantul/reprezentanţii asociaţiei de locatari/proprietari lipsesc nemotivat, şedinţa de verificare va fi reprogramată pentru o dată viitoare. Petentului îi va fi comunicată în scris sau telefonic reprogramarea, iar pentru invitarea reprezentanților asociației de proprietari se va solicita sprijinul Direcției Generale Poliția locală, printr-o notă internă.
14. În cazul în care, una dintre părți invitată la ședința de verificare lipsește nemotivat, se va menționa acest aspect în minuta ședinței de verificare, întocmită în prezența lor,precizând și data stabilită pentru reprogramare.
15. În cazul refuzului de a se prezenta şi de a participa efectiv la şedinţa de verificare, reprezentantul/reprezentanţii asociaţiei verificate vor fi sancţionaţi contravenţional şi/sau cu propunerea de retragere a certificatului de atestare a calităţii de administrator de imobile, numai în cazul administratorului.
16. În cazul în care absenţa reprezentanților asociației de proprietari se repetă, va fi dispusă aplicarea unor măsuri coercitive, prin transmiterea unei note interne la Serviciul Inspecţie comercială din cadrul Direcţiei Generale Poliţia locală, în cazul reprezentatului/reprezentanţilor asociaţiei de locatari/proprietari.
17. Şedinţa de verificare nu mai are loc, în cazul în care, deşi prezenţi toţi invitaţii, petentul renunţă la a-şi mai susţine sesizările din petiţia care a făcut obiectul demarării şedinţei de verificare.
18. În cazul în care petentul, invitat în scris sau telefonic, nu se prezintă la şedinţa de verificare reprogramată, aceasta va avea loc în prezenţa reprezentantului/reprezentanţilor asociaţiei, urmând ca petentului să i se comunice în scris un exemplar din minuta ședinței.
19. În cazul în care petentul, care a refuzat să participe la verificarea pe care a provocat-o, contestă minuta ședinței transmisă prin poştă, considerând, prin aceasta, că verificarea nu a fost concludentă, reprezentanţii serviciului nu mai convoacă o altă şedinţă de verificare, iar contestaţia sa va fi calificată ca fiindă nulă de drept.
20. În cazul în care reprezentantul/reprezentanţii asociaţiei părăsesc sala în timpul desfăşurării şedinţei de verificare financiar-contabilă, nemotivat, aceasta se consemnează în minuta ședinței şi, ulterior, va fi transmisă o notă internă Direcţiei Generale Poliţia locală cu propunere de sancţionare.
21. În cazul în care petentul părăsește nemotivat sala în timpul desfășurării ședinței de consiliere, verificare financiar-contabilă și mediere, aceasta se consemnează în minută, iar ședința se va desfășura în lipsa petentului, urmând ca un exemplar al minutei să îi fie expediat prin poștă, însoțită de o adresă scrisă, iar contestațiile ulterioare nu se mai admit.
22. În cazul în care petentul, precum și reprezentantul/reprezentanţii asociaţiei refuză semnarea minutei ședinței, acest aspect se va consemna în minută, acesta/aceştia nemaiprimind exemplarul rezervat lor, iar respectiva minută îşi va urma cursul, în cazul reprezentanților asociației.
23. În cazul în care petentul solicită printr-o adresă scrisă că renunță la solicitările inițiale, ședința de verificare nu mai are obiect, reprezentanții asociației de proprietari vor fi înștiințați telefonic cu privire la acest aspect.
24. În cazul în care persoanele invitate sunt prezente, şedinţa de verificare se va desfăşura după următoarea procedură, la ea participând inspectorul de caz însoţit, întotdeauna, de un alt inspector care va redacta minuta şi care se va constitui în martor la procedură:
    1. identificarea persoanelor prezente;
    2. verificarea atestatului administratorului;
    3. verificarea documentelor solicitate preşedintelui, după caz; explicaţiile acestuia asupra aspectelor verificate;
    4. verificarea documentelor solicitate administratorului, după caz; explicaţiile acestuia asupra aspectelor verificate;
    5. verificarea documentelor solicitate cenzorului sau preşedintelui comisiei de cenzori, acolo unde este cazul;
    6. verificarea punctuală a speţelor sesizate de petent;
    7. efectuarea de cópii xerox după documentele prezentate şi care stau la baza verificării;
    8. consultarea petentului asupra problemelor sale propuse pentru verificare şi dacă acesta mai doreşte, pe lângă cele sesizate, să se verifice şi alte aspecte, în condiţiile în care din documentele solicitate este posibil acest lucru;
    9. constatarea în urma verificării;
    10. dispunerea implementării la un termen a recomandărilor formulate de către inspectorul de caz, în vederea remedierii deficienţelor constatate de către inspectorul de caz;
    11. obligativitatea reprezentanţilor asociaţiei de a prezenta dovada implementării recomandărilor la termenul stabilit, printr-o informare scrisă, înregistrată la C.I.C. şi însoţită de cópii ale documente justificative;
    12. propunerea unor măsuri coercitive împotriva reprezentanţilor asociaţiei de locatari/proprietari prin transmiterea unei note interne către Direcția Generală Poliția Locala din cadrul institutiei – Serviciului Inspecție Comercială, în termen de trei zile, în cazul constatării unor abateri de la prevederile legale în vigoare, inclusiv pentru neprezentarea în termenul stabilit în minuta ședinței, a informării scrise privind implementarea recomandărilor, cu actele justificative aferente;
    13. minuta ședinței va fi semnată de către toţi participanţii la şedinţa de verificare, din care fiecare semnatar va primi câte un exemplar;
    14. după semnarea minutei notei de constatare şi înmânarea ei, pe baza semnăturii de primire, nu se mai admit contestaţii la aceasta;
    15. în cazul în care, după semnarea minutei ședinței, petentul revine cu o altă adresă, semnalând aceleași aspecte, petiția nu va mai fi luată în considerare, aceasta fiind clasată;
    16. pentru aplicarea măsurilor coercitive, ulterior ședinţei de consiliere, verificare financiar-contabilă și mediere, inspectorul de caz va redacta și va transmite, în termen de trei zile de la întocmirea minutei, o notă internă, la care va fi anexată o cópie a acesteia, și care va fi transmisă Direcţiei Generale Poliţia locală din cadrul instituţiei – Serviciului Inspectie Comerciala, cea care se încredinţează cu ducerea la îndeplinire a acesteia.
25. În cazul în care, în timpul ședinţei de consiliere, verificare financiar-contabilă și mediere, se nasc dispute aprinse între participanţi, şi aceştia nu încetează controversele nici la solicitarea repetată a inspectorului de caz, şedinţa se suspendă. Ea va fi reprogramată numai dacă invitaţii îşi asumă crearea cadrului propice desfăşurării unei şedinţe de verificare.
26. Pentru o evidenţiere corectă a programării ședinţei de consiliere, verificare financiar-contabilă și mediere, este condus un registru cu acestea, cu toate datele de identificare a verificării.
27. Pentru programarea ședințelor de consiliere și verificare financiar-contabilă, din oficiu, inspectorul de caz va comunica prin adrese ori telefonic data, ora şi locul stabilite pentru desfășurarea ședinței.
28. Prezentarea la şedinţa de verificare financiar-contabilă şi participarea efectivă la aceasta a reprezentantului/reprezentanţilor asociaţiei verificate este obligatorie.
29. În cazul refuzului de a se prezenta şi de a participa efectiv la şedinţa de verificare, reprezentantul/reprezentanţii asociaţiei verificate vor fi sancţionaţi contravenţional şi/sau cu propunerea de retragere a certificatului de atestare a calităţii de administrator de imobile, numai în cazul administratorului.
30. În cazul în care absenţa reprezentanților asociației de proprietari se repetă, va fi dispusă aplicarea unor măsuri coercitive, prin transmiterea unei note interne la Serviciul Inspecţie comercială din cadrul Direcţiei Generale Poliţia locală, în cazul reprezentatului/reprezentanţilor asociaţiei de locatari/proprietari.
31. Pentru programarea ședințelor de consiliere și verificare financiar-contabilă, la solicitarea compartimentelor din cadrul instituției inspectorul de caz va comunica prin adrese ori telefonic data, ora şi locul stabilite pentru desfășurarea ședinței.
32. Ședința se va desfășura conform subpunctelor mai sus-menționate, urmând ca la finalul ședinței, reprezentanților asociației de proprietari să le fie înmânat un exemplar al minutei întocmite, iar un exemplar va fi înmânat compartimentului care a solicitat verificarea, însoțit de o notă internă.

10. Afişarea/dezafişarea citaţiilor

10.1. Atribuţii

1. Ridicarea de la C.I.C. a corespondenţei constând în: citaţii şi comunicări (hotărâri, sentinţe, minute, publicaţii de vânzare privind solicitarea de afişare a unor bunuri mobile şi imobile scoase la licitaţie), pe baza semnăturii inspectorului din cadrul serviciului.
2. Repartizarea corespondenţei pe baza înregistrării și semnării în registrele specifice de către inspectorul responsabil cu îndeplinirea procedurii de afişare/dezafişare şi întocmirea răspunsului solicitat.
3. Îndeplinirea procedurii de afişare/dezafișare a citaţiilor, comunicărilor și publicațiilor de vânzare la avizierul serviciului.
4. Întocmirea răspunsului către instituţia solicitantă (Poliţie, Judecătorie, Tribunal, Înalta Curte de Casaţie şi Justiţie, etc.).
5. Semnarea răspunsului de persoanele responsabile și ștampilarea acestuia.
6. Transmiterea către instituţia solicitantă a răspunsului și a procesului-verbal.
7. Afişarea răspunsului și a procesului-verbal, la avizierul serviciului, timp de 30 de zile calendaristice.
8. Ridicarea răspunsului și a procesului-verbal de afișare de la avizier, după expirarea termenului.
9. Îndosarierea şi arhivarea răspunsului și procesului-verbal de afișare într-un dosar.
10. Îndeplinirea procedurii de dezafişare a procesului-verbal de la avizierul serviciului.
11. Transmiterea acestuia solicitantului, împreună cu răspunsul.
12. Îndosarierea şi arhivarea procesului-verbal de dezafişare într-un dosar, separat de acela în care sunt documentele de afişare.

11. Managementul corespondenţei

11.1. Atribuţii

1. Preluarea corespondenţei adresată serviciului şi înregistrată prin registratura instituţiei.
2. Preluarea corespondenţei de către un inspector al serviciului, repartizarea acesteia de către șeful serviciului, prin apostilare, în vederea rezolvării (inclusiv prin intermediul aplicaţiei Infocet), înregistrarea acestora în registre specifice.
3. Preluarea adreselor de către inspectorul de caz, pe bază de semnătură.
4. Rezolvarea de către inspectori a adreselor repartizate, în termenul legal, întocmirea documentaţiei aferente (răspunsuri, note interne, minute, rapoarte, etc.) şi transmiterea acestora pentru analiză şi semnare la şeful serviciului.
5. Pregătirea mapei cu actele inspectorilor pentru semnare la nivel ierarhic (pe suport hârtie şi în aplicaţia Infocet) şi depunerea acesteia la secretarul municipiului.
6. Preluarea mapei semnate de conducerea instituţiei (primar, viceprimar, secretar) şi pregătirea actelor pentru expediere (verificare semnături, ştampilare, punere în plicuri, scriere adrese, întocmire borderou de expediere și prelucrarea acestuia în aplicația Infocet).
7. Expedierea propriu-zisă a corespondenţei (deplasare la biroul specializat, predare plicuri/borderou, aplicarea ştampilei „expediat”).
8. Repartizarea adreselor cu mențiunea ”expediat” fiecărui inspector în vederea arhivării acesteia și operarea adreselor în aplicația Infocet.
9. Transmiterea notelor interne celorlalte compartimente de muncă din cadrul instituţiei, pe baza semnăturii de primire și operarea acestora în aplicația Infocet.
10. Arhivarea documentelor compartimentului pe categorii şi dosare specifice (citaţii, adrese, rapoarte, note interne etc.).

12. Informarea, îndrumarea, sprijinirea şi consilierea cetăţenilor şi reprezentanţilor asociaţiilor de locatari/proprietari

12.1. Atribuţii

1. Primirea şi controlul documentelor în cadrul Serviciului Relaţii cu consiliul şi administraţie locală.

1.1. Toate documentele primite se înregistrează prin registratura instituţiei.
1.2. Documentele specifice Serviciului Relaţii cu consiliul şi administraţie locală sunt preluate zilnic de personalul serviciului.

2. Distribuirea internă/externă a documentelor; identificarea necesităţilor de consiliere şi informare; solicitatea informaţiilor

2.1. Pentru toate documentele primite se aplică prevederile PS 02 „Controlul Inregistrărilor”;
2.2. Şeful de serviciu identifică cerinţele solicitanţilor şi repartzează solicitările/sesizările către inspectorii din cadrul serviciului funcţie de:

1. gradul de încărcare a activităţii;
2. inspectorii care au mai gestionat cazul în cadrul asociaţiei în care se identifică problema.

3. Controlul măsurilor trasate şi ale datelor colectate.

3.1. Se verifică de către inspectorii de specialitate din cadrul serviciului dacă problemele au mai fost sesizate şi dacă au fost trasate măsuri de corectare, în cazul identificării unor abateri de la prevederile legale.
3.2. Se verifică gradul de conformare la măsurile trasate, dacă este cazul.
3.3. În cazul în care nu au mai fost identificate problemele ridicate, inspectorul face solicitare de documente specifice aspectului sesizat, solicitând totodată şi un punct de vedere oficial cu referire la modul în care asociaţia a tratat aspectele sesizate de către proprietar(i).
3.4. În cazul în care se constată neconformarea la măsurile trasate, inspectorul solicită informare scrisă de la asociaţia în cauză şi aplică prevederile legale funcţie de cazul prezentat.
3.5. Pentru cazurile complexe, care solicită conexări de legislaţii din diverse domenii, se solicită şi punctul de vedere al serviciilor de specialitate din cadrul Municipiului Cluj-Napoca.
3.6. Inspectorii din cadrul Serviciului Relaţii cu consiliul şi administraţie locală urmăresc să respecte regula ca pentru solicitările de informaţii care privesc două sau mai multe servicii să existe un singur răspuns din partea instituţiei (răspunsul către petet îl întocmeşte primul notificat, ceilalţi asigurând informaţiile necesare pentru întocmirea răspunsului).

4. Păstrarea şi arhivarea documentelor controlate.

4..1. Toate răspunsurile se arhivează în arhiva serviciului, iar dosarele se arhivează conform procedurii de arhivare a documentelor cât şi cerinţelor legislative în vigoare.

13. Administrare locuințe sociale

13. 1. Atribuţiile administratorului:

1. Preia imobilul „Case sociale integrate pentru comunitate, str. Iuliu Coroianu nr. 5”, în administrare.
2. Redactează şi semnează procesul-verbal de citire a contoarelor de furnizare a energiei electrice, a consumului de apă şi gaz metan, la preluarea imobilului, cu executantul lucrării.
3. Îndrumă şi sprijină chiriaşii în vederea încheierii contractului individual de furnizare a energiei electrice, a serviciilor de televiziune, internet și telefonie prin cablu, precum şi punerea la dispoziţie a documentaţiei necesare în acest sens.
4. Încheie și gestionează contractele cu furnizorii de servicii/utilităţi (S.C. Electrica S.A., Compania de Apă Someş Cluj S.A., Compania de Salubritate Brantner Vereş S.A. Cluj, E.On Gaz).
5. Ia măsuri de întreţinere şi reparare a ascensorului pentru persoanele cu dizabilităţi, a instalaţiilor de alimentare cu apă, de canalizare, a instalaţiilor de încălzire centrală şi de preparare a apei calde, a instalaţiilor electrice şi de gaze, a centralei termice, a instalaţiilor de colectare a deşeurilor etc.
6. La apariția unei defecțiuni tehnice sau în cazul unei calamități naturale, administratorul se deplasează la fața locului pentru constatarea acestora și întocmește o notă internă de informare către Direcția Tehnică, pentru informarea și contactarea executantului lucrării în vederea remedierii situației.
7. Întocmește documentația necesară pentru înființarea și înregistrarea asociației de proprietari.
8. Convoacă/reconvoacă şedinţele adunării generale, ori de câte ori este necesar.
9. Citește indecșii contoarelor individuale și le centralizează în registre speciale.
10. Citește indecșii contoarelor comune și le transmite furnizorilor de utilități.
11. Recepționează facturile furnizorilor de utilități și le înregistrează în registrele specifice.
12. Repartizează sumele aferente facturilor emise de către furnizorii de servicii/utilităţi în listele cotelor de contribuţie, în funcţie de numărul de persoane, cota-parte indiviză de proprietate, precum și în funcție de indecșii contoarelor individuale.
13. Afişează un exemplar al listei de plată a cotelor de contribuţie lunare la avizierul imobilului. Al doilea exemplar va fi îndosariat, împreună cu documentele financiar-contabile ale lunii respective.
14. Numerotează, semnează și ștampilează chitanțele necesare încasării sumelor cotelor de contribuție lunare.
15. Încasează sumele repartizate în listele de plată, conform programului stabilit la data afişării acestora, la biroul administraţiei din cadrul imobilului.
16. Înregistrează chitanțele emise la încasarea cotelor de contribuție lunare, în registrele specifice.
17. Plătește facturile emise de furnizorii de utilități și înregistrează plata acestora în regsitrele specifice.
18. Preia contestaţiile chiriaşilor privind repartizarea sumelor în listele de plată a cotelor de contribuţie lunare.
19. Înregistrează contestaţiile sau alte probleme ridicate de chiriaşi într-un registru de intrări-ieşiri, precum şi soluţionarea acestora.
20. Discută/aprobă fondul de rulment și fondul de reparaţii, în şedinţa adunării generale.
21. Întocmește note interne către Direcția Patrimoniul municipiului și evidența proprietății în vederea emietrii somațiilor către rău-platnici sau în vederea demarării procedurilor de încetare a contractelor de închiriere cu locatarii care încalcă obligațiile contractuale.
22. Întocmește note interne către serviciile de specialitate din cadrul Municipiului Cluj-Napoca în vederea bunului mers al imobilului.
23. Transmite informaţii utile chiriaşilor prin comunicate postate pe site-ul instituţiei, prin intermediul publicaţiei Jurnalul municipal al Primăriei municipiului Cluj-Napoca, cât şi prin mijloacele mass-media locale.
24. Duce la îndeplinire hotărârile consiliului local şi dispoziţiile primarului.
25. Îndeplineşte şi alte atribuţii date de către şeful de serviciu.

13.2. Obligaţiile administratorului:

1. Respectarea punctualităţii şi a prezenţei la programul de lucru; semnarea condicii de prezenţă în faţa şefului de serviciu; predarea concediilor de boală mai întâi şefului de serviciu, pentru avizarea lor; înaintarea către şeful de serviciu a tuturor biletelor de voie ori a cererilor de învoire, pentru aprobare.
2. Respectarea disciplinei muncii şi a îndeplinirii normelor de conduită etică.
3. Întocmirea fişei individuale de instructaj P.S.I. şi de protecţia muncii, precum efectuarea instructajului periodic.
4. Programarea concediului de odihnă.
5. Punerea în executare a legilor şi actelor normative în vigoare.
6. Primirea actelor interne şi externe, înregistrate la C.I.C. şi repartizate serviciului.
7. Respectarea cu stricteţe a termenelor impuse de lege pentru întomirea răspunsurilor la petiţii.
8. Rezolvarea adreselor repartizate, întocmirea documentaţiei aferente şi transmiterea, pentru analiză şi semnare, la şeful serviciului.
9. Pregătirea mapei cu actele pentru semnare la nivel ierarhic (pe suport hârtie şi în aplicaţia Infocet) şi depunerea acesteia la secretarul municipiului.
10. Preluarea mapei semnate de conducerea instituţiei (primar, viceprimar, secretar) şi pregătirea actelor pentru expediere (verificare semnături, ştampilare, punere în plicuri, scrierea adreselor pe plic, întocmirea borderou de expediere).
11. Expedierea propiu-zisă a corespondenţei (deplasarea la biroul specializat, predare plicuri/borderou, aplicarea ştampilei cu menţiunea „expediat”).
12. Transmiterea notelor-interne la celelalte compartimente de muncă din cadrul instituţiei.
13. Deţinerea şi folosirea ştampilei.
14. Operarea electronică a circuitului intern al documentelor.
15. Colaborarea cu toate compartimentele din cadrul aparatului de specialitate al primarului.
16. Participarea la audienţele organizate de către secretarul, viceprimarii şi primarul municipiului Cluj-Napoca.
17. Participarea la activităţile organizate de către Primăria municipiului Cluj-Napoca.
18. Multiplicarea de tipizate privind activitatea realizată.
19. Îndosarierea şi numerotarea, legarea şi sigilarea documentelor serviciului.
20. Arhivarea documentelor ce ţin de activitatea realizată.
21. Inventarierea documentelor arhivate ale serviciului.
22. Predarea către Serviciul Autoritate tutelară, arhivă a documentelor inventariate.
23. Preluarea apelurilor telefonice în mod operativ şi efectuarea convorbirilor cu profesionalism şi eficienţă.
24. Furnizarea informaţiilor de interes public, la solicitarea chiriaşilor.
25. Furnizarea tuturor informaţiilor ce ţin de modul de funcţionare a imobilului, preluarea problemelor semnalate de către chiriaşi şi rezolvarea lor operativă; îndrumarea acestora în vederea rezolvării operative şi eficiente a problemelor lor.
26. Întreprinderea măsurilor de menţinere a structurii de rezistenţă a clădirii şi a construcţiei exterioare/interioare.
27. Efectuarea verificărilor în apartamentele chiriaşilor în zilele lucrătoare. În urma acestora, se va întocmi un proces-verbal de constatare, care va fi semnat atât de chiriaş, cât şi de administrator.
28. Informarea proprietarului cu privire la modificările efectuate de către chiriaşi asupra proprietăţii individuale şi comune.
29. Preluarea cheilor aferente spaţiilor comune.
30. Înmânarea, fiecărui chiriaş pe bază de proces-verbal a unei chei aferente spaţiilor comune.
31. Deţinerea şi conducerera cărţii de imobil.
32. Informarea chiriaşilor cu privire la hotărârile adoptate în şedinţele adunărilor generale, prin afişarea acestora la avizierul imobilului.
33. Afişarea la avizierul imobilului a datei şi orei la care se efectuează citirea contoarelor individuale de apă rece.
34. Deţinerea şi conducerea unui registru privind indexul contoarelor individuale de apă rece.
35. Primirea şi înregistrarea facturilor emise de către furnizorii de servicii/utilităţi.
36. Conducerea registrului-jurnal privind înregistrările financiar-contabile.
37. Conducerea registrului de casă, zilnic.
38. Întocmirea listelor cotelor de contribuţie lunare, în două exemplare.
39. Ştampilarea şi semnarea listelor cotelor de contribuţie lunare.
40. Evidenţierea, în listele de plată a cotelor de contribuţie, a datei de afişare/dezafişare a acestora, precum şi a programului de încasare.
41. Redactarea şi afişarea, la avizierul imobilului, a modului de repartizare a facturilor în listele de plată a cotelor de contribuţie lunare.
42. Completarea şi emiterea chitanţelor aferente plăţilor efectuate de chiriaşi, care vor conţine, în mod obligatoriu: denumirea imobilului, seria şi numărul de înregistrare, data, numele şi prenumele chiriaşului, numărul apartamentului, suma şi ce reprezintă aceasta (în cifre şi litere), semnătura casierului, ştampila.
43. Înmânarea exemplarului original al chitanţei plătitorului, celălalt exemplar rămânând la cotorul chitanţierului.
44. Înregistrarea fiecărei chitanţe în registrul de casă.
45. Completarea şi emiterea dispoziţiilor de plată; acestea trebuie să conţină datele ansamblului de locuinţe sociale.
46. Înregistrarea dispoziţiilor de plată în registrul de casă.
47. Efectuarea plăţii facturilor emise de furnizorii de servicii/utilităţi la timp, în numerar sau prin virament bancar, în urma încasărilor efectuate de către administrator.
48. Înregistrarea plăţii facturilor atât în registrul de casă, cât şi în registrul-jurnal.
49. Eliberarea unei chitanţe personalizate pentru colectarea fondului de rulment.
50. Înregistrarea documentului financiar-contabil al fondului de rulment în registrul aferent.
51. Încasarea fondului de reparaţii.
52. Înregistrarea financiar-contabilă a sumei fondului de reparaţii în registrul aferent.
53. Afişarea la avizierul imobilului a unui centralizator privind sumele colectate pentru fondul de rulment, respectiv, reparaţii, care trebuie să conţină: numărul apartamentului, numele şi prenumele chiriaşului, suma, precum şi semnătura celui care a întocmit centralizatorul.
54. Aducerea la cunoştinţa proprietarului a restanţelor acumulate la cotele de contribuţie lunare ale rău-platnicilor.
55. Redactarea electronică a tuturor materialelor interne şi externe.
56. Întocmirea raportului de activitate anual şi înaintarea lui, spre semnare, la secretarul şi primarul municipiului Cluj-Napoca.
57. Îndosarierea şi arhivarea documentelor financiar-contabile lunar, şi păstrarea acestora în cadrul imobilului.
58. Deplasarea la imobil în vederea soluționării problemelor semnalate de locatari, pentru încasarea sumelor cotelor de contribuție lunare, precum și deplasarea la casieriile furnizorilor de servicii și utilități în vederea plății facturilor emise.

13.3. Responsabilităţile administratorului:

1. Întocmirea şi deţinerea listelor de inventariere.
2. Întocmirea şi deţinerea fişelor de magazie.
3. Întocmirea şi conducerea fişelor pentru valori materiale.
4. Întocmirea şi conducerea fişelor pentru operaţiuni diverse.
5. Întocmirea şi conducerea registrului inventar.
6. Întocmirea situaţiei elementelor de activ şi pasiv.
7. Conducerea şi deţinerea registrului cu procesele-verbale ale şedinţelor adunării generale.
8. Redactarea procesului-verbal al adunării generale. Aducerea acestuia la cunoştinţa chiriaşilor, prin afişare la avizier.
9. Afişarea, la avizierul imobilului, a oricăror altor informaţii utile chiriaşilor.
10. Constituirea unui fond de rulment pentru fiecare apartament în parte, în vederea acoperirii cheltuielilor în caz de neplată.
11. Deplasarea la asamblul de locuinţe sociale ori de câte ori situaţia o impune.
12. Deschiderea unui cont bancar, în vederea depunerii sumelor încasate, precum şi a fondurilor constituite la nivelul ansamblului de locuinţe sociale.
13. Întocmirea unui centralizator cu privire la evidenţa chiriaşilor imobilului.
14. Punerea în executare a legilor şi a actelor normative în vigoare.

14. Activitatea de multiplicare și de rizografiere

14.1. Atribuții:

1. Asigurarea multiplicării la copiator, în termen util, a tuturor materialelor pentru şedinţele de consiliu şi pentru cele ale comisiilor de specialitate; a materialelor din mapele pentru cursul de specializare şi pentru şedinţele de consiliere, verificare financiar-contabilă și mediere la nivelul asociaţiilor de locatari/ proprietari.
2. Rizografierea formularelor tipizate pentru aparatul de specialitate al primarului.

15. Managementul riscurilor

15.1. Atribuții:

1. Întocmirea şi actualizarea Regitrului de riscuri al Serviciului Relaţii cu consiliul şi administraţie locală.
2. Monitorizarea şi gestionarea factorilor de risc care influenţează îndeplinirea obiectivelor şi misiunii serviciului conform Registrului de risc.

1. Organizarea desfăşurării şedinţelor de consiliu local, conform legislaţiei în vigoare.
2. Evidenţa şi rezolvarea în timp util a problemelor persoanelor fizice şi juridice care se adresează serviciului.
3. Păstrarea în condiţii optime a dispoziţiilor primarului şi a documentelor consiliului local.
4. Realizarea accesului rapid la informaţiile legate de activitatea consiliului local.
5. Buna organizare şi funcţionare a asociaţiilor de locatari/proprietari.
6. Eficientizarea relaţiei instituţiei cu asociaţiile de locatari/proprietari.

• organizează şi supraveghează desfăşurarea tuturor activităţilor, urmăreşte întocmirea şi redactarea corectă şi în termen legal a actelor şi le supune atenţiei secretarului şi primarului municipiului Cluj-Napoca.

1. Relaţii interne:

Colaborează cu toate compartimentele din cadrul aparatului de specialitate al primarului şi cu serviciile publice înfiinţate în subordinea Consiliului local al municipiului ClujNapoca.

1.1. Primeşte toate materialele promovate de către executivul primăriei în vederea organizării şi desfăşurării şedinţelor Consiliului local al municipiului Cluj-Napoca: proiectul de hotărâre avizat de către secretarul municipiului, referatul de specialitate aprobat de către primar şi vizat de către Direcția Juridică, materialele adiţionale la proiect şi referat; situaţii privind modul de îndeplinire a hotărârilor cu care aceste compartimente au fost încredinţate pentru îndeplinire; informări, referate, rapoarte, note interne pentru mapa preşedintelui de şedinţă, în vederea prezentării, analizării, şi aprobării acestora în plenul şedinţelor de consiliu; informări, referate, rapoarte, note interne vizând activitatea curentă între aceste compartimente şi serviciul nostru.

1.2. Transmite mapele cu toate materialele de şedinţă, conform ordinii de zi; comunicatul de presă la Biroul Mass-media, cu ordinea de zi şi datele tehnice privind desfăşurarea şedinţelor consiliului local, precum şi rapoartele de activitate, declaraţiile de avere şi de interese, alte date ale consilierilor locali; informări, referate, rapoarte, note interne vizând activitatea curentă; toate hotărârile adoptate în şedinţele consiliului local.

2. Relaţii externe: Colaborează cu Institiţia Prefectului judeţului Cluj, cu Consiliul Judeţean Cluj, cu regiile autonome de interes local (R.A.T., R.A.D.P.), Compania de Transport Public Cluj-Napoca S.A., cu toate persoanele fizice, autorităţi şi instituţii publice din administraţia locală şi centrală, cu persoane juridice de drept privat cu sau fără scop patrimonial.

2.1. Cu Institiţia Prefectului judeţului Cluj.

2.1.1. Primeşte adrese pe care serviciul le înaintează consiliului local, prin mapa preşedintelui de şedinţă sau consilierilor locali direct, în cazul în care acestea sunt nominale.
2.1.2. Comunică, în termenul stabilit de lege, dispoziţiile primarului municipiului Cluj-Napoca, hotărârile Consiliului local al municipiului Cluj-Napoca; declaraţiile de avere şi de interese, rapoartele de activitate ale consilierilor, alte date ale consilierilor locali; toate situaţiile solicitate de către Instituţia Prefectului Judeţului Cluj.

2.2. Cu Consiliul Judeţean Cluj.

2.2.1. Primeşte adrese pe care serviciul le înaintează consiliului local, prin mapa preşedintelui de şedinţă sau consilierilor locali direct, în cazul în care acestea sunt nominale.
2.2.2. Transmite ordinea de zi a tuturor şedinţelor organizate de către Consiliul local al municipiului Cluj-Napoca; toate situaţiile solicitate de către Consiliul Judeţean Cluj.

2.3. Cu regiile autonome de subordonare locală (R.A.T., R.A.D.P.), Compania de Transport Public Cluj-Napoca S.A..

2.3.1. Primeşte adrese pe care serviciul le înaintează consiliului local, prin mapa preşedintelui de şedinţă sau consilierilor locali direct, în cazul în care acestea sunt nominale; modul de îndeplinire a hotărârilor cu a căror îndeplinire acestea au fost încredinţate.
2.3.2. Transmite toate situaţiile solicitate de către acestea; toate hotărârile adoptate de către Consiliul local al municipiul Cluj-Napoca cu a căror îndeplinire acestea au fost încredinţate; adrese privind modul de îndeplinire a hotărârilor cu care acestea au fost încredinţate; cópii ale unor hotărâri, la solicitarea acestora.

2.4. Cu toate persoanele fizice sau juridice interesate de promovarea unor proiecte de hotărâre sau de adoptarea unor hotărâri de către consiliului local.

2.4.1. Primeşte solicitări privind transmiterea de cópii ale unor hotărâri, de promovare a unor proiecte de hotărâre cu caracter normativ; adrese, sesizări, propuneri, reclamaţii etc., pe care serviciul, mai apoi, le transferă mapei preşedintelui de şedinţă sau consilierilor locali personal, în cazul în care acestea sunt nominale; invitaţii, corespondenţă etc.
2.4.2. Transmite răspunsurile, în termenul stabilit de lege, la toate solicitările; cópii ale unor hotărâri adoptate de către Consiliului local al municipiului Cluj-Napoca, alte materiale în vederea soluţionării unor dosare, aşa cum este cazul judecătoriilor, tribunalelor etc.