Serviciul Evenimente publice

Locaţia în care îşi desfăşoară activitatea: Primăria municipiului Cluj-Napoca, str. Moţilor nr. 3, etaj 1, cam. 46.

Este subordonat directorului şi directorului adjunct ai Direcţiei Evenimente publice şi informare cetăţeni şi directorului general al Direcţiei Generale Comunicare, dezvoltare locală şi management proiecte.

• Misiunea serviciului este de a promova şi sprijini evenimentele locale şi nu numai, care se desfaşoară în Municipiului Cluj-Napoca. În acest sens, compartimentul oferă planificarea şi valorificarea numeroaselor evenimente şi parteneriate de care beneficiază Municipiul Cluj-Napoca, precum şi implementarea unor noi colaborări la nivel naţional şi internaţional ale municipalităţii prin atragerea de noi proiecte în vederea îmbunătăţirii imaginii instituţiei şi îndeplinirii obiectivelor acesteia.

Promovarea şi sprijinirea evenimentelor publice prin specificul activităţii din acest serviciu. Se primesc, atât prin Registratura instituţiei, cât şi prin poştă, acte şi scrisori din partea diferiţilor petenţi din municipiu şi din alte localităţi şi care, în funcţie de specificul fiecăreia, sunt soluţionate fie în cadrul serviciului, fie sunt direcţionate către alte servicii din primărie.

Serviciul Evenimente publice s-a implicat în organizarea tuturor manifestărilor desfăşurate sub egida Primăriei municipiului Cluj-Napoca şi a Consiliului local: Ziua Naţională a României, Ziua Națională a Culturii, Ziua Unirii Principatelor Române, Ziua Independenţei şi Ziua Victoriei, Ziua Europei, Ziua Internaţională a Femeii, Zilele Clujului, Ziua Unirii Basarabiei cu România, Ziua Eroilor, Ziua Copilului, Ziua Drapelului, Ziua Constituţiei, Ziua eliberării Clujului, precum şi cele dedicate Sfintelor Sărbători de Paşti şi de Crăciun.

În sprijinul acestora, Serviciul Evenimente publice a asigurat realizarea diverselor materiale de protocol, în funcţie de fiecare eveniment în parte: jerbe şi buchete de flori, insigne, cocarde, steguleţe, felicitări, achiziţionări de carte, cărţi de vizită, etc.

În cadrul acestor manifestări, au fost trimise invitaţii de participare unui număr mare de cetăţeni, precum: cetăţenilor de onoare ai municipiului Cluj-Napoca, directorilor de instituţii, regii autonome, agenţi economici, bănci, şcoli, instituţii de învăţământ superior, armată, persoane particulare.

Organizează ceremonii oficiale de înmânare a diplomelor de cetăţean de onoare a municipiului Cluj-Napoca. Pe lângă aceste activităţi, îndeplineşte următoarele sarcini de bază:

• asigurarea necesarului de produse alimentare şi băuturi răcoritoare în cadrul şedinţelor de Consiliu local, conferinţelor de presă, licitaţiilor şedinţelor operative, inclusiv realizarea copiilor xerox distribuite în cadrul conferinţelor de presă şi a şedinţelor de Consiliu local;
• întocmirea şi expedierea felicitărilor cu ocazia zilelor de naştere a cetăţenilor de onoare, personalităţilor ştiinţifice, politice şi de cultură din ţară şi din străinătate, persoanelor cu merite deosebite;
• întocmirea corespondenţei primarului;
• actualizarea şi exploatarea bazei de date formată în cadrul serviciului;
• asigurarea cadrului optim pentru lansări de carte, expoziţii şi pentru realizarea simpozioanelor care se desfăşoară în Sala de sticlă şi în Sala mare a primăriei;
• achiziţionarea de produse de consum alimentar pentru protocolul primarului;
• protocolul de primire a ambasadorilor străini în vizită la Primăria municipiului Cluj-Napoca;
• achiziţionarea materialelor de secretariat, papetărie;
• achiziţionare albume, mape, reviste de prezentare, plachete, cărţi, casete, cocarde şi materiale publicitare;
• organizarea de mese festive (atunci când este cazul);
• pregătirea mapei pentru primar, pentru şedinţele ordinare şi extraordinare ale Consiliului local;
• pregătirea diplomelor aniversare şi înmânarea acestora familiilor care au împlinit 50 de ani de căsnicie neîntreruptă;
• înregistrarea corespondenţei de la registratură şi repartizarea lor în mapele primarului şi redistribuirea acestora pe direcţii;
• distribuirea faxurilor primite;
• analiză şi întocmiri răspunsuri scrisori şi expedierea acestor;
• organizarea vizitelor Executivului primăriei în ţară şi străinătate;
• întocmirea şi eliberarea autorizaţiilor pentru manifestări publice în conformitate cu prevederile Legii nr. 60/1991 republicată;
• organizarea simpozioanelor ştiinţifice şi a altor ample manifestări culturale;
• formularea, traducerea şi discutarea protocoalelor de cooperare cu administraţiile partenere, respectiv pregătirea semnării acestora;
• pregătirea vizitelor delegaţiilor străine (persoane fizice, reprezentanţi ai persoanelor juridice, ai autorităţilor publice din străinătate, ambasadori, consuli etc.), stabilirea programului acestora;
• primirea delegaţiilor străine;
• stabilirea întâlnirii delegaţilor cu reprezentanţii executivului şi legislativului municipiului Cluj-Napoca, respectiv cu reprezentanţi ai altor instituţii şi autorităţi din Cluj-Napoca;
• editarea unor broşuri şi pliante ale municipalităţii (harta municipiului, pliant de prezentare a Municipiului Cluj-Napoca în limba germană);
• ghid turistic, mape de prezentare, obiecte promoţionale atât pentru oficiali cât şi pentru delegaţiile de copii aflate în vizită la diferite şcoli;
• gestionează fluxul de informaţii între mediul cultural, de afaceri, academic, medical etc. şi publicul larg;
• gestionarea şi reactualizarea bazei de date cu personalitaţiile din toate mediile clujene;
• redactează răspunsuri către instituţiile abilitate să rezolve problemele semnalate de cetăţeni;
• Serviciul Evenimente publice ajută la menţinerea unei imagini pozitive a Municipiului Cluj-Napoca prin strategii eficiente de comunicare;
• asigură satisfacerea nevoii de informare a cetatenilor cu privire la evenimentele ce urmează a avea loc.

