Consilier, clasa a I-a, grad profesional superior

Primăria municipiului Cluj-Napoca (str. Moţilor nr. 3, tel./fax: 0264-430240, site: www.primariaclujnapoca.ro) organizează concurs, în data de 19.02.2019, pentru ocuparea, pe perioadă nedeterminată, a funcţiei publice de execuţie de consilier, clasa a I-a, grad profesional superior (1 post) vacantă la Serviciul Relații cu consiliul și administrație locală.

• selecţia dosarelor de înscriere
• probă scrisă
• interviu

Data, ora şi locul și locația desfășurării probei scrise: 19. 02. 2019, ora 10, la sediul Primăriei municipiului Cluj- Napoca – Sala de sticlă, str. Moților nr. 3;
Perioada de depunere a dosarelor: 18. 01.2019 – 06.02.2018.

Condiţii generale menţionate la art. 54 din Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcţionarilor publici, republicată
Condiţii specifice prevăzute în fişa postului aferente funcţiei publice:
Studii universitare de licenţă absolvite cu diplomă, respectiv studii superioare de lungă durată, absolvite cu diplomă de licenţă sau echivalentă:
Vechime în specialitatea studiilor necesare exercitării funcţiei publice: minim 7 ani;
Cunoştinţe de operare pe calculator – nivel mediu – dovedite cu documente emise în condițiile legii, care să ateste deținerea competențelor specifice, potrivit standardului solicitat.

1. Constituția României, republicată;
2. Legea administraţiei publice locale nr. 215/2001, republicată, cu modificările şi completările ulterioare – (Regimul general al autonomiei locale; Consiliile locale; Secretarii unităților administrativ-teritoriale; Primarul și viceprimarul);
3. Legea nr. 188/1999, privind Statutul funcţionarilor publici, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
4. Legea nr. 7/2004, privind Codul de conduită a funcţionarilor publici, republicată;
5. Legea nr. 196/2018 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea asociaţiilor de proprietari şi administrarea condominiilor, (Definiții: Raportul dintre autoritățile administrației publice și asociațiile de proprietari; Procedura de înființare și înregistrare a asociațiilor de proprietari; Modul de utilizare a proprietății individuale și a părților comune; Organizarea și funcționarea asociațiilor de proprietari).

Dosarul de concurs se primește la sediul Primăriei municipiului Cluj – Napoca, str. Moților nr.3, etajul 2, camera 99.

a) formularul de înscriere (se obţine de la secretariatul comisiei de concurs în format letric și în format editabil prin accesarea paginii de internet a instituției (www.primariaclujnapoca.ro);
b) curriculum vitae, modelul comun european care se va completa conform instrucțiunilor din H.G. nr.1021/2004 și poate fi accesat pe site-ul www.primariaclujnapoca.ro, (sectiunea Informații publice – Concursuri ocupare posturi vacante);
c) copia actului de identitate; (se poate transmite și electronic pe adresa de e-mail: resurseumane@primariaclujnapoca.ro)
d) copii ale diplomelor de studii, certificatelor şi altor documente care atestă efectuarea unor specializări şi perfecţionări și certificate sau alte documente, emise în condițiile legii, care atestă nivelul de competenţe digitale;
e) copia carnetului de muncă şi după caz, a adeverinţei*** eliberate de angajator pentru perioada lucrată, care să ateste vechimea în muncă şi, după caz, în specialitatea studiilor necesare ocupării funcţiei publice; (extras Revisal eliberat de angajator sau de I.T.M.)
f) copia adeverinţei care atestă starea de sănătate corespunzătoare, eliberată cu cel mult 6 luni anterior derulării concursului de către medicul de familie al candidatului**;
g) cazierul judiciar*;
h) declaraţia pe propria răspundere sau adeverinţa care să ateste calitatea sau lipsa calităţii de lucrător al Securităţii sau colaborator al acesteia.
*Cazierul judiciar poate fi înlocuit cu o declaraţie pe propria răspundere. În acest caz, candidatul declarat admis la selecţia dosarelor şi care nu a solicitat expres la înscrierea la concurs preluarea informaţiilor direct de la autoritatea sau instituţia publică competentă are obligaţia de a completa dosarul de concurs cu originalul documentului pe tot parcursul desfăşurării concursului, dar nu mai târziu de data şi ora organizării interviului, sub sancţiunea neemiterii actului administrativ de numire.
**Adeverinţa care atestă starea de sănătate conţine, în clar, numărul, data, numele emitentului şi calitatea acestuia, în formatul standard stabilit de Ministerul Sănătăţii Publice.
***(1^2) Adeverinţele care au un alt format decât cel prevăzut în H.G. 611/2008 trebuie să cuprindă elemente similare celor prevăzute în anexa nr. 2D şi din care să rezulte cel puţin următoarele informaţii: funcţia/funcţiile ocupată/ocupate, nivelul studiilor solicitate pentru ocuparea acesteia/acestora, temeiul legal al desfăşurării activităţii, vechimea în muncă acumulată, precum şi vechimea în specialitatea studiilor.
Depunerea documentelor se face într-un dosar plic, iar copiile de pe actele prevăzute mai sus se prezintă în copii legalizate sau însoţite de documentele originale, care se certifică pentru conformitatea cu originalul de către secretarul comisiei de concurs.

Data până la care se pot depune dosarele de înscriere: în termen de maximum 20 zile de la data publicării anunţului în Monitorul Oficial al României, Partea a III-a.
Dosarul de concurs verificat de secretarul comisiei se depune la registratura Primăriei municipiului Cluj – Napoca – str. Moților nr. 7.

1. Atribuţii în conformitate cu Procedura Operaţională 6/II. Desfăşurarea activităţilor curente ale Serviciului Relaţii cu consiliul şi administraţie locală. Activităţi specifice relaţiei cu asociaţiile de locatari/proprietari