Acţiunile Serviciului Evenimente publice:

• organizarea de evenimente: conferinţe, ceremonii academice, seminarii, workshopuri cu audienţă naţională şi internaţională, concerte şi festivaluri adresate întregii comunităţi;
• relaţia cu mass-media: transmiterea comunicatelor de presă, organizarea conferinţelor de presă, monitorizarea acoperirii media;
• publicaţii: materiale de prezentare şi promovare (afişe, broşuri, prezentări multimedia);
• promovarea proiectelor municipiul Cluj-Napoca şi a unor festivaluri de talie internaţională cât şi a altor evenimente, proiecte şi propuneri;
• sprijinirea contactelor între organizatorii diverselor evenimente la care Municipiul Cluj-Napoca este partener;
• menţinerea contactelor cu alte instituţii relevante pentru politica şi viziunea Municipiului Cluj-Napoca, instituţii, ambasade, alte instituţii educaţionale, companii de media, asociaţii şi organizaţii non-profit, companii private;
• tactici pentru mediatizarea evenimentului: subiect în newsletter, ştire, comunicat de presă;
• știre pe site înainte și după eveniment;
• tactici de promovare: afişe, fluturaşi, comunicate de presă;
• acoperire media a evenimentului: fotografii şi film. Fructificarea lor diferenţiată în funcţie de specificul evenimentului: conferinţă: CD cu fotografii şi montaj film. Postarea lor pe site-ul www.primariaclujnapoca.ro.

Date necesare Seviciului Evenimente publice pentru buna desfăşurare a evenimentului:

• date detaliate despre eveniment: coordonatorul (persoană responsabilă cu organizarea evenimentului la nivelul facultăţii/iniţiatorul evenimentului), descriere (numele organizatorului, locul evenimentului, ora evenimentului, ziua), scop, obiective, participanţi, parteneri, sponsori. Un text care va fi folosit ca bază pentru mediatizarea evenimentului;
• programul evenimentului (cel oficial cât şi, eventual, unul detaliat cu momente cheie);
• lista de invitaţi/număr estimativ de participanţi;
• sponsori sau parteneri;
• dacă se doreşte un afiş (ce informaţii să conţină afişul);
• participanţi la prezidiu;
• alte detalii de protocol;
• specificarea nevoilor pentru sală:
• logistică: climatizare, sonorizare, echipamente tehnice (microfoane, videoproiector, xerox, fax, imprimantă telefon), flori, apă, catering etc.
• pentru acoperirea media: momentele în care să se fotografieze în cadrul evenimentului, timpul alocat filmării, în programul evenimentului: momentele în care intervine personalul Serviciului Evenimente publice.

• îndeplinirea sarcinilor şi atribuţiilor specifice compartimentului;
• activitatea din cadrul Serviciului Evenimente publice se desfăşoară în temeiul legislaţiei în vigoare, respectiv a Constituţiei României, a Legilor nr. 60/1991 republicată, nr. 31/2004, nr. 215/2001, nr.75/1994, a Ordonanţei Guvernului nr. 80/2001, a actelor, dispoziţiilor, deciziilor primarului şi a hotărârilor de Consiliu local a căror ducere la îndeplinire a revenit serviciului;
• îndeplinirea obiectivelor instituţiei;
• implementarea strategiei ofensive de valorificare a numeroaselor puncte tari şi oportunităţi de care beneficiază Municipiul Cluj-Napoca, ca centru de dezvoltare a mediului de afaceri, academic, medical etc., precum şi ca punct de plecare spre alte evenimente de anvergura naţională şi internaţională;
• gestionarea corespondeţei primarului;
• în cadrul serviciului se desfăşoară un program de acţiune ,,Tineret”, în conformitate cu Legea nr. 78/2014, în baza unui contract de voluntariat, care are o durată limitată de maxium 6 luni, conform regulamentului stabilit prin şedinţa de Consiliu local. Selecţia şi recrutarea voluntarilor se va face de către Direcţia Generală Comunicare, dezvoltare locală şi management proiecte, Serviciul Evenimente publice şi Serviciul Resurse umane pe baza unui interviu, având la bază cererea scrisă a voluntarilor. Programul se desfăşoră pe diverse domenii: protecţia mediului, activităţi comerciale, trafic rutier, ordine şi siguranţă publică, spaţii verzi etc. Informaţiile primite pe fişe de actvitate sunt transmise către serviciile şi instituţiile abilitate, răspunsurile venite de la acestea sunt comasate şi transmise către voluntar în vederea rezolvării problemelor sesizate;
• asigură permanenţa la cabinetul primarului prin ofiţerii de serviciu. Răspunde de întreaga activitate din instituţie după încheierea programului de lucru, în zilele de sâmbătă şi duminică, în timpul sărbătorilor legale;
• răspunde de rezolvarea cu promptitudine a situaţiilor de urgenţă (inundaţii, calamităţi, accidente etc.), în strânsă colaborare cu poliţia, pompierii, jandarmieria, regiile autonome sau direcţiile de resort din cadrul aparatului de specialitate al primarului;
• emite autorizaţii de manifestări publice pe raza Municipiului Cluj-Napoca în baza Legii nr. 60/1991.

• autonomie şi colaborare cu compartimente ale primăriei si din afara instituţiei în vederea planificării si implicării în evenimente şi parteneriate;
• organizarea integrală a unor evenimente şi manifestări, naţionale şi internationale (ex. 31 Decembrie, 1 Decembrie, conferirea titlului de cetăţean de onoare etc.);
• activitatea din cadrul Serviciului Evenimente publice se desfăşoară în temeiul legislaţiei în vigoare, respectiv a Constituţiei României, a prevederilor Legilor nr. 60/1991 republicată, nr. 31/2004, nr. 215/2001, nr.75/1994, a Ordonanţei Guvernului nr. 80/2001, a actelor, dispoziţiilor, deciziilor primarului şi hotărârilor de Consiliu local a căror ducere la îndeplinire a revenit serviciului.

Din punct de vedere ierarhic compartimentul este subordonat directorului şi directorului adjunct ai Direcţiei Evenimente publice şi informare cetăţeni şi directorului general al Direcţiei Generale Comunicare, dezvoltare locală şi management proiecte.

Relaţiile funcţionale ale compartimentului se stabilesc cu toate birourile, serviciile şi direcţiile din cadrul aparatului de specialitate al primarului de la care primeşte informaţiile necesare în desfăşurarea demersurilor de organizare a evenimentului, precum şi în demersurile de atragere a unor noi parteneriate.

Compartimentul primeşte şi transmite celorlalte compartimente din primărie şi alte informaţii cuprinse în: note interne, referate etc.

Pe plan extern viziunea Serviciului Evenimente publice doreşte implicarea în cât mai multe evenimente şi parteneriate alături de:

• autorităţi şi instituţii publice;
• entităţi publice de subordonare locală (regii autonome, instituţii publice), persoane juridice;
• persoane juridice private;
• asociaţii şi fundaţii cu care se încheie parteneriate în vederea sprijinirii demersurilor de planificare a evenimentelor, prin intermediul programelor beneficiază de fonduri de la bugetul local, societăţi comerciale partenere (colaboratoare) organizaţii internaţionale;

Având în vedere faptul că Municipiul Cluj-Napoca este un însemnat centru cultural, administrativ şi educaţional, cu un important potenţial economic şi ţinând cont de contactele permanente pe care Primăria municipiului Cluj-Napoca le stabileşte cu diferiţi reprezentanţi ai unor misiuni diplomatice, delegaţii străine, oameni de afaceri, personalităţi din toate domeniile de activitate, se realizează diferite seturi de materiale de protocol pentru prezentarea municipiului.

Serviciul Evenimente publice primeşte de la entităţile din exterior informaţiile pe care le consideră relevante, în desfăşurarea activităţilor de organizare şi implicare în evenimentele care vizează reprezentarea Municipiului Cluj-Napoca în relaţia cu operatorii locali din orice domeniu, instituţii şi asociaţii, precum şi la diferite târguri, manifestări expoziţionale şi alte evenimente de promovare din ţară şi din străinătate, în limita competenţelor.