6.2. Activităţi specifice relaţiei cu asociaţiile de proprietari
6.2.1. Urmărirea punctualităţii şi a prezenţei la programul de lucru; semnarea condicii de prezenţă de către fiecare salariat al serviciului în faţa şefului de serviciu; predarea concediilor de boală mai întâi şefului de serviciu pentru avizarea lor; înaintarea către şeful de serviciu a tuturor biletelor de voie ori a cererilor de învoire, pentru aprobare.
6.2.2. Urmărirea disciplinei muncii.
6.2.3. Punerea în aplicare a legilor şi actelor normative în vigoare.
6.2.4. Funcţionarea în bune condiţiuni a serviciului prin asigurarea mijloacelor tehnice, a materialelor de birotică în vederea eficientizării activităţii acestuia.
6.2.5. Ducerea la îndeplinire a hotărârilor consiliului local şi a dispoziţiilor primarului, cu care este încredințat Serviciul Relații cu consiliul și administrație locală.
6.2.6. Elaborarea proiectelor politicilor şi strategiilor, a programelor, a studiilor, a analizelor şi statisticilor necesare realizării şi implementării politicilor publice.
6.2.7. Informare săptămânală a salariaţilor serviciului despre actele normative care vizează activităţile pe care le desfăşoară aceştia în cadrul serviciului.
6.2.8. Comunicarea către autorităţile publice şi către persoanele interesate a actelor Consiliului local şi ale primarului municipiului Cluj-Napoca.
6.2.9. Întocmirea raportului de activitate anual şi înaintarea lui, spre semnare, la secretarul şi primarul municipiului Cluj-Napoca.
6.2.10. Întocmirea lunară a obiectivelor programate și realizate la nivelul serviciului.
6.2.11. Întocmirea lunară a raportului de activitate a serviciului.
6.2.12. Întocmirea situaţiei cu orele suplimentare.
6.2.13. Programarea concediului de odihnă pentru salariaţii serviciului.
6.2.14. Transmiterea programării concediilor de odihnă la Serviciul Resurse umane.
6.2.15. Primirea corespondenţei serviciului.
6.2.16. Redactarea şi expedierea răspunsurilor, în urma primirii corespondenţei serviciului.
6.2.17. Îndosarierea şi numerotarea documentelor serviciului.
6.2.18. Inventarierea documentelor arhivate ale serviciului.
6.2.19. Predarea către Serviciul Autoritate tutelară, arhivă, a documentelor inventariate.
6.2.20. Preluarea tuturor apelurilor telefonice, în mod operativ şi efectuarea convorbirilor, cu profesionalism şi eficiență.
6.2.21. Colaborarea eficientă cu toate compartimentele de muncă din cadrul instituţiei.
6.2.22. Ridicarea corespondenţei repartizate serviciului, prin C.I.C.
6.2.23. Repartizarea corespondenţei de către şeful de serviciu, pe inspectori, şi apostilarea ei de către acesta.
6.2.24. În paralel cu repartizarea de facto a corespondenţei, este îndeplinită şi procedura de repartizare electronică a acesteia, prin programul INFOCET.
6.2.25. Primirea actelor interne şi a celor externe, înregistrate la C.I.C. şi repartizate serviciului, pe inspectori.
6.2.26. Analizarea corespondenţei primite de către fiecare salariat al serviciului.
6.2.27. Redactarea electronică a tuturor materialelor interne şi externe (răspunsuri la petiţii, note interne, proiecte de hotărâre, referate, dispoziţii, informări, lista privind necesarul lunar de materiale consumabile, pontajele lunare, borderoul de expediere a corespondenţei, diferite procese-verbale, certificate de atestare, minutele ședințelor de consiliere, verificare financiar-contabilă și mediere, liste cu participanţii la i la examenele de atestare, tipizate, comunicate etc.).
6.2.28. Primirea zilnică a publicului pe tot parcursul programului de lucru.
6.2.29. Furnizarea informaţiilor de interes public, la solicitarea cetăţenilor, punerea la dispoziţia lor a materialelor solicitate, în cópie xerox, în mod gratuit; preluarea problemelor semnalate de către aceştia şi rezolvarea lor operativă; îndrumarea cetăţenilor către compartimentele/instituţiile de specialitate în vederea rezolvării operative şi eficiente a problemelor lor, atunci când rezolvarea acestora nu intră în competenţele serviciului nostru sau când rezolvarea necesită colaborarea serviciului nostru cu acestea.
6.2.30. Transmiterea informațiilor utile proprietarilor prin comunicate postate pe site-ul instituției, prin intermediul publicației Jurnalul municipal al Primăriei municipiului Cluj-Napoca, cât și prin mijloacele mass-media locale.
6.2.31. Respectarea cu stricteţe a termenelor impuse de lege pentru întocmirea răspunsurilor la petiţii.
6.2.32. Respectarea întocmai a programării/reprogramării şedinţelor de verificare a activităţii financiar-contabile a asociaţiilor de proprietari şi luarea tuturor măsurilor necesare desfăşurării lor în condiţii optime.
6.2.33. Participarea la audienţele organizate de către secretarul, viceprimarii şi primarul municipiului Cluj-Napoca.
6.2.34. Îndeplinirea procedurii de expediere a corespondenţei serviciului (pregătirea plicurilor pentru corespondenţă, întocmirea borderoului şi predarea lor la C.I.C., în vederea expedierii).
6.2.35. Operarea electronică a circuitului intern al documentelor.
6.2.36. Preocuparea permanentă pentru actualizarea la zi a bazei de date privind asociaţiile de proprietari din municipiul Cluj-Napoca: introducerea electronică a datelor culese de către inspectorii serviciului prin intermediul formularelor tipizate; îndosarierea şi arhivarea formularelor tipizate.
6.2.37. Verificarea situaţiei soldurilor elementelor de activ şi pasiv din punct de vedere al întocmirii lor, precum şi verificarea respectării termenului de depunere impus de lege.
6.2.38. Evidenţierea periodică a situaţiei soldurilor elementelor de activ şi pasiv în registre special concepute pentru această activitate.
6.2.39. Îndosarierea şi arhivarea formularelor cu situaţia soldurilor elementelor de activ şi pasiv.
6.2.40. Consultarea portalului MyCluj, zilnic, de fiecare salariat în parte, în vederea identificării problemelor ridicate de cetățenii municipiului, în ceea ce vizează Serviciul Relații cu consiliul și administrație locală.
6.2.41. Întocmirea listelor cotelor de contribuție lunare pentru imobilul aflat în proprietatea Municipiului Cluj-Napoca.
6.2.42. Încasarea sumelor repartizate în listele de plată, conform programului stabilit la data afișării acestora, la biroul administrației din cadrul imobilului.
6.2.43. Preluarea, înregistrarea și soluționarea contestațiilor chiriașilor privind repartizarea sumelor în listele cotelor de contribuție lunare.
6.2.44. Emiterea somațiilor pentru rău-platnici (chiriașii imobilului aflat în proprietatea Municipiului Cluj-Napoca, situat pe str. Iuliu Coroianu nr. 5).
6.2.45. Întocmirea fişei individuale de instructaj P.S.I. şi de protecţia muncii şi efectuarea instructajului periodic.
2. Atribuţii în conformitate cu Procedura Operaţională 7. Relaţia cu publicul

DESCRIEREA PROCEDURII
6.1. În cadrul compartimentului de relaţii cu asociaţiile de proprietari din cadrul Serviciului Relaţii cu consiliul şi administraţie locală, relaţia cu publicul se desfăşoară pe tot parcursul zilei de lucru.
6.2. Primirea cetăţenilor în vederea furnizării informaţiilor solicitate de către aceştia, îndrumarea lor în conformitate cu prevederile legale, în scopul rezolvării cât mai operative şi eficiente a problemelor acestora.
6.3. Preluarea tuturor solicitărilor telefonice din partea cetăţenilor şi a reprezentanţilor legali ai asociaţiilor de prorietari, stabilirea unor întâlniri cu aceştia, la solicitarea lor, pentru rezolvarea problemelor ce-i preocupă ori consilierea lor directă, la telefon, atunci când situaţia o pemite.
6.4. Invitarea petentului la întâlnirea de verificare a asociaţiei de proprietari, cu reprezentaţii legali ai acesteia, verificare demarată la solicitarea petentului.
6.5. Desfăşurarea şedinţelor de verificare a asociaţiilor de proprietari în prezenţa petenţilor care au solicitat/semnalat necesitatea efectuării verificării.
6.6. Informarea cetăţenilor prin comunicate postate pe site-ul instituţiei, prin intermediul publicaţiei „Jurnalul municipal” a Primăriei municipiului Cluj-Napoca, cât şi prin mijloacele mass-media locale; afişarea la avizierul serviciului a comunicărilor şi citaţiilor, precum şi alte materiale informative de interes public.
6.7. Soluţionarea petiţiilor în conformitate cu prevederile legale în vigoare şi la termenele stabilite de lege.
6.8. Formarea bazei de date şi actualizarea ei permanentă, cu asociaţiile de proprietari, în vederea facilitării şi eficientizării comunicării cu acestea.
6.9. Verificarea financiar-contabilă, din oficiu sau la cerere, a asociaţiilor de proprietari, stabilirea unor recomandări în vederea implementării lor, pentru remedierea situaţiilor de criză.
6.10. Îndrumarea activităţii conducerii asociaţiilor de proprietari prin punerea la dispoziţie a noutăţilor legislative, cât şi consilierea lor privind înţelegerea corectă a dispoziţiunilor acestora.
6.11. Organizarea şi desfăşurarea în bune condiţii a întâlnirilor periodice a reprezentanţilor autorităţii publice locale cu cetăţenii şi reprezentanţii legali ai asociaţiilor de proprietari, pe cartiere.
6.12. Comunicarea telefonică sau în scris a datei, orei şi locului de desfăşurare a festivităţii de înmânare a diplomelor privind certificatul de atestare a calităţii de administrator de condominii.
6.13. Participarea la audienţele primarului, viceprimarilor şi secretarului municipiului Cluj-Napoca, atunci când sunt înscrişi cetăţeni ori reprezentaţi legali ai asociaţiilor de locatari/proprietari cu probleme specifice asociaţiilor, care intră în sfera de competenţă a serviciului.
6.14. Colaborarea cu alte compartimente din cadrul aparatului de specialitate al primarului sau cu alte instituţii clujene, în vederea îndrumării cetăţenilor care ni se adresează, pentru rezolvarea eficientă a solicitărilor cetăţenilor care ne vizitează.
6.15. Sprijinirea şi îndrumarea proprietarilor în vederea constituirii lor în asociaţii proprietari acolo unde ele nu sunt constituite, în conformitate cu prevederile legale în vigoare.
3. Atribuţii în conformitate cu Procedura Operaţională 8. Atestarea administratorilor
6. DESCRIEREA PROCEDURII
6.1. Verificarea în baza de date, la nivelul serviciului, a situaţiei administratorilor în funcţie, din punct de vedere al situaţiei legale în care îşi desfăşoară activitatea.
6.2. Atenţionarea administratorilor care deţin certificate de atestare cu termenul de valabilitate expirat sau care nu au fost atestaţi niciodată, prin adrese individuale şi prin comunicate generale, cu privire la aceasta, precum şi la necesitatea reatestării lor, în condiţiile impuse de lege, cu respectarea îndeplinirii criteriilor legale.
6.3. Furnizarea permanentă a informaţiilor privind condiţiile de obținere a certificatului de atestare.
6.4. Primirea dosarelor de înscriere la examen în vederea atestării solicitanţilor în funcția de administratori de condominii.
6.5. Verificarea și avizarea dosarului de înscriere în vederea înregistrării lui la C.I.C.
6.6. Îndrumarea persoanei în vederea depuneri dosarului privind susținerea examenului de atestate a calității de administrator de condominii.
6.7. Comunicarea, prin adrese, către cei înscrişi a acceptării/respingerii dosarului.
6.8. Programarea examenelor de atestare în vederea obţinerii certificatului.
6.9. Comunicarea telefonică sau scrisă privind data, ora şi locul de desfăşurare a examenului, precum și alte precizări legate de acesta.
6.10. Întocmirea listei cu participanţii înscrişi pentru examen.
6.11. Organizarea examenului în vederea atestării în calitate de administrator de condominii.
6.12. Elaborarea chestionarelor şi a testelor grilă: numerotarea, ștampilarea şi multiplicarea lor.
6.13. Efectuarea prezenţei participanților în sală, la începutul examenului de atestare.
6.14. Înmânarea Declaraţiei de atestare fiecărui participant în parte, în vederea completării și semnării acesteia. După completare, se restituie organizatorilor. Declaraţia cuprinde şi condiţiile reexaminării.
6.15. Corectarea lucrărilor se face pe loc, în baza grilei de răspunsuri şi stabilirea punctajului, iar eventualele contestaţii sunt soluţionate pe loc, în prezenţa contestatarului; candidaţii care au obţinut punctajul minim de 70 de puncte sunt declaraţi admişi; ceilalţi sunt declaraţi respinşi, cu posibilitatea reînscrierii lor la următoarea sesiune de examinare.
6.16. Prelucrarea datelor referitoare la rezultatele examenului şi întocmirea unui proces-verbal, la acesta este anexat un tabel nominal cuprinzând numele şi prenumele candidatului, punctajul obţinut şi rezoluţia finală a comisiei.
6.17. Întocmirea referatului privind propunerea de validare a rezultatelor la examenul de atestare, vizat de Serviciul Juridic, legislație, contracte din cadul Direcției Juridice şi aprobat de primar.
6.18. Înscrierea în vederea reexaminării se face în baza unei cereri scrise, înregistrate la C.I.C., dosarul anterior înregistrat rămânând valabil, schimbându-se doar acele documente ale căror valabilitate a expirat între timp, respectiv cazierul financiar, care are o perioadă de valșabilitate de 30 de zile; în perioada de valabilitate a certificatului de cazier judiciar, care este de şase luni, titularul acestuia va depune o declaraţie pe proprie răspundere din care să reiasă faptul că nu a săvârşit nicio faptă de natură penală în această perioadă.
6.19. Emiterea dispoziţiilor primarului cu caracter individual privind validarea rezultatului obţinut la examenul de atestare şi acordarea certificatului de atestare a calităţii de administrator; semnarea, ştampilarea şi înregistrarea lor.
6.20. Elaborarea certificatelor de atestare a calităţii de administrator de condominiu, cu număr, serie şi datele de identificare ale titularului.
6.21. Eliberarea acestora, pe bază de semnătură, sau/și în cadru festiv, de către primarul municipiului Cluj-Napoca sau de către înlocuitorul acestuia sau de către serviciu, celor care au absentat la festivitate; aceste diplome dau posibilitatea titularului lor de a exercita această profesie pe o durată de patru ani de la data eliberării.
6.22. Retragerea atestatelor se face la propunerea motivată a Serviciului Relaţii cu consiliul şi administraţie locală, cu aprobarea primarului municipiului Cluj-Napoca; retragerea poate fi făcută şi la solicitarea expresă a organelor de cercetare şi urmărire penală, precum și ca urmare a unei hotărâri judecătorești definitive.
6.23. Retragerea certificatului de atestare are loc în următoarele condiţii: încălcarea repetată a prevederilor legale, refuzul administratorilor de a se prezenta, la solicitarea autorității publice, în vederea consilierii și verificării financiar-contabile a activității acestuia, precum şi nemaiîndeplinirea condiţiilor impuse de lege.
6.24. În vederea retragerii atestatului, serviciul întocmeşte un referat privind propunerea de retragere a certificatului de atestare a calităţii de administrator de imobile, semnat de către inspectorul de caz, de şeful serviciului şi secretarul municipiului Cluj-Napoca, purtând viza de legalitate a Serviciului Juridic, legislație, contracte din cadrul Direcției juridice şi aprobat de către primar sau de înlocuitorul acestuia.
6.24. Redactarea şi emiterea dispoziţiei privind retragerea certificatului de atestare a calităţii de administrator de condominiu, avizată de către secretarul municipiului Cluj-Napoca şi semnată de către primar.
6.25. Ştampilarea şi înregistrarea dispoziţiei în patru exemplare originale.
6.26. Comunicarea persoanei vizate a unui exemplar din dispoziţie, însoţit de către o adresă prin care i se solicită depunerea certificatului la sediul serviciului, în termen de maxim cinci zile.
6.27. În cazul în care se constată rneridicarea plicului cu dispoziția de retragere, din diferite motive, aceasta va fi afișată la adresa de domiciliu pe ușa apartamentului titularului, în prezența unui martor și a reprezentanților Direcției Generale Poliția locală, în urma căreia se va întocmi un proces-verbal de afișare și se va fotografia momentul afișării. Fotografia va fi apoi atașată procesului-verbal și, concomitent, o cópie a dispoziției va fi afișată la sediul Primăriei municipiului Cluj-Napoca, la avizierul Serviciului Relații cu consiliul și administrație locală.
6.28. Redactarea unei note interne căre Direcția Generală Poliția locală, din cadrul instituției noastre, în vederea acordării sprijinului necesar retragerii atestatului.
6.29. Notificarea telefonică/în scris a asociațiilor de proprietari cu privire la faptul că administratorului în cauză i-a fost retras atestatul. Totodată, va fi transmis un comunicat către Serviciul Mass-media, privind retragerea atestatului administratorului în cauză, în vederea afișării pe siteul instituției.
6.30. Transmiterea unei cópii a dispoziției de retragere a certificatului de atestare a calității de administrator de imobile, președintelui asociației de proprietari.
6.31. În termen de 30 de zile de la comunicarea dispoziției de retragere a certificatului de atestare a calității de administrator de condominiu, fostul administrator va da o declarație pe proprie răspundere că și-a încetat activitatea la asociația/asociațiile de proprietari pe care le-a administrat.
6.32. Persoana căreia i-a fost retras atestatul, se poate înscrie, după o perioadă de minimum trei luni de la comunicarea retragerii, pentru o nouă atestare, în condiţiile legii, dacă retragerea atestatului nu s-a produs din motivul săvârşirii unor fapte de natură penală pentru care a primit amendă penală sau a fost condamnat definitiv sau cu suspendare a executării pedepsei.

4. Atribuţii în conformitate cu Procedura Operaţională 9. Consilierea, verificarea finaciar-contabilă și medierea asociațiilor de locatari/proprietari
6. DESCRIEREA PROCEDURII
6.1. Ridicarea corespondenţei de la C.I.C. pe baza semnăturii inspectorului din cadrul serviciului.
6.2. Apostilarea adreselor de către șeful serviciului, pe fiecare inspector în parte, operarea acestora în aplicația Infocet.
6.3. Repartizarea adreselor inspectorilor serviciului, în vederea formulării răspunsurilor şi a verificării sesizărilor/reclamaţiilor lor, precum și a programării ședinței de verificare. Verificarea în baza de date cu asociațiile de proprietari a reprezentanților asociației pentru programarea ședinței.
6.4. Programarea şedinţei de verificare la un termen cât mai operativ, de la data primirii petiţiei. Evidențierea, în registrul de programări a ședințelor, data și ora la care va avea loc ședința, precum și a reprezentanților asociației de proprietari.
6.5. Înregistrarea adreselor reprezentanților asociației de proprietari în aplicația Infocet.
6.6. Redactarea şi expedierea răspunsului cu confirmarea de primire a petiţiei, petiţionarului, informându-l, totodată, şi asupra programării şedinţei de verificare, dacă se impune (data, ora, locul), precum şi invitaţia de a participa la şedinţa de consiliere, verificare financiar-contabilă și mediere.
6.7. Redactarea şi expedierea adreselor-invitaţii cu programarea şedinţei de verificare, reprezentanţilor asociaţiei de proprietari respective, precizând şi documentele/actele pe care aceştia trebuie să le prezinte pentru buna desfăşurare a şedinţei de verificare financiar-contabilă.
6.8. Desfăşurarea şedinţei de verificare la data, ora şi locul stabilite şi comunicate invitaţilor în scris, prin adrese distincte, ori telefonic.
6.9. Prezentarea la şedinţa de verificare financiar-contabilă şi participarea efectivă la aceasta a reprezentantului/reprezentanţilor asociaţiei verificate este obligatorie.
6.10. Atât petentul, cât și reprezentanții asociației de proprietari pot solicita, fiecare în parte, o singură dată, reprogramarea ședinței de consiliere, verificare financiar-contabilă și mediere.
6.11. În cazul în care petentul sau reprezentanții asociației de proprietari solicită, în scris, reprogramarea ședinței de verificare, având motive bine întemeiate, ceilalți vor fi înștiințați, în scris sau telefonic, despre reprogramarea ședinței.
6.12. Reprezentanții asociației de proprietari pot fi asistaţi şi reprezentaţi de un avocat. Avocatul este obligat să prezinte împuternicirea avocaţională şi, pe timpul desfăşurării şedinţei de verificare, să respecte limitele mandatului său de asistare şi reprezentare a clientului său.
6.13. În cazul în care petentul sau reprezentantul/reprezentanţii asociaţiei de proprietari lipsesc nemotivat, şedinţa de verificare va fi reprogramată pentru o dată viitoare. Petentului îi va fi comunicată în scris sau telefonic reprogramarea, iar pentru invitarea reprezentanților asociației de proprietari se va solicita sprijinul Direcției Generale Poliția locală, printr-o notă internă.
6.14. În cazul în care, una dintre părți invitată la ședința de verificare lipsește nemotivat, se va menționa acest aspect în minuta ședinței de verificare, întocmită în prezența lor, precizând și data stabilită pentru reprogramarea acesteia.
6.15. În cazul refuzului de a se prezenta şi de a participa efectiv la şedinţa de verificare, reprezentantul/reprezentanţii asociaţiei vor fi sancţionaţi contravenţional şi/sau cu propunerea de retragere a certificatului de atestare a calităţii de administrator de condominiu, numai în cazul administratorului.
6.16. În cazul în care absenţa reprezentanților asociației de proprietari se repetă, va fi dispusă aplicarea unor măsuri coercitive, prin transmiterea unei note interne la Serviciul Inspecţie comercială din cadrul Direcţiei Generale Poliţia locală, în cazul reprezentatului/reprezentanţilor asociaţiei de proprietari.
6.17. Şedinţa de verificare nu mai are loc, în cazul în care, deşi prezenţi toţi invitaţii, petentul renunţă la a-şi mai susţine sesizările din petiţia care a făcut obiectul demarării şedinţei de verificare.
6.18. În cazul în care petentul, invitat în scris sau telefonic, nu se prezintă la şedinţa de verificare reprogramată, aceasta va avea loc în prezenţa reprezentantului/reprezentanţilor asociaţiei, urmând ca petentului să i se comunice în scris un exemplar din minuta ședinței, însoțită de o adresă scrisă.
6.19. În cazul în care petentul, care a refuzat să participe la ședința de verificare pe care a provocat-o, contestă minuta ședinței transmisă prin poştă, considerând, prin aceasta, că verificarea nu a fost concludentă, reprezentanţii serviciului nu mai convoacă o altă şedinţă de verificare, iar contestaţia sa va fi calificată ca fiind nulă de drept.
În cazul în care reprezentantul/reprezentanţii asociaţiei părăsesc sala în timpul desfăşurării şedinţei de verificare financiar-contabilă, nemotivat, aceasta se consemnează în minuta ședinței şi, ulterior, va fi transmisă o notă internă Direcţiei Generale Poliţia locală – Serviciul Inspecție comercială, cu propunere de sancţionare.
6.20. În cazul în care unul dintreunul dintre reprezentanții asociației părărsesc motivat sala de verificare, ședința de verificare va fi reprogramată pentru o altă dată și oră, cu acordul celor prezenți, lucru ce va fi stipulat în minută, iar cei prezenți vor lua la cunoștință prin semnarea acesteia.
6.21. În cazul în care petentul părăsește sala în timpul desfășurării ședinței de consiliere, verificare financiar-contabilă și mediere, aceasta se consemnează în minută, iar ședința se va desfășura în lipsa petentului, urmând ca un exemplar al minutei să îi fie expediat prin poștă, însoțită de o adresă scrisă, iar contestațiile ulterioare nu se mai admit.
6.22. În cazul în care petentul, precum și reprezentantul/reprezentanţii asociaţiei refuză semnarea minutei ședinței, acest aspect se va consemna în minută, acesta/aceştia nemaiprimind exemplarul rezervat lor, iar respectiva minută îşi va urma cursul, în cazul reprezentanților asociației.
6.23. În cazul în care petentul solicită printr-o adresă scrisă că renunță la solicitările inițiale, ședința de verificare nu mai are obiect, reprezentanții asociației de proprietari vor fi înștiințați telefonic cu privire la acest aspect.
6.24. În cazul în care reprezentanții asociației de locatari/proprietari se prezintă la ședința de consiliere, verificare finaciar-contabilă și mediere, programată/reprogramată fără a prezenta inspectorului de caz documentele solicitate prin adrese scrise/telefonic, inspectorul de caz va proceda la suspendarea ședinței de verificare, fie pentru o altă oră din acea zi, fie va reprograma ședința pentru o dată ulterioară, cu acordul celor prezenți făcând această mențiune în minută.
6.25. În cazul în care reprezentanții asociației vor solicita în scris, prelungirea termenului de implementare a recomandărilor în urma verificării, inspectorul de caz va lua act de această solicitare, prelungind termenul la 15 zile calendaristice.
6.26. În cazul în care persoanele invitate sunt prezente, şedinţa de verificare se va desfăşura după următoarea procedură, la ea participând inspectorul de caz însoţit, întotdeauna, de un alt inspector care va redacta minuta şi care se va constitui în martor la procedură:
– înmânarea declarației de consimțământ în vederea completării acesteia de către fiecare participant la ședință;
– identificarea persoanelor prezente;
– verificarea atestatului administratorului;
– citirea petiției în fața persoanelor prezente;
– verificarea documentelor solicitate preşedintelui, după caz; explicaţiile acestuia asupra aspectelor verificate;
– verificarea documentelor solicitate administratorului, după caz; explicaţiile acestuia asupra aspectelor verificate;
– verificarea documentelor solicitate cenzorului sau preşedintelui comisiei de cenzori, acolo unde este cazul;
– verificarea și analizarea punctuală a speţelor sesizate de petent;
– efectuarea de cópii xerox după documentele prezentate şi care stau la baza verificării, menționarea acestora la finalul minutei;
– consultarea petentului asupra problemelor sale propuse pentru verificare şi dacă acesta mai doreşte, pe lângă cele sesizate, să se verifice şi alte aspecte, în condiţiile în care din documentele solicitate este posibil acest lucru;
– constatarea în urma verificării;
– dispunerea implementării la un termen a recomandărilor formulate de către inspectorul de caz, în vederea remedierii deficienţelor constatate de către inspectorul de caz;
– obligativitatea reprezentanţilor asociaţiei de a prezenta dovada implementării recomandărilor la termenul stabilit, printr-o informare scrisă, înregistrată la C.I.C. şi însoţită de cópii ale documente justificative;
– propunerea unor măsuri coercitive împotriva reprezentanţilor asociaţiei de proprietari prin transmiterea unei note interne Direcției Generale Poliția locală din cadrul institutiei – Serviciului Inspecție Comercială, în termen de trei zile, în cazul constatării unor abateri de la prevederile legale în vigoare, inclusiv pentru neprezentarea în termenul stabilit în minuta ședinței, a informării scrise privind implementarea recomandărilor, cu actele justificative aferente;
– minuta ședinței va fi semnată de către toţi participanţii la şedinţa de verificare, din care fiecare semnatar va primi câte un exemplar;
– după semnarea minutei şi înmânarea ei, pe baza semnăturii de primire, nu se mai admit contestaţii la aceasta;
– în cazul în care, după semnarea minutei ședinței, petentul revine cu o altă adresă, semnalând aceleași aspecte, petiția nu va mai fi luată în considerare, aceasta fiind clasată;
– pentru aplicarea măsurilor coercitive, ulterior ședinţei de consiliere, verificare financiar-contabilă și mediere, inspectorul de caz va redacta și va transmite, în termen de trei zile de la întocmirea minutei, o notă internă, la care va fi anexată o cópie a acesteia, și care va fi transmisă Direcţiei Generale Poliţia locală din cadrul instituţiei – Serviciului Inspectie Comercială, cea care se încredinţează cu ducerea la îndeplinire a acesteia.
6.27. În cazul în care, în timpul ședinţei de consiliere, verificare financiar-contabilă și mediere, se nasc dispute aprinse între participanţi, şi aceştia nu încetează controversele nici la solicitarea repetată a inspectorului de caz, şedinţa se suspendă. Ea va fi reprogramată numai dacă invitaţii îşi asumă crearea cadrului propice desfăşurării unei şedinţe de verificare.
6.28. Pentru o evidenţiere corectă a programării ședinţei de consiliere, verificare financiar-contabilă și mediere, este condus un registru cu acestea, cu toate datele de identificare a verificării.
6.29. Pentru programarea ședințelor de consiliere și verificare financiar-contabilă, din oficiu, inspectorul de caz va comunica prin adrese, ori telefonic data, ora şi locul stabilite pentru desfășurarea ședinței.
6.30. Prezentarea la şedinţa de verificare financiar-contabilă şi participarea efectivă la aceasta a reprezentantului/reprezentanţilor asociaţiei verificate este obligatorie.
6.31. În cazul refuzului de a se prezenta şi de a participa efectiv la şedinţa de verificare, reprezentantul/reprezentanţii asociaţiei verificate vor fi sancţionaţi contravenţional şi/sau cu propunerea de retragere a certificatului de atestare a calităţii de administrator de condominii, numai în cazul administratorului.
6.32. În cazul în care absenţa reprezentanților asociației de proprietari se repetă, va fi dispusă aplicarea unor măsuri coercitive, prin transmiterea unei note interne la Serviciul Inspecţie comercială din cadrul Direcţiei Generale Poliţia locală, în cazul reprezentatului/reprezentanţilor asociaţiei de locatari/proprietari.
6.33. Pentru programarea ședințelor de consiliere și verificare financiar-contabilă, la solicitarea compartimentelor din cadrul instituției inspectorul de caz va comunica prin adrese ori telefonic data, ora şi locul stabilite pentru desfășurarea ședinței.
6.34. Ședința se va desfășura conform subpunctelor mai sus-menționate, urmând ca la finalul ședinței, reprezentanților asociației de proprietari să le fie înmânat un exemplar al minutei întocmite, iar un exemplar va fi înmânat compartimentului care a solicitat verificarea, însoțit de o notă internă.

5. Atribuţii în conformitate cu Procedura Operaţională 10. Afişarea/dezafișare citaţiilor, comunicărilor și pu
blicațiilor de vânzare

6. DESCRIEREA PROCEDURII
6.1 Ridicarea de la C.I.C. a corespondenţei constând în: citaţii şi comunicări (hotărâri, sentinţe, minute, publicaţii de vânzare a unor bunuri mobile şi imobile scoase la licitaţie), pe baza semnăturii inspectorului din cadrul serviciului.
6.2 Repartizarea corespondenţei pe baza înregistrării și semnării în registrele specifice de către inspectorul responsabil cu îndeplinirea procedurii de afişare/dezafişare şi întocmirea răspunsului solicitat.
6.3 Îndeplinirea procedurii de afişare/dezafișare a citaţiilor, comunicărilor și publicațiilor de vânzare la avizierul serviciului.
6.4 Întocmirea răspunsului către instituţia solicitantă (Poliţie, Judecătorie, Tribunal, Înalta Curte de Casaţie şi Justiţie, etc.), precum și a procesului-verbal de afișare care conține un număr de ieșire din registrul special.
6.5 Semnarea răspunsului de persoanele responsabile și ștampilarea acestuia.
6.6 Transmiterea către instituţia solicitantă a răspunsului și a procesului-verbal.
6.7 Afişarea răspunsului și a procesului-verbal, la avizierul serviciului, timp de 30 de zile calendaristice.
6.8 Ridicarea răspunsului și a procesului-verbal de afișare de la avizier, după expirarea termenului.
6.9 Îndosarierea şi arhivarea răspunsului și procesului-verbal de afișare într-un dosar.
6.10 Îndeplinirea procedurii de dezafişare a procesului-verbal de la avizierul serviciului
6.11 Transmiterea acestuia solicitantului, împreună cu răspunsul.
6.12 Îndosarierea şi arhivarea procesului-verbal de dezafişare într-un dosar, separat de acela în care sunt documentele de afişare.

6. Atribuţii în conformitate cu Procedura Operaţională 11. Managementul corespondenței

6. DESCRIEREA PROCEDURII
A. Înregistrate prin registratura Primăriei municipiului Cluj-Napoca
6.1. Preluarea corespondenţei adresată serviciului şi înregistrată prin registratura instituţiei.
6.2. Preluarea corespondenţei de către un inspector al serviciului, repartizarea acesteia de către șeful serviciului, prin apostilare, în vederea rezolvării (inclusiv prin intermediul aplicaţiei Infocet), înregistrarea acestora în registre specifice.
6.3. Preluarea adreselor de către inspectorul de caz, pe bază de semnătură.
6.4. Rezolvarea de către inspectori a adreselor repartizate, în termenul legal, întocmirea documentaţiei aferente (răspunsuri, note interne, minute, rapoarte, etc.) şi transmiterea acestora pentru analiză şi semnare la şeful serviciului.
6.5. Pregătirea mapei cu actele inspectorilor pentru semnare la nivel ierarhic (pe suport hârtie şi în aplicaţia Infocet) şi depunerea acesteia la secretarul municipiului.
6.6. Preluarea mapei semnate de conducerea instituţiei (primar, viceprimar, secretar) şi pregătirea actelor pentru expediere (verificare semnături, ştampilare, punere în plicuri, scriere adrese, întocmire borderou de expediere și prelucrarea acestuia în aplicația Infocet).
6.7. Expedierea propriu-zisă a corespondenţei (deplasare la biroul specializat, predare plicuri/borderou, aplicarea ştampilei „expediat”).
6.8. Repartizarea adreselor cu mențiunea ”expediat” fiecărui inspector în vederea arhivării acesteia și operarea adreselor în aplicația Infocet.
6.9. Transmiterea notelor interne celorlalte compartimente de muncă din cadrul instituţiei, pe baza semnăturii de primire și operarea acestora în aplicația Infocet.
6.10. Arhivarea documentelor compartimentului pe categorii şi dosare specifice (citaţii, adrese, rapoarte, note interne, etc.).
B. Înregistrate on-line prin funcționarul virtual Antonia
6.11. Depunerea cererii online prin completarea formularului de cerere on-line.
6.12. Sistemul de management intern al documentelor INFOCET generează un număr de înregistrare, care este comunicat automat solicitantului pe adresa de e-mail furnizată ca adresă de contact.
6.13. Documentul este înregistrat în INFOCET pe Antonia.
6.14. Funcționarul virtual Antonia direcționează automat documentul înregistrat către șeful serviciului.
6.15. Șeful serviciului trimite documentul în operare către inspectorul de caz.
6.16. Inspectorul de caz formulează răspunsul la cererea solicitantului și transmite documentul, spre analizare și semnare, șefului serviciului.
6.17. După verificarea și semnarea documentului, șeful serviciului îl trimite inspectorului de caz.
6.18. Răspunsul formulat documentului va fi comunicat solicitantului prin utilizarea adresei de e-mail instituțional.
6.19. Expedierea documentului va fi operată în sistemul de managenet intern al documentelor INFOCET, cu mențiunea “trimis pe e-mail”.
7. Atribuţii în conformitate cu Procedura Operaţională 12. Informarea, îndrumarea, sprijinirea și consilierea cetățenilor și reprezentanților asociațiilor de locatari/proprietari

6. DESCRIEREA PROCEDURII

6.1 Primirea şi controlul documentelor în cadrul Serviciului Relații cu consiliul și administrație locală
6.1.1 Toate documentele primite se înregistrează prin registratura instituției.
6.1.2. Documentele specifice Serviciului Relații cu consiliul și administrație locală sunt preluate zilnic de personalul serviciului.

6.2. Distribuirea internă/externă a documentelor; identificarea necesităților de consiliere și informare; solicitarea informațiilor
6.2.1 Pentru toate documentele primite se aplică prevederile PS 02 „Controlul înregistrărilor”.
6.2.2 Șeful serviciului identifică cerințele solicitanților și repartizează solicitările/sesizările către inspectorii din cadrul serviciului, în funcție de:
– gradul de încărcare a activității;
– inspectorii care au mai gestionat cazul în cadrul asociației de proprietari în care se identifică problema.

6.3. Controlul măsurilor trasate şi ale datelor colectate
6.3.1. Se verifică de către inspectorii de specialitate din cadrul serviciului dacă problemele au mai fost sesizate și dacă au fost trasate măsuri de corectare, în cazul identificării unor abateri de la prevederile legale.
6.3.2 Se verifică gradul de conformare la măsurile trasate, dacă este cazul.
6.3.3 În cazul în care nu au mai fost identificate problemele ridicate, inspectorul face solicitare de documente specifice aspectului sesizat, solicitând totodată și un punct de vedere oficial cu referire la modul în care asociația a tratat aspectele sesizate de către proprietar(i).
6.3.4 În cazul în care se constată neconformarea la măsurile trasate, inspectorul solicită informare scrisă de la asociația în cauză și aplică prevederile legale în funcție de cazul prezentat.
6.3.5 Pentru cazurile complexe, care solicită conexări de legislații din diverse domenii, se solicită și punctul de vedere al serviciilor de specialitate din cadrul Municipiului Cluj-Napoca.
6.3.6 Inspectorii din cadrul Serviciului Relații cu consiliul si administrație locală urmăresc să respecte regula ca pentru solicitările de informații care privesc două sau mai multe servicii, să existe un singur răspuns din partea institutiei (răspunsul către petent îl întocmește primul notificat, ceilalți asigurând informațiile necesare pentru întocmirea răspunsului).

6.4. Păstrarea şi arhivarea documentelor controlate
6.4.1. Toate răspunsurile se arhivează în arhiva serviciului, iar dosarele se arhivează conform procedurii de arhivare a documentelor cât și cerințelor legislative în vigoare.
8. Atribuţii în conformitate cu Procedura Operaţională 13. Administrare locuinţe sociale

6. DESCRIEREA PROCEDURII
6.1. Atribuţiile administratorului:
6.1.1. Preia imobilul „Case sociale integrate pentru comunitate, str. Iuliu Coroianu nr. 5”, în administrare.
6.1.2. Redactează şi semnează procesul-verbal de citire a contoarelor de furnizare a energiei electrice, a consumului de apă şi gaz metan, la preluarea imobilului, cu executantul lucrării.
6.1.3. Îndrumă şi sprijină chiriaşii în vederea încheierii contractului individual de furnizare a energiei electrice, a serviciilor de televiziune, internet și telefonie prin cablu, precum şi punerea la dispoziţie a documentaţiei necesare în acest sens.
6.1.4. Încheie și gestionează contractele cu furnizorii de servicii/utilităţi (S.C. Electrica S.A., Compania de Apă Someş Cluj S.A., Compania de Salubritate Brantner Vereş S.A. Cluj, E.On Gaz).
6.1.5. Ia măsuri de întreţinere şi reparare a ascensorului pentru persoanele cu dizabilităţi, a instalaţiilor de alimentare cu apă, de canalizare, a instalaţiilor de încălzire centrală şi de preparare a apei calde, a instalaţiilor electrice şi de gaze, a centralei termice, a instalaţiilor de colectare a deşeurilor etc.
6.1.6. La apariția unei defecțiuni tehnice sau în cazul unei calamități naturale, administratorul se deplasează la fața locului pentru constatarea acestora și întocmește o notă internă de informare către Direcția Tehnică, pentru informarea și contactarea executantului lucrării în vederea remedierii situației.
6.1.7. Întocmește documentația necesară pentru înființarea și înregistrarea asociației de proprietari.
6.1.8. Convoacă/reconvoacă şedinţele adunării generale, ori de câte ori este necesar.
6.1.9. Citește indecșii contoarelor individuale și le centralizează în registre speciale.
6.1.10. Citește indecșii contoarelor comune și le transmite furnizorilor de utilități.
6.1.11. Recepționează facturile furnizorilor de utilități și le înregistrează în registrele specifice.
6.1.12. Repartizează sumele aferente facturilor emise de către furnizorii de servicii/utilităţi în listele cotelor de contribuţie, în funcţie de numărul de persoane, cota-parte indiviză de proprietate, precum și în funcție de indecșii contoarelor individuale.
6.1.13. Afişează un exemplar al listei de plată a cotelor de contribuţie lunare la avizierul imobilului. Al doilea exemplar va fi îndosariat, împreună cu documentele financiar-contabile ale lunii respective.
6.1.14. Numerotează, semnează și ștampilează chitanțele necesare încasării sumelor cotelor de contribuție lunare.
6.1.15 Încasează sumele repartizate în listele de plată, conform programului stabilit la data afişării acestora, atât la biroul administraţiei din cadrul imobilului, cât și la sediul Primăriei municipiului Cluj-Napoca din Calea Moţilor nr. 3, intrarea din str. Petru Maior nr. 2, etaj II, camera 97.
6.1.16. Înregistrează chitanțele emise la încasarea cotelor de contribuție lunare, în registrele specifice.
6.1.17. Plătește facturile emise de furnizorii de utilități și înregistrează plata acestora în regsitrele specifice.
6.1.18. Preia contestaţiile chiriaşilor privind repartizarea sumelor în listele de plată a cotelor de contribuţie lunare.
6.1.19. Înregistrează contestaţiile sau alte probleme ridicate de chiriaşi într-un registru de intrări-ieşiri, precum şi soluţionarea acestora.
6.1.20. Discută/aprobă fondul de rulment și fondul de reparaţii, în şedinţa adunării generale.
6.1.21. Întocmește note interne către Direcția Patrimoniul municipiului și evidența proprietății în vederea emietrii somațiilor către rău-platnici sau în vederea demarării procedurilor de încetare a contractelor de închiriere cu locatarii care încalcă obligațiile contractuale.
6.1.22. Întocmește note interne către serviciile de specialitate din cadrul Municipiului Cluj-Napoca în vederea bunului mers al imobilului.
6.1.23. Transmite informaţii utile chiriaşilor prin comunicate postate pe site-ul instituţiei, prin intermediul publicaţiei Jurnalul municipal al Primăriei municipiului Cluj-Napoca, cât şi prin mijloacele mass-media locale.
6.1.24. Duce la îndeplinire hotărârile consiliului local şi dispoziţiile primarului.
6.1.25. Îndeplineşte şi alte atribuţii date de către şeful de serviciu.

6.2. Obligaţiile administratorului:
6.2.1. Respectarea punctualităţii şi a prezenţei la programul de lucru; semnarea condicii de prezenţă în faţa şefului de serviciu; predarea concediilor de boală mai întâi şefului de serviciu, pentru avizarea lor; înaintarea către şeful de serviciu a tuturor biletelor de voie ori a cererilor de învoire, pentru aprobare.
6.2.2. Respectarea disciplinei muncii şi a îndeplinirii normelor de conduită etică.
6.2.3. Întocmirea fişei individuale de instructaj P.S.I. şi de protecţia muncii, precum efectuarea instructajului periodic.
6.2.4. Programarea concediului de odihnă.
6.2.5. Punerea în executare a legilor şi actelor normative în vigoare.
6.2.6. Primirea actelor interne şi externe, înregistrate la C.I.C. şi repartizate serviciului.
6.2.7. Respectarea cu stricteţe a termenelor impuse de lege pentru întomirea răspunsurilor la petiţii.
6.2.8. Rezolvarea adreselor repartizate, întocmirea documentaţiei aferente şi transmiterea, pentru analiză şi semnare, la şeful serviciului.
6.2.9. Pregătirea mapei cu actele pentru semnare la nivel ierarhic (pe suport hârtie şi în aplicaţia Infocet) şi depunerea acesteia la secretarul municipiului.
6.2.10. Preluarea mapei semnate de conducerea instituţiei (primar, viceprimar, secretar) şi pregătirea actelor pentru expediere (verificare semnături, ştampilare, punere în plicuri, scrierea adreselor pe plic, întocmirea borderou de expediere).
6.2.11. Expedierea propiu-zisă a corespondenţei (deplasarea la biroul specializat, predare plicuri/borderou, aplicarea ştampilei cu menţiunea „expediat”).
6.2.12. Transmiterea notelor-interne la celelalte compartimente de muncă din cadrul instituţiei.
6.2.13. Deţinerea şi folosirea ştampilei.
6.2.14. Operarea electronică a circuitului intern al documentelor
6.2.15. Colaborarea cu toate compartimentele din cadrul aparatului de specialitate al primarului
6.2.16. Participarea la audienţele organizate de către secretarul, viceprimarii şi primarul municipiului Cluj-Napoca.
6.2.17. Participarea la activităţile organizate de către Primăria municipiului Cluj-Napoca.
6.2.18. Multiplicarea de tipizate privind activitatea realizată.
6.2.19. Îndosarierea şi numerotarea, legarea şi sigilarea documentelor serviciului.
6.2.20. Arhivarea documentelor ce ţin de activitatea realizată.
6.2.21. Inventarierea documentelor arhivate ale serviciului.
6.2.22. Predarea către Serviciul arhivă a documentelor inventariate.
6.2.23. Preluarea apelurilor telefonice în mod operativ şi efectuarea convorbirilor cu profesionalism şi eficienţă.
6.2.24. Furnizarea informaţiilor de interes public, la solicitarea chiriaşilor.
6.2.25. Furnizarea tuturor informaţiilor ce ţin de modul de funcţionare a imobilului, preluarea problemelor semnalate de către chiriaşi şi rezolvarea lor operativă; îndrumarea acestora în vederea rezolvării operative şi eficiente a problemelor lor.
6.2.26. Întreprinderea măsurilor de menţinere a structurii de rezistenţă a clădirii şi a construcţiei exterioare/interioare.
6.2.27. Efectuarea verificărilor în apartamentele chiriaşilor în zilele lucrătoare. În urma acestora, se va întocmi un proces-verbal de constatare, care va fi semnat atât de chiriaş, cât şi de administrator.
6.2.28. Informarea proprietarului cu privire la modificările efectuate de către chiriaşi asupra proprietăţii individuale şi comune.
6.2.29. Preluarea cheilor aferente spaţiilor comune
6.2.30. Înmânarea, fiecărui chiriaş pe bază de proces-verbal a unei chei aferente spaţiilor comune.
6.2.31. Informarea chiriaşilor cu privire la hotărârile adoptate în şedinţele adunărilor generale, prin afişarea acestora la avizierul imobilului.
6.2.32. Afişarea la avizierul imobilului a datei şi orei la care se efectuează citirea contoarelor individuale de apă rece.
6.2.33. Deţinerea şi conducerea unui registru privind indexul contoarelor individuale de apă rece.
6.2.34. Primirea şi înregistrarea facturilor emise de către furnizorii de servicii/utilităţi.
6.2.35. Conducerea registrului-jurnal privind înregistrările financiar-contabile.
6.2.36. Conducerea registrului de casă, zilnic.
6.2.37. Întocmirea listelor cotelor de contribuţie lunare, în două exemplare.
6.2.38. Ştampilarea şi semnarea listelor cotelor de contribuţie lunare.
6.2.39. Evidenţierea, în listele de plată a cotelor de contribuţie, a datei de afişare/dezafişare a acestora, precum şi a programului de încasare.
6.2.40. Redactarea şi afişarea, la avizierul imobilului, a modului de repartizare a facturilor în listele de plată a cotelor de contribuţie lunare.
6.2.41. Completarea şi emiterea chitanţelor aferente plăţilor efectuate de chiriaşi, care vor conţine, în mod obligatoriu: denumirea imobilului, seria şi numărul de înregistrare, data, numele şi prenumele chiriaşului, numărul apartamentului, suma şi ce reprezintă aceasta (în cifre şi litere), semnătura casierului, ştampila.
6.2.42. Înmânarea exemplarului original al chitanţei plătitorului, celălalt exemplar rămânând la cotorul chitanţierului.
6.2.43. Înregistrarea fiecărei chitanţe în registrul de casă.
6.2.44. Completarea şi emiterea dispoziţiilor de plată; acestea trebuie să conţină datele ansamblului de locuinţe sociale.
6.2.45. Înregistrarea dispoziţiilor de plată în registrul de casă.
6.2.46. Efectuarea plăţii facturilor emise de furnizorii de servicii/utilităţi la timp, în numerar sau prin virament bancar, în urma încasărilor efectuate de către administrator.
6.2.47. Înregistrarea plăţii facturilor atât în registrul de casă, cât şi în registrul-jurnal.
6.2.48. Eliberarea unei chitanţe personalizate pentru colectarea fondului de rulment.
6.2.49. Înregistrarea documentului financiar-contabil al fondului de rulment în registrul aferent.
6.2.50. Încasarea fondului de reparaţii.
6.2.51 Eliberarea unei chitanţe personalizate pentru colectarea fondului de reparații.
6.2.51. Înregistrarea financiar-contabilă a sumei fondului de reparaţii în registrul aferent.
6.2.52. Afişarea la avizierul imobilului a unui centralizator privind sumele colectate pentru fondul de rulment, respectiv, reparaţii, care trebuie să conţină: numărul apartamentului, numele şi prenumele chiriaşului, suma, precum şi semnătura celui care a întocmit centralizatorul.
6.2.53. Aducerea la cunoştinţa proprietarului a restanţelor acumulate la cotele de contribuţie lunare ale rău-platnicilor.
6.2.54. Redactarea electronică a tuturor materialelor interne şi externe.
6.2.55. Întocmirea raportului de activitate anual şi înaintarea lui, spre semnare, la secretarul şi primarul municipiului Cluj-Napoca.
6.2.56. Îndosarierea şi arhivarea documentelor financiar-contabile lunar, şi păstrarea acestora în cadrul imobilului.
6.2.57. Deplasarea la imobil în vederea soluționării problemelor semnalate de locatari, pentru încasarea sumelor cotelor de contribuție lunare, precum și deplasarea la casieriile furnizorilor de servicii și utilități în vederea plății facturilor emise.
6.3. Responsabilităţile administratorului
6.3.1. Întocmirea şi deţinerea listelor de inventariere.
6.3.2. Întocmirea şi deţinerea fişelor de magazie.
6.3.3. Întocmirea şi conducerea fişelor pentru valori materiale.
6.3.4. Întocmirea şi conducerea fişelor pentru operaţiuni diverse.
6.3.5. Întocmirea şi conducerea registrului inventar.
6.3.6. Întocmirea situaţiei elementelor de activ şi pasiv.
6.3.6. Conducerea şi deţinerea registrului cu procesele-verbale ale şedinţelor adunării generale.
6.3.7. Redactarea procesului-verbal al adunării generale. Aducerea acestuia la cunoştinţa chiriaşilor, prin afişare la avizier.
6.3.8. Afişarea, la avizierul imobilului, a oricăror altor informaţii utile chiriaşilor.
6.3.9. Constituirea unui fond de rulment pentru fiecare apartament în parte, în vederea acoperirii cheltuielilor în caz de neplată.
6.3.10. Deplasarea la asamblul de locuinţe sociale ori de câte ori situaţia o impune.
6.3.11. Deschiderea unui cont bancar, în vederea depunerii sumelor încasate, precum şi a fondurilor constituite la nivelul ansamblului de locuinţe sociale.
6.3.12. Întocmirea unui centralizator cu privire la evidenţa chiriaşilor imobilului.
6.3.13. Punerea în executare a legilor şi a actelor normative în vigoare.
9. Securitatea și sănătatea în muncă:
Titularul postului își va desfășura activitatea în conformitate cu pregătirea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane care pot fi afectate de acțiunile sau omisiunile sale în timpul programului de muncă.
Titularul postului a luat la cunoștință și se obligă să respecte obligațiile ce-i revin pe linie de securitate și sănătate în muncă, așa cum sunt stabilite în lege.
10. Sistemul de management al calității:
Titularul postului își va realiza atribuțiile ce-i revin, stabilite prin fișa postului, în concordanță cu cerințele sistemului de management al calității, implementat și certificat, conform legii, existent în cadrul Primăriei municipiului Cluj-Napoca.
Titularul postului răspunde de îndeplinirea sarcinilor și atribuțiilor ce revin postului, cu respectarea strictă a prevederilor legii valabilă la data realizării acestora; sarcinile și atribuțiile ce revin postului pot fi modificate sau completate în funcție de modificarea cadrului legislativ în domeniu și ori de câte ori au loc reorganizări ale activității instituției.
Titularul postului este obligat să se conformeze dispozițiilor primite de la superiorul ierarhic; acesta are dreptul să refuze, în scris și motivat, îndeplinirea dispozițiilor primite de la superiorul ierarhic, în cazul în care le consideră ilegale; dacă cel care a emis dispoziția o formulează în scris, salariatul este obligat să o execute, cu excepția cazului în care aceasta este vădit ilegală; salariatul are îndatorirea să aducă la cunoștință situațiile de acest gen superiorului ierarhic al persoanei care a emis dispoziția.
Titularul postului a luat la cunoștință conținutul Regulamentului intern, Regulamentului de Organizare și Funcționare, precum și conținutul raportului de muncă, răspunzând de respectarea prevederilor acestor acte, atât în calitate de salariat, cât și pentru aplicarea lor în calitate de titular al postului pentru care a fost întocmită prezenta fișă.
Titularul postului asigură identificarea și gestionarea riscurilor la nivelul locului de muncă, actualizând periodic Registrul de riscuri.
Petițiile din domeniul de activitate al titularului postului vor fi soluționate cu respectarea procedurilor aprobate conform Anexei la Dispoziția nr. 3276/2013 privind aprobarea procedurii instituționale de soluționare a petițiilor.
Titularul postului semnează pentru întocmit și/sau redactat documentele pe care le întocmește și/sau redactează, după care le predă superiorului ierarhic.
Titularul postului predă responsabilului cu arhiva din cadrul serviciului documentele întocmite/redactate spre a fi arhivate, conform legii